信息传递机制

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1、文件转发管理制度【编号】1、冃的：为了控制公司文件发放的适当范围、及时处理来往文件，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。2、文件的发放：2.1各部门需要发放内部实施的文件，必须将文件打好以电子文档的方式交行政部，并附部门经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送行政部，由行政部行政经理安排文件发放人予以发放。2.2任何文件，发放人须建立“文件发放收悉处理表”。电子档或文本档发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需

2、个人接收的文件由个人亲自签字接收。23需发放到主管以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关主管人员，再由主管安排发放到相关个人。3、文件的更改：3.1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的签章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。3.2文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返述给

3、行政部人。但在更改时必须用双线划掉原字句,在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。4、文件的处理与传阅：4.1有主机厂下达的文件或邮件公司有统一的雅虎邮箱接收，有行政部接收登记、通知各部门负责人进行传阅，在文件处理单签收，行政部保管好签收记录表，需要各部门回复和与它部门共同处理文件移到要认真负责的做好处理，4.2须要行政部来处理的有行政部处理，原始记录一定要保留，便于复查。5、文件的回收、作废：5.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突

4、而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。5.2文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。5.3每年12月下旬，由行政部部通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。并由行政部统一安排销毁。6、其它规定：6.1任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长、总经理、财务部总监、售部经理、销售部总监、市场部总监等公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方而情况系统地进行修改，确

5、保接口部门的相互配合。6.2无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。6.3任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。6.4所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。6.5发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文

6、件编制形成部门。6.6文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。7、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担100元罚款外，对由此造成的一切后果负责。8、本规立各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。