电子文档管理系统设计报告

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1、-电子文档管理系统1.概述1.1用途：电子文档管理系统，主要是用来管理常用的电子文档、数码照片等信息内容。1.2产生背景文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料等。这些电子文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。企业在进行电子文档管理过程中经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管

2、理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。电子文档管理系统就在这样的背景下应运而生。2.类型特点2.1使用方式电子文档管理系统按使用方式，可以分为线上、线下两种类型。有些公司会选择在线使用，而易度文档管理系统，直接通过浏览器访问，很方便，而且随时随地可以使用。当然，也有选择线下购买使用的，这部分的公司就比较注重安全性，他们更相信自己的设备，如用自己服务器等。2.2基本功能特点文档集中存储；存储加密；规则应用（系统支持为目录设定规则，指定动作、条件

3、和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作）；权限管理（管理、浏览、创建、阅读、删除、打印、下载、订阅等）；文档使用痕迹安全检视；文件搜索（全文搜索、高级搜索等）；文档属性（方便文档查找和分类）；自动编号；常用文档功能（方便文档收藏和查找）；文档审计（新建、复制、移动、修改、删除等操作）；文档在线查看；基于浏览器的在线Office编辑；文档排它性修改(锁定与解锁)；图纸在线预览；主流媒体播放技术（支持对音频、视频文件的播放）；文档批量上传下载；文档多版本管理；消息订阅、消息邮件；文档共享；.-

4、--文档借阅（可以自定义借阅时间、权限）；文档在线复制；文档模版；统计报表；文档审批流程；自动备份。2.3市场产品市面上最著名的电子文档管理系统是易度文档管理系统、致得E6协同文档管理系统、德雅文档管理系统。3.系统介绍3.1易度电子文档管理系统http://www.edodocs.com/index.rst（广州）3.1.1功能介绍:1文档云端集中管理易度文档管理系统，将文档集中安全存储在文档服务器上，建立一套以服务器为中心的文档组织、使用、协作、监管机制，并支持文档的安全和流程管控。2、个人网盘和公共文档

5、每个用户在服务器上分配一个个人网盘，可以相互共享文档；公司的公共文档，可分多个栏目来组织，通过权限来控制用户的使用3、文件夹管理文档的基本单位，文件夹支持任意层级，提供文件夹结构模版4、文档包括上传、下载、修改、权限管理、保密管理及评注订阅等5、文档在线查看无需安装任何插件，系统除支持文档预览外，也支持图纸、压缩包在线预览，支持音频、视频的在线播放6、文档搜索支持中英文全文搜索，基于位置、时间、人员、包含文字、标签等多条件组合搜索，配合OCR组件，可对识别图中的文字进行搜索。7、文档云端创建直接创建各种格式的

6、文档，也可以选择公司内部文档模版进行创建，直接支持HTML、Markdown、rest等格式文档的在线编辑。8、文档版本文档可以保存多个版本，并可以比较文档版本之间的差异9、文档分享和讨论替代笨重的邮件，可以对文档进行分享和讨论。可分享到公司内外人员，使用内部消息、邮件、短信进行通知。10、文档发布三种文档发布状态：编写、待审、发布，一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。11、文档关联流程系统提供一组文档关联的流程，如审批、借阅、分发、收回、废止等，流程可以灵活定制。.---12.、桌面防泄密-离线文档安

7、全管控13、开发API：连接各种软件和设备14、提供完整二次开发平台，可根据需要自由安装和定制插件。15、支持全终端全平台终端随时随地访问支持各种浏览器，支持Mac、Windows客户端，支持各种只能手机和平板电脑的访问。16、安全控制a)文件夹和文件授权系统可以为人员、部门或者组，针对单个对文件或文件夹，分配不同的角色权限，控制文档的预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限。b)保密文件文件夹中可能个别文件特别保密，不希望文件夹查看人查看。这样，可以设置文件处在保密状态。想再查看该保密文件，需要单独为其进行

8、授权。c)安全检查：操作历史记录系统提供完整的操作历史记录，记录每个员工对系统的任何操作。这样，出现问题时可追溯问题源头。另外，操作历史中，可对误删除的文档进行还原。d)系统安全策略系统管理员可利用IP安全策略灵活控制用户对系统的访问，从更高层面管控系统的安全。典型用途：公司外访问禁止下载屏蔽系统外发功能技术资料，仅仅在技术部门的网段可以访问e)文档加密下载.---文档加密下载主要是对离线文件防泄密