基层单位声像档案管理工作之我见

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1、基层单位声像档案管理工作之我见【摘要】信息时代为社会公众带来了各类新型技术，从而使公众先前习惯的生活模式以及社会生产方式均发生了重大转变。在这一背景下，传统的档案资源载体形式也随之发生改变，在原有的纸质媒介载体基础上，各类新型信息媒介载体被广泛地引入到档案管理领域之中，诸如胶片、光盘等。随着这些新型档案媒介载体的引入，社会公众能够在这些载体的帮助下，实现对历史事件的系统回顾，同时，这些载体同传统的纸质档案相比较而言，具有纸质档案所无法比拟的信息真实性，因而各级档案管理机构相继加大了对新型档案载体的应用程度。对于基层单

2、位而言，如何在声像档案资源应用日益增多的情况下，实现对此种档案资源的效度化管理，是基层单位档案管理机构应当认真思考的问题。中国3/vie　　【关键词】声像档案纸质档案保管流程保管环境档案格式　　【中图分类号】G271【文献标识码】A　　从声像档案的内涵来看，其乃是个人、组织和国家在社会活动过程中，将具备利用和保管价值的影音、视频、音频等资源进行科学地归档管理所形成的新型档案形式，此种档案形式能够以直观的音频资料和视频资料实现对过往事件的客观记录，因而可以说，它是档案的重要组成部分，具有直观、形象、生动、真实的特点，可

3、作为其它档案资源的有效补充，有很高的社会价值和历史价值。加强声像档案管理工作，对于丰富档案资源、服务经济社会发展具有十分重要的作用。为此，下面我们将对声像档案的优势与基层单位声像档案管理现存问题及解决策略展开探讨，以供参考。　　一、声像档案的优势　　声像档案具有直观的形象性，可作为其它档案资源的有效补充，因此具有纸质档案所不具备的优势。　　1.直观的形象性　　从声像档案的内涵层面来看，此种档案信息资源以音频、视频等形式存在，故而通过音频、视频的形式，能够实现对其所承载的事件的客观、详实记录，使档案信息更具有直观性与形

4、象性。而且相对于纸质档案来说，声像档案可信度相对更高一些。因此，对比于传统的纸质档案而言，声像档案资源所具备的优势是纸质档案所难以与之比拟的。　　2.可作为其它档案资源的有效补充　　尽管声像档案具备了传统纸质档案所无法比拟的优势，但这并非意味着传统纸质档案即将消亡，恰恰相反，此种档案载体同传统的纸质档案载体完全可以相辅相成、互为佐证。如以会议档案为例，会议所形成的决议、会议记录等，均为纸质档案形式，而参会人员的照片、发言情况以及会议进程等，均可以通过声像档案的形式加以保存，如此一来，在研究者需要对该次会议的情况进行研

5、究时，纸质档案与声像档案能够从不同方向使研究者了解到会议的整个过程和全貌，从而使研究者对该次会议的研究结果更为真实、可信、直观。　　二、基�拥ノ簧�像档案管理中存在的问题　　当前，基层单位声像档案管理过程中存在着很多问题，如声像档案保管条件差，难以长久保存；声像档案收集整理不规范，流失严重；声像档案格式不统一，资源不共享等，这些问题亟待引起重视，如果不加以解决，很有可能会影响到基层单位声像档案管理的有效性。　　1.声像档案保管条件差，难以长久保存　　从档案储存来看，声像档案载体制作材质的特殊性，使得档案管理人员在对此

6、类档案资源进行归档管理过程中，必须采取根据其制作材质的物理特性，制定与之匹配的保管策略，并选择与之匹配的保管措施。不过从当前国内大部分基层单位档案管理工作的践行情况来看，因未能对档案管理工作给予足够的重视，因而多未能在声像档案保管过程中做到同其它档案保管方式的区别对待，多简单地将此类档案同其它类型档案混同管理，故而在实践中极易导致声像档案因保管不当而发生受损现象，诸如光盘表面出现划痕而导致无法正常播放等问题。　　2.声像档案收集整理不规范，流失严重　　从归档工作的要求来看，对于声像档案的归档工作必须遵循严格的归档原则

7、。举例而言，档案管理工作者在进行照片归档时，应当将用于照片冲洗的底片或者电子照片进行同时归档处理。然而在实践中，相当一部分基层单位的档案管理部门对此未能引起重视，在对声像档案进行归档处理过程中过于随意，如在收到各部门提交至本部门的照片之后，将其随意置于一处，未能按照归档要求进行分类保管，且多数照片、底片早已分家或已无底片。有很多十分具有价值的照片没有及时归档，如此便失去了其保存价值与利用价值。录音、录像带的归档管理则更令人担忧，由于各个单位不够重视，没有很好的保存声像档案，很多原始录音与录像都流失了。此外，基层单位的

8、各个部门与工作人员手中通常会掌握声像档案，出于各种原因，不愿意配合档案管理部门保存声像档案资料，如档案的文献价值较高时，其往往在档案管理部门要求及时进行归档时不予配合。　　3.声像档案格式不统一，资源不共享　　声像档案不同于纸质档案的是其由声音、视频、图片所构成，需要统一的格式才能进行查阅、保存和共享。然而，当前基层单位的声像资料在产生时往往不