《数据管理与分析》ppt课件

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1、第五讲数据管理与分析Overview概述数据列表数据排序数据筛选分类汇总使用数据透视表数据导入与导出Excel具有强大的数据管理与分析能力，能够对工作表中的数据进行排序、筛选、分类汇总等，还能够使用数据透视表对工作表的数据进行重组，对特定的数据行或数据列进行各种概要分析，并且可以生成数据透视图，直观的表示分析结果。概述由于排序与筛选数据记录的操作需要通过“数据列表”来进行，因此在操作前应先创建好“数据列表”。“数据列表”是工作表中包含相关数据的一系列数据行，如前面所建立的销售清单和销售统计表，就包含有这样的数据行，它可以像数据库一样接受浏览与编辑等操作。1.数据列表数据列

2、表的创建方法如下：选定要创建列表的数据区域，然后选择Excel的“数据”→“列表”→“创建列表”菜单项。例如，要建立如图5-1所示的销售记录数据列表，应选中A1:O36区域，然后选择“数据”→“列表”→“创建列表”菜单项建立数据列表。实际上，如果一个工作表只有一个连续数据区域，并且这个数据区域的每个列都有列标题，那么系统会自动将这个连续数据区域识别为数据列表。如图5-2。创建数据列表图5-1建立数据列表图5-2自动识别为数据列表将类型相同的数据项置于同一列中使数据列表独立于其它数据将关键数据置于列表的顶部或底部注意显示行和列注意数据列表格式使用单元格边框突出显示数据列表避

3、免空行和空列数据列表-数据输入准则当数据表或列表中的数据记录太多时，要查看、修改或编辑其中的某条记录很困难，为了解决这个问题，Excel提供了记录单功能。只有每列数据都有标题的工作表才能够使用记录单功能。单击销售记录数据列表中的任一单元格，从“数据”下拉菜单中选择“记录单”命令，进入图5-3所示的数据记录单对话框就能完成这些操作。使用记录单记录单具有条件查询功能，允许使用通配符查找，即用“*”代替不可知的任意长度的任何符号，图5-3记录单数据排序的功能是按一定的规则对数据进行整理和排列，为进一步处理数据做好准备。Excel提供了多种对数据列表进行排序的方法，既可以按升序或

4、降序进行排序，也可以按用户自定义的方式进行排序。例如，每月商品的销量排名情况就需要对商品销售数量进行排序，从中可以得出卖得最好的商品或卖得最差的商品。2数据排序使用“数据”下拉菜单的“排序”命令，打开“排序”对话框。排序对话框主要关键字选择排序字段，按升序或降序排序。次要关键字“主要关键字”列中出现了重复项，就按次要关键字来排序重复的部分。第三关键字“主要关键字”与“次要关键字”列中都出现了重复项，就按第三关键字来排序重复的部分。有标题行：排序时包含列表第一行。无标题行：排序时不包含列表第一行。图5-4排序对话框现在我们使用普通排序来完成任务1，对图5-2中的销售数量进行

5、降序排序，得到商品销量排名，排在第一的即是月度销售冠军；对利润金额进行降序排序，则得到商品利润排名，排在第一的即是利润最高的商品。a.普通排序步骤1：单击源工作表中的任一单元格，或选中要排序的整个单元格区域。本例中，可单击A3:G30中的任一单元格，也可以选择整个A3:G30区域。步骤2：选择“数据”→“排序”菜单项，系统会显示图5-4所示的对话框。步骤3：从对话框中“主要关键字”下拉列表中选择排序关键字，选择“销售数量”。步骤4：指定排序方式，由于需要找出月度销售冠军，因此选择“降序”作为排序的方式。步骤5：将“有标题行”单选钮选中，然后单击“确定”按钮，Excel就会

6、对源工作表中的数据按销售数量从高到低进行重新排列，其结果如图5-5所示。操作步骤如何找出利润最高的商品？图5-5对销售数量进行降序排序后的工作表有时，我们需要按照一种指定的次序进行排序，而不是按照数值或者文本的顺序排序。例如在任务1中，店主需要知道本月各个类别的商品销售排名情况，商品类别要按照“手机、相机、MP4、MP3、储存卡”这个自定义顺序排列，而不是字母或笔画顺序。要完成这样的排序，需要先建立一个自定义序列。b.自定义排序步骤1：选择“工具”→“选项”菜单项，系统弹出如图5-6所示的对话框。步骤2：选择“选项”对话框中的“自定义序列”标签，然后在该对话框中的“输入序

7、列”编辑框中输入自定义序列，每输入一个类别后按一下回车键。步骤3：输入完成后，单击“确定”按钮，就将这个用户自定义序列添加到了系统中。自定义序列图5-6自定义序列步骤1：单击图5-2中A3:G30中的任一单元格，也可以选择整个A3:G30区域。然后选择“数据”→“排序”菜单项。步骤2：在弹出的“排序”对话框中，单击“选项”按钮，系统将弹出“排序选项”对话框，如图5-7所示。步骤3：在“自定义排序次序”下拉列表中选择前面建立的自定义序列，按“确定”按钮回到“排序”对话框。步骤4：在“排序”对话框中选择“类别”作为主关键字，排序方