浅谈信息化对档案建设的影响

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1、浅谈信息化对档案建设的影响王继锐（哈尔滨技师学院，黑龙江哈尔滨150000）摘要：档案工作的重要性己经逐渐被广大人名群众接收。档案工作的数字化建设也是时代发展的要求，面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，学习使用信息技术为档案工作服务。木文通过实践经验，对信息化对档案建设的影响进行分析。关键词：信息化档案管理；发展；影响档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为学校人事、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与学校同步发展的无形资产，在学校管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。随着现代

2、信息技术的发展，也给档案管理工作带来的新的管理方式，档案工作不再是只依靠手工和笔、纸就能完成的工作，已经开始利用计算机及档案信息系统来完成档案的相关管理工作，因此，档案建设必须要考虑信息化背景下的利用以及由之而来的一些新问题。1数字化档案建立的时代发展的产物传统的档案馆仍然存在，各项工作也需要有条不紊地开展。一方面，档案信息系统的利用者可以不受地域限制，在更大范围内使用档案;另一方面，还有大量用户需要通过传统的途径来利用档案。随着办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的牛成方式发牛很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等

3、运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。在数字化时代档案管理工作也对传统档案管理产牛影响，不可避免地要向数字化的档案管理方式过渡。在档案数字化的管理模式下，数字档案信息资源不是一个典藏实体，而是以用户为中心组织档案信息的管理信息系统，数字档案的存放位置与它们的使用没有一一对应的关系。在人类社会的发展进程中，而信息技术带给档案建设和档案管理工作带来

4、了很多机遇，也有一些挑战。2数字化档案管理的组成部分数字化管理包括数字信息加工、数字信息转换、数字信息存取和知识发现四个组成部分。数字信息加工的主要功能是从内外部信息源当中获取知识服务系统所需要的各类数字信息并对这些数字信息按照数字档案管理的要求进行加工处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。

5、数字信息存取的主要功能是建立数字档案信息数据库、数据仓库和相关链接，建立档案信息资源组织体系，实现档案信息资源的集成、组织、存储、更新与管理。3数字档案馆的特点3.1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和吋间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。3.2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题■选材■编辑■岀版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开

6、发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。3.3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。3.4档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，

7、就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。3.5数据存储存储的安全性尤为重要。数据存储安全风险主要包括：(1)数据库中输入或处理中的错误。如准备输入的数据在入库前已被修改，有的机密数据在入库前被公开，在数据处理操作中的误操作等，会导致数据库的完整性、保密性、可用性的丧失。(2)因内、外因素造成数据库系统管理失控或破坏，使用户个人信息和业务数据遭到偷窃、复制、泄密或丢失，并且无法得到恢复。(3)非授权用户的非法存取，篡改数据。如数据库管理人员对数据的使用权限不进行严格的管理，对哪些人有数据访问权、哪些

8、人有数据修改更新权，心中无数，缺乏严格的检查控制措施；对用户在计算机上的活动没有进行监督审核，致使非授权用户非法存取，合法用户对数据进行篡改。(4)网络病毒的传播或其它原因而造成存储数据的丢失或损坏。(5)网站发布的信息被更改或删除。(6)授权者制定不正确、不安全的防护策略；操作者复制和泄