海洋调查观测监测档案业务规范

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1、ICS01．140．20：07．060A14HY中华人民共禾口国海洋行业标准HY／T058—2010代替HY／T058--2001海洋调查观测监测档案业务规范OperationalnormsforarchivesOilthe0ceanographicsurveyobservationandmonitoring2010-02-10发布2010-03-01实施国家海洋局发布HY／T058—2010目次前言·····-1范围·······．Ⅱl2规范性引用文件·．13术语和定义···．-14总体质量控制-14．1质量控制原则··14．2质量控制程序···

2、··········-25收集分类·-25．1收集积累·-25．2分类排序‘．．26整理组卷·······．36．1整理··36．2组卷···············-····47编目··57．1案卷封面一57．2卷脊～57．3备考表··57．4项目归档说明书·57．5卷内目录．．57．6文件及案卷的著录··67．7目录········67．8档号···································-·-．．．．．．．．．68立卷归档--79保管利用·79．1保管--79．2利用--710移交·········．．7附录A(规范性

3、附录)海洋调查观测监测档案归档范围及保管期限表··9表A．1海洋调查档案归档范围及保管期限表··9表A．2海洋观测档案归档范围及保管期限表···0表A．3海洋监测档案归档范围及保管期限表l附录B(规范性附录)海洋调查观测监测档案案卷封面、档案用表和标识图示2图B．1纸质文件封面格式2图B．2案卷封面格式3图B．3光盘盒封面标识格式4图B．4案卷脊背格式··············-5图B．5卷内备考表格式6图B．6项目归档说明书格式7HY／T058—2010图B．7卷内目录格式图B．8案卷目录格式图B．9文件目录格式图B．10电子文档登记表格式图B

4、．11电子文件目录格式图B．12档号章格式图B．13档案借阅登记表格式图B．14归档移交记录表格式图B．15档案交接文据格式n船髂孔撕拍拍胛船ⅡHY／V058—2010刖菁本标准与HY／T0582001相比主要变化如下：——修改了本标准的适用范围(2001年版的第1章；本版的第1章)；——删除了已废除和不适用的规范性引用文件(2001年版的第2章；本版的第2章)；——增加了新的引用文件(见第2章)；修改了2001年版第4章“一般规定”，更名为“总体质量控制”。对2001年版第4章中有关质量控制部分的内容进行了强化和完善、第5章至第12章第1节中归档

5、范围的内容予以合并，在本版第4章中表述(2001年版的4．1、5．1、6．1、7．1、8．1、9．1、10．1、11．1、12．1；本版的第4章)；——修改了2001年版第5章、第6章的表述内容，将其分别更名为“收集分类”、“整理组卷”。对2001年版第4章中档案的收集与积累、第5章至第12章第2节中整理、组卷的内容予以合并，在本版第5章，第6章中表述(2001年版的4．2、4．4、5．2、6．2、7．2、8．2、9．2、10．2、11．2、12．2；本版的第5章、第6章)；修改了2001年版第7章、第8章、第9章、第10章的表述内容，将其分别更名

6、为“编目”、“立卷归档”、“保管利用”、“移交”。对2001版第4章中档案的报送与保管、装订、编目、著录等内容在本版第7章、第8章、第9章、第10章中表述(2001年版的4．3、4．5、4．6、4．7、4．8、4．9、4．10、4．11；本版的第7章、第8章、第9章、第10章)；增加了实物档案清单的归档要求(见6．1．4)；修改并细化了归档范围及保管期限表(见附录A)；增加了部分档案用表格式(见附录B)；修改了档案封面格式(见附录B)。本标准的附录A、附录B为规范性附录。本标准由国家海洋局办公室提出。本标准由全国海洋标准化技术委员会(SAC／TC2

7、83)归口。本标准起草单位：国家海洋局北海信息中心、中国海洋档案馆、国家海洋局机关档案室、国家海洋局东海分局、国家海洋局南海分局。本标准主要起草人：邱力、周玲、杜继鹏、金海琴、薛惠芬、陶雪岩、国小雨、王波、游大伟、孙杰、钟晓丽。本标准所代替的历次版本发布情况为：HY029．31995、HY／T0582001。ⅢHY／T058—2010海洋调查观测监测档案业务规范1范围本标准规定了海洋调查观测监测档案材料的收集、积累、整理、组卷、编目的方法及档案业务用表的格式。本标准适用于海洋调查、海洋观测、海洋监测档案业务工作。2规范性引用文件下列文件中的条款通过

8、本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而