oa办公系统在医院图书馆中的应用

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1、0A办公系统在医院图书馆中的应用摘要：医院办公自动化系统0A的建立和实施，改变了图书馆的工作模式，探讨（）A在图书馆的所发挥的作用。本文通过对我院0A办公系统的主耍功能的介绍，将0A办公系统应用到医院图书馆的工作管理屮的方法。解决了图书馆文献信息存贮、管理、传递等一系列的问题，减轻了图书馆工作人员大量繁琐、重复的手工操作程序，提高了图书管理水平和图书馆员的工作效率，使医院图书管理走向办公自动化、标准化、规范化、集群化管理。关键词：0A办公系统；图书管理广西科技大学第一附属医院是一所“三甲”综合性医院。自201

2、3年本院引进屮联公司的办公自动化（0A）系统，医院的管理模式发生了根本改变，将0A系统应用到图书管理工作中，实现图书馆图书采访、图书编目、图书流通、文献的检索系统功能与医院各科室工作模式相结合的应用。办公自动化系统（0A：officeAutomatoon）是将现代办公和计算机功能结合起来的一种新型的办公方式［1］。1医院0A系统构建医院0A系统根据图书馆的工作流程设置有馆员工作管理、人力资源的管理、图书馆日常工作管理模式，1.1个人工作管理馆员工作管理即个人工作管理系统，其主要内容包括：①“个人工作管理”，主

3、要是通过计算机来对个人进行工作管理，建立个人工作计划和目标，根据信息种类建立个人标签，一种自我管理模式。②“待办任务列表”，创建工作列表，提示个人所需要完成的工作任务。③“工作处理”，包括图书馆基础业务工作、读者服务工作、业务统计工作等。1・2组织工作管理科教图书管理栏冃包括院内学术动态、讲课课件、SCI期刊总目录、馆际互借、科研课题、参考文献管理。20A在医院图书馆工作中的应用广西科技大学第一附属医院中联商务平台，见图1。各科室可以通过医院信息系统提供的管理平台，进入中联商务平台界面，进行用户登录，进入新办

4、公门户，根据图书馆的工作流程和业务管理,设制了科教图书馆专栏，实时了解医院图书馆的馆藏数据、流通数据，并支持Internet范围的Web查询、续借、预约等，见图2。2.1图书的采集工作图书采集必须了解读者的需求，了解医院科研发展的方向，目前医学发展的最新动态，及馆藏情况。图书馆员将每期的科技新书目录的医学分类目录信息通过分类，将新书预订的书名、出版书号、作者、出版社、价格信息等输入计算机，通过0A系统提交到各科室，科室负责人可根据科室医务人员的订书意向，在新书预订目录中选取。图书馆通过协同办公系统中打开传阅件

5、管理窗口查看，并收集各科订书意向，再根据馆藏情况，通过沟通和协调，制订出订书计划。图书馆通过0A系统中专项业务一栏计划任务的菜单把每年征订的图书和期刊冃录信息复制上去，这样各科室可通过院内网区域了解到每年的征订目录信息，如需增加新的期刊和图书目录，可通过协同办公系统的短信平台发送到院图书馆，并注明提交人，经图书馆审核，可录入新增加的征订目录。2.2读者档案的管理读者档案是图书馆读者的原始记录，建立读者档案是图书馆进行读者服务工作的条件和依据［2］。我们在0A系统中，通过登录进入协同办公系统的通讯录建立读者档案

6、，其基本内容包括姓名、性别、年?g、科室、职称、学丿力、联第电话、电子邮箱，阅读兴趣、阅读范围、阅读需求、研究课题，对图书馆的要求及建议等。记录人员的进出，读者办证登记、流通记录及各种反馈信息，馆员可通过0A系统统计岀在一定时期的读者总人数和各类读者的人数及比例。2.3图书借阅统计管理图书借阅的记录是反映图书馆读者服务工作的数量和质量，是图书馆开展工作制订计划的重耍依据Z-,图书馆利用0A系统每月底统计1次，统计内容有读者对象，外借人次及册次，外借图书和期刊的种类、拒借、还书、催还书的统计和包括每月阅览的对象

7、、人次、册次、阅览图书种类和咨询统计等，做到每月累计、年底总统计，并建立起管理文档，通过电子流转方式传递给上级主管部门科教科，实现无纸化办公，实面了各科室文件共享，协同办公0A系统给医院图书馆提供了方便是、快捷、高效的管理模式。2.4公共信息及图书财产管理图书馆可通过院内0A系统，在公共信息平台上发布文献资料征集广告，开展捐书、赠书活动等，并将每批到馆新书目录发布到图书馆专栏上，便于各科室第一时间了解到馆图书信息。图书馆耍做好图书总括登记与个别登记，我们以电子表格的形式按图书的医学类分类进行分类，对每册入藏图

8、书逐一进行登录，包括书名、著者、出版者、来源、价格复本量及入藏、注销时间、年底将总表通过0A协同办公系统发送到院财务科，进行图书资产核对，解决了以往各部门之间奔走，？省了馆员的工作流程，节约了大量纸张和表格的印刷，提高了工作效率和工作质量。2・5图书的内务管理通过0A系统了解到各科室日常办公流程，图书馆主耍工作流程包括：文件收发、申请、批阅、报表（包括财产登记、个别总括登记、工作量统计、借阅处登记、