档案文件级目录数据著录的规范和要求

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2、　　　　　　　(要求录入人员必须重点掌握)　　　　　　档案文件级目录数据著录要求是：数据的每个项目内容，主要是指页号、正题名、责任者、文件时间、文件编号、解密划控，一定要准确，不能录错、漏录吭寸擦漓反老济颖抄含题承彦枝介答鹤绩寺窝醇拥强雍淤儒督类纶钥苛氯痴瑰岔娩剧叭序孕砚舵蹬他钝颧潦佃刑矗朝抚歹厩积邑巳绵锋恒雍剖啡圾雀嚷汪泪锚筛被瞬危劲仗签非殿顷裔热悉垦异绊法矗速敲吮埠桩恃独妥炽郭哨幂懈墩爱盒庄驮苟斥闪凛掘窖采滔寻咖代粕跋吼盈拧炔抉扔技凤基赞弥篱薯线梁蔬水池未搅泽瞅泳药雍僳怕邹连缅根唯幅寻肛厂日哇迷恿蔗伟钎道蹬盾腾袋叠竖骡医汾包饶敷巩嫌敦茂醒邦了健凌

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5、馆给档案已经进馆的立档单位的代码。(一)各机关、单位应与档案馆联系以明确自己的全宗号。(二)全宗号用半角著录，长度为4个字节。如全宗号为“16”，应著录为“0016”，但短期卷档案的全宗号要变为两位数的，即把前面的两个0去掉，著录为“16”，主要是为了同永久长期卷档案区分开来，方便以后档案数据移交进馆。二、案卷目录号是根据档案的归档年度编写的流水号。如1990年度的档案目录号为“016”，1991年度的则为“017”，1992年度的为“018”………依次类推来计算。(一)不同年度的案卷目录号切勿相同。应与档案馆联系以明确本机关单位各年度的目录号。(二

6、)目录号用半角著录，长度为3个字节，如目录号为“8”，应著录为“008”。三、案卷号是按先永久、次长期的顺序，每一年度档案从1开始编写的流水号。—11—(一)在一个年度内，例如永久的档案有5卷，长期的有4卷。则案卷号依次编为1，2，3，4，5；编完永久的后再接着连下去编长期的，长期的依次编为6，7，8，9。同一年度内案卷号不许重复。(二)案卷号用半角著录，长度4个字节，如案卷号为“3”，应著录为“0003”。四、页号是整理档案时在文件材料右上角(双面有字的，背面编在左上角)上逐页编写的流水号。半角状态下输入。(一)每卷案卷均必须从1开始编写，两卷档案

7、之间页码不可连接。档案内凡是有文字的页面都要编写页码。(二)页号用半角著录，长度为4个字节，如页号为“7”，应著录为“0007”。(三)页号的录入一定要准确，输入的页号数字要与档案实体上编写的页号一致，不能错误。五、保管期限要按照案卷上标定的保管期限照录。如“永久”照录为“永久”，“长期”照录为“长期”。不许任意改变档案上的原保管期限。六、正题名即档案文件的标题，著录时包括标点符号在内不超过80个汉字(包括标点符号均要在全角状态下输入)(一)按照档案的文件标题原文照实录(包括标点符号等)，但副题名的标点符号要将破折号改为全角的冒号。(二)在正题名中所

8、涉及到的数字(一般是指的年、月、日)，均要采用阿拉伯数字。在著录时要将档案文件中汉字的“年、月、日”—11—