高校科研项目档案收集工作存在问题及对策研究

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1、高校科研项目档案收集工作存在问题及对策研究摘要：高校科研项目档案要更好地发挥应有的作用，必须要重视与其密切相关的文档收集工作，然而目前科研项目档案材料收集不齐全的现状较为突出。鉴于此，本文从科研人员、科研管理部门和档案馆三个方面对其存在的问题进行分析，并提出解决措施。中国4/vie　　关键词：科研项目档案档案收集文件归档　　高校科研项目档案是高校在科研项目管理和实践活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料。它真实、完整地记录了高校科研人员在从事科研活动过程中的学术思想、科研方法、成果经验等，是高校档案的重要组成部分。通过调查，笔

2、者发现高校科研项目档案收集不齐全的现象尤为突出。鉴于此，本文主要以笔者所在单位的科研项目档案收集情况为例，对其存在的问题及其原因进行分析，并提出相应的解决措施。　　一、高校科研项目档案收集的现状及问题　　笔者所在单位科研项目档案的收集范围主要包括五个方面的内容：一是研究准备阶段：包括科研课题审批文件，证材料与开题报告，任务书、委托书、协议书、合同，课题投资和预决算材料。二是研究实验阶段：包括研究计划及执行情况，实验、测试、观测、野外调查、考察的各种原始记录以及综合分析材料，设计的文字说明和图纸，计算材料、数据处理材料（包括计算机处理材料，如程序

3、设计说明、计算结果），实验报告、测试报告，照片、底片、录音带、幻灯片、电影拷贝等，阶段小结，重要的技术文件，样品、标本等实物的目录。三是总结鉴定阶段：包括研究（研制）报告，论文、专著，工艺技术报告，专家评审意见，鉴定会材料（鉴定意见、鉴定代表名单），鉴定证书，推广应用意见，课题工作总结。四是申报奖励阶段：包括科技成果登记表，科技成果报告表，科技成果奖励申报与审批材料，科技成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件，专利申请书或证书原件或影印件。五是推广应用阶段：包括转让合同、协议书，推广应用方案及实施情况，推广应用情况报告、工作总结，扩大生产

4、的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，成果被引用或投产后反馈意见，成果宣传报道材料，国内外学术交流材料。　　从归档范围来看，笔者所在单位规定的内容与1987年原国家科学委员会和国家档案局联合印发《科学技术研究档案管理暂行规定》的要求差异不大。对这五方面内容进行调研后发现，行政性文件收集得较为齐全，“研究准备阶段”“总结鉴定阶段”“申报奖励阶段”“推广应用阶段”这四个阶段需要经历较多的行政流程，档案收集数量较多。但就整体而言，档案收集情况并不理想，表现在涉及重要数据和研究成果的科研文件，其收集情况并不乐观，其中以“研究实验”阶段最为突出。这部分

5、科研项目档案在更大程度上取决于科研人员的积极性，难以强制性收集，而这恰恰是科研项目档案的精髓，其收集不齐全对后期的档案开发利用十分不利。　　二、高校科研项目档案收集不齐全的原因分析　　（一）科研人员对知识产权认知模糊以及对归档安全性存在顾虑，导致归档文件不齐全　　1.科研人员对自身科研成果的知识产权认知得较为模糊。高校科技人员的科研成果所形成的知识产权归属问题主要由《中华人民共和国专利法实施细则》等知识产权法律制度来决定，主要表现为“职务成果”与“非职务成果”的知识产权归属问题。其中执行本单位的任务或者主要是利用本单位的物质技术条件所完成的科技

6、成果为“职务成果”。高校的技术成果大多是“职务发明”，但是也有部分“非职务发明”。《高等学校档案部门业务建设规范》中指出：“校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。”而按照《普通高等学校档案管理办法》规定：实行文件材料形成部门、课题组立卷制度，即科研作品属于职务作品的都应该立卷归档。由于科研人员对知识产权认知不清，他们在完成负责项目后，将部分应该立卷归档的科研项目文件如实验方法、工艺参数、关键设计图纸等认定是非职务作品，而留在项目组手中，不愿提交档案馆保管。　　2.科研人员对归档安全性存在疑虑。优秀的科研成果具有

7、前瞻性、创造性，尤其是涉及高新技术、国家军事科学或科研开发等特殊重要信息资源的科研成果，其价值是不可估量的。加上当今社会抄袭、剽窃现象较为严重，导致部分科研人员对其科研成果能否得到安全保存存在疑虑，担心自己的科研成果文件在归档后由于得不到妥善地保管而不愿移交档案馆。　　（二）科研管理部门权责不明确，导致归档文件不齐全　　高校科研项目档案数量巨大，档案馆人力资源相对不足，在这种情况下，主要科研管理部门和相关科研管理部门会参与科研项目档案的收集过程之中。就笔者所在单位而言，主要科研管理部门为社科处，相关科研管理部门如高教所、设备处、教务处等，在收集

8、科研项目档案过程中都面临着各自的困境。由于科研项目档案移交一般需要通过两个过程：科研人员把科研项目档案移交给主要科研管理部门，主要科研管理部门把档案移