对表格数据的筛选和排序

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1、第九章对表格数据的筛选和排序学习目标通过本章的学习应掌握筛选和排序，将数据组按管理者的意愿进行有序组织、排序及统计处理，从而得到管理者随时需要的信息学习重点筛选排序主要内容统计数据的准备工作表格数据的筛选表格数据的排序第一节整理表格数据以便统计分析通过本节认识表格数据的规范性对统计的重要性，重申表格结构要合理，表格数据要准确的原则，学习整理表格数据的方法重点：掌握规范表格结构的处理方法统一数据类型清理空白位置通过单元格修饰显示数据性质统一数据类型在表格单元格中输入的内容，如文字、数字、公式等，通常要求格式规范、清晰同一列各单元格的内容，是同类型数据

2、，必须具有统一的格式邮政编码或身份证字段列的所有数字格式要设置为特殊格式，地址、姓名则为文本格式大型表格应开设“编号（或ID）”列，并利用“自动填充”功能设置序列编号可通过“编号”列进行升序排列，恢复表格数据的原始记录情况填补空白单元格避免在“上表头”行中出现空白（无字段名称）的单元格“上表头”行与数据区不能使用“空行”分割，通常以修饰边框和背景的方式加以处理正确修饰单元格内容格式在数据区，尤其是同一列各单元格中输入信息时，应避免空白内容（除非绝对无值）否则会影响计算及统计工作单元格内请勿输入多余的“空格”，尤其是单元格的起始位置，否则会影响排序与查找

3、工作第二节对数据表格的筛选分析本节认识表格数据的筛选作用，学习各种筛选数据的方法与技巧重点：掌握自动与高级两种筛选的方法及使用范围自动筛选高级筛选①自动筛选进入筛选条件筛选条件与规则单一筛选条件多重筛选条件排名筛选自动筛选功能的撤销a）进入筛选条件作用使表格进入筛选状态使用工具“数据”菜单下的“筛选”命令操作选择数据区域进入筛选工作状态注意设置筛选数据区域时，必须注意包含表头信息，因称“含头取值”b）筛选条件与规则常规筛选规律数字筛选规律文字筛选规律“筛选控制”按钮，显示当前列所有不重复的信息于列表中“自定义”添加一些算法设置使用通配符“？，*”也可使

4、用“始于、包含”算法c）单一条件筛选什么是单一条件筛选？针对表格数据区域中某一字段设置惟一的筛选条件按准确文字内容筛选按模糊文字内容筛选对数字信息计算筛选筛选控制按钮筛选区号自定义使用通配符筛选电话号码自定义筛选邮编设置条件注意使用自动筛选工具，可以针对一个个具体条件，逐一设置筛选条件只要在表头名称行内，对两个以上项目设置筛选条件后，该筛选将变为多条件状态在两个条件之间，默认满足逻辑“与”的筛选关系在处理单条件筛选时，完成一个条件的筛选后，应恢复全部记录（后面介绍）d）多重条件筛选作用将满足多个条件的信息，快速、一次性完成筛选并显示定义逻辑“与”：将同

5、时满足多功能条件的信息筛选并显示。此功能通常用于精选信息逻辑“或”：在多个条件中，只要存在就将其筛选并显示。此功能通常用于泛选信息在多字段间按逻辑“与”关系筛选同一字段按逻辑“与”的关系筛选同一字段内按逻辑“或”的关系筛选在多字段间按逻辑“与”关系筛选案例文件“例库统学.xls”的“人事表”工作表管理目标筛选出“性别”为“男”且民族为“回”的人员记录使用工具筛选控制按钮操作设置性别条件设置民族条件同一字段按逻辑“与”的关系筛选案例文件“例库统学.xls”的“通讯录”工作表管理目标查找电话起始号码为“6”同时满足截止号码等于“5”的通信记录使用工具自定义

6、选项操作条件“始于→6”条件“止于→5”同一字段内按逻辑“或”的关系筛选案例文件“例库统学.xls”的“人事表”工作表管理目标筛选出姓“王”或姓“高”的记录使用工具自定义选项操作设置条件一“等于→王”选择“或”设置条件二“等于→高”e）排名筛选作用对于数字型的字段，可在本列按数值的最大或最小的前若干名进行筛选或按单元格内百分比值筛选出最大或最小的前若干名案例文件“例库统学.xls”中“人事表”工作表管理目标“工龄”列设置排名筛选将工龄较长的前6名人员资料显示出来使用工具筛选控制按钮操作“前10个”→数字区设为6f）自动筛选功能的撤销为什么要撤销？完成筛

7、选工作后，返回正常显示状态（全部记录），否则会影响后续阅读工作按条件撤销为了进行其他筛选筛选控制→全部退出筛选状态还原表格全部数据数据→筛选→撤销筛选②高级筛选作用快速将满足多重条件的信息筛选并显示出来此功能特别适合高级管理者一次性提出多个条件的信息筛工作案例文件“例库统学.xls”中的“人事表”工作表流程:建立条件区,设置条件高级筛选选择数据区选择条件区筛选结果条件区设置规则条件区表头曲数据区筛选项目的依据设置多重筛选条件逻辑“与”逻辑“或”条件内容应该与字段类型相符，逻辑关系必须正确避免设置在数据区的右侧，以防隐藏条件区的内容“表头”内容保持一致，

8、最好使用复制的方法建立在两个字段间设置综合筛选条件案例文件“例库统学.xls”的“人事表”工作