编制档案管理信息化问题及对策

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1、编制档案管理信息化问题及对策摘要：本文从编制档案信息的数字化、编制档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，以及编制档案信息的网络化，总结了在开展编制档案信息化建设实践的基础上的几点思考。中国2/vie　　关键词：编制档案；信息化；网络化；服务　　1当前开展编制档案信息化建设的主要不足　　（一）软件开发多头现象还比较严重　　存在以下现象：一是上级机关开发的软件往往不能满足下级机关的实际工作需要，单靠行政手段予以推广，而下级机关为满足本单位的工作需要自行开发软件，其个性有余，共性不足，缺乏标准；二是一个单位运

2、用多套系统进行数据录入，技术上难以解决数据整合，造成操作人员重复劳动，编制档案信息收集整理困难重重。存在上述现象的原因：一是缺乏详细明确的规范化标准和实施细则，使软件开发工作混乱无序；二是缺乏权威机构牵头，造成软件开发重复和浪费。就编制档案信息化建设而言，要围绕全国编制档案信息化建设的目标、任务和原则来开展工作，要严格遵照权威机构的编制档案信息化标准开发软件、建立数据库。　　（二）部门重视程度存在不平衡　　业务部门对编制档案信息化建设的态度还存在可有可无的想法，在软件开发过程中部分同志还存在等和靠的想法，不肯

3、在提供需求和测试中付出太多精力。技术部门的软件开发队伍不够稳定，人力不充分，不能及时解决系统使用中发现的不足，及时加以完善。编制档案管理部门因人员、经费等原因，只能忙于日常工作，难以在宏观上积极引导。　　（三）复合型人才不足　　目前，既懂技术，又懂业务的复合型人才不多，信息化建设往往需要人才合作才能完成，工作中由于沟通困难消耗精力比较大，影响工作效率。就编制档案信息化建设而言，要选拔和培养具备精通编制档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本的计算机管理知识，能准确提供软件开发需求，与计算机专业人员能熟练沟通

4、、有丰富的实践经验和较强的事业心的编制档案管理干部。　　（四）编制档案信息安全保障体系还有待完善　　要加强对计算机编制档案管理系统的管理，确保编制档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；编制档案信息要转存到编制档案专用服务器，实行物理隔离。要有数据异地备份。在利用编制档案信息资源和信息化处理过程中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。　　2对今后开展编制档案信息化建设的展望　　（一）总体规划，分步实施　　编制档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套

5、较完整的理论，没有一个编制档案现代化、信息化的指标体系。国家档案局2002年发布《全国编制档案信息化建设实施纲要》中提出，档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规、标准为保障的综合体系，是一个很复杂的系统工程，绝非轻而易举的事情，这既需要资金，又需要人才。我们要科学地进行编制档案信息化建设，首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照上级和院信息化总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的编制档案信息化建设

6、目标和发展规划，使编制档案信息化与院信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到编制档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。　　（二）突出重点，�涨笫敌�　　当前编制档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。国家档案局局长毛福民在全国编制档案工作会议上指出：“档案信息化建设的重点是加强电子文件和电子档案的管理，”这样有利于把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门。对库藏编制档案的数字化要防止急于求成、片面追求结果、淡化过程、对困难估计不足的倾向。国家档案局2002年发布《全国档

7、案信息化建设实施纲要》后，各地都在加快档案信息化建设的进程。因此，我们要立足工作实际，对于文书编制档案、声像编制档案等通用性编制档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。对于编制档案的信息化应用系统，要充分利用办案软件全市推广的契机，进一步做好需求调研工作，力争在市职能部门的指导下，积极探索出基层业务编制档案信息化的新路。　　（三）规范流程，强化服务　　编制档案信息化首要前提是编制档案管理工作自身流程的规范化。要结合市编制档案工作手册，对现有的工作进行一次梳理。对于不

8、适应、不符合的坚决予以整改。要引进国际、国内编制档案管理的先进方法，对照提高，保持大同市先行先试的活力。同时要转变工作理念，从传统的“保管”上升到“服务”的理念。明确信息资源关键在于利用，否则再好的信息化技术手段都是“摆设”。要先从服务内部干警做起，充分发挥局域网的快速、便捷的效能，建立内部的编制档案应用服务平台；也要未雨绸缪，结合《电子签名法》等相关法律法规的颁布，提前考虑编制档案信息化的公众服务