对档案信息化建设的探讨

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1、对档案信息化建设的探讨【摘要】档案作为社会一种基础性信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，要加快档案信息资源的信息化进程，积�O开发档案信息资源，促进档案信息化建设。本文就如何提高档案信息化建设水平、促进档案管理现代化进行了探讨。中国3/vie　　【关键词】档案管理；信息化；现代化　　档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队

2、伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。　　一、我国档案基础较差的原因分析　　目前我国的综合性档案馆大多是案卷数量繁多、馆藏内容庞杂、时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以“案卷不丢失、以保管为目的”为原则，再加之每个历史时期档案的整理的规格不统一、整理质量要求不同等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：　　一是案卷标题不规范。有标

3、题但不能反映主题内容或标题、缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。二是档号不规范。没有目录号、一卷多册现象较多。三是大部分案卷缺少卷内目录。以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是组卷混乱现象。比较严重如有按时间组的；也有按职能部门管辖权限组的；还有按文种组卷的。五是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。六是案卷厚薄不一。有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。　　总之，综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的，存在的类似问题就越严重。　　从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理

4、的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。　　二、提高档案信息化建设水平，促进档案管理现代化　　在档案管理基础工作的各个环节中，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，计算机数据的准备工作是一个大工程。直接影响档案管理工作现代化的进展速度是由于没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。　　（一）分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用

5、，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的价值大小、重要程度、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些社会利用率较高的档案和开放的核心档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。　　（二）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行

6、文件级著录。这样处理可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率，还能揭示档案的主题内容和特征。　　（三）分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，如“房档”“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。　　（四）用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率。采取以“关键词”替代“主题词”的做

7、法，“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找繁琐、效率较低的弊端。怎样取其利避其弊，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的关键词、词汇、进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法解决了主题词的词义含量问题分属关系，同时解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点。　　三、档案信息化，时代之必然　　加强档案信息化建设，是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。信息技术及信息产业的高速发展，为我们带来新的机遇，

8、同时给档案工作带来了挑战和压力，只要我们抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，就能够推动档案信息化建设，就可以使档案事业实现跨越式发展。　　档案信息化建设是一项艰巨、长期的战略任务，在档案信息化建设的过程中，全