从人才培养工作评估看高职院校档案管理工作存在的问题与对策

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1、从人才培养工作评估看高职院校档案管理工作存在的问题与对策　　[摘要]高职院校档案是人才培养工作评估（以下简称评估）的重要依据。通过评估，暴露了高职院校档案管理工作存在的问题。本文以湖南体育职业学院为例，阐述了加强档案管理工作的对策。　　[关键词]高职院校评估档案管理问题对策　　开展评估工作对高职院校进一步明确办学指导思想，改善办学条件，加强内涵建设，落实办学目标，提升人才培养工作水平，推动高职教育持续、健康发展具有重要的积极意义。同时，通过评估也暴露了高职院校档案管理工作存在的问题。本文根据高职院校档案管理工作存在的问题，以湖南体育职业学

2、院为例就加强档案管理工作的对策谈点看法。　　一、档案是评估工作的重要依据　　高职院校档案是由教学、科研、党政管理、后勤保障以及其它各项工作活动形成的具有保存、参考价值的文字、图表、声像资料等构成的，是反映学校基本面貌的真实历史记录。学校的管理水平、发展轨迹、办学特色、办学成果等常常可以从档案中反映出来。它不但对学校的教学、科研等各项工作具有不可或缺的参考价值，同进也是评估工作的重要依据。5　　众所周知，高职院校人才培养工作评价体系主要由领导作用、师资队伍、课程建设、实践教学、特色专业建设、教学管理、社会评价7个一级指标、学校事业发展规划等

3、22个二级指标和学校事业发展、师资队伍建设、专业建设等规划、实施方案及执行情况等70个观测点组成。内容涵盖了学校人才培养工作的方方面面，要求具体而细致。在评估过程中，专家组主要通过评估学校的评估专题空间上传的材料进行一个月的网评和现场考察两种途径了解学校人才培养工作全过程。接受评估的学校在迎评准备阶段需根据评估的具体指标，逐项提供大量翔实的佐证材料来诠释人才培养工作情况，以便专家组作出客观评价。而这些佐证材料的基础和依据就是学校的档案材料。　　评估工作实践证明，凡是档案管理工作做得好，档案资料丰富完整的学校，在准备评估佐证材料时就有充分的

4、依据可寻，迎评准备工作就顺利。反之，档案管理不善，档案资料缺失多的学校，在迎评准备工作阶段，需要消耗大量的精力和时间去重新收集、补充一些缺失的档案资料。由此可见，档案作为高职院校评估工作的重要依据，其作用越来越大。　　二、问题与原因分析　　（一）存在的问题　　我国的高职院校大多成立时间不长，在第一轮评估前，一些高职院校对档案管理工作存在问题往往意识不到，或被忽视。通过评估暴露了档案管理工作中的问题，这些问题集中表现在档案资料不全，缺失较多。5　　1、有工作活动无档案资料。一些学校以教学为中心做了大量卓有成效的人才培养工作，但有些工作活动忽

5、略了文字记载，缺乏相关资料。比如在每年数据平台上报的院领导听课、参加学生活动以及走访学生宿舍等无详细准确的统计数据；有关重点项目建设，通常存在不是缺少建设项目实施情况的总结材料，就是缺少中期检查和验收评估的材料。有些工作活动虽然有文字材料记载，但缺少相关图片或声像资料，比如校企合作签字仪式、学术研讨会、师生联谊会等可以形成图片或声像资料的而没有。　　2、有资料无归档。一些学校比较注重上传下达的文书资料的归档，而对于一般教学工作活动和其它一些工作活动资料没有及时收集归档，许多工作活动的相关资料分散在各处室、各单位或个人手中保存，这既不便于查

6、找利用，又容易造成资料的流失。尤其是图片和声像资料，往往因分散保管不善造成霉变破损，甚至流失。　　因此，在评估时，一些学校在迎评工作中因档案资料缺失较多而出现临时抱佛脚，突击补材料的状况。　　（二）原因分析　　一些高职院校档案资料缺失较多的原因是多方面的，笔者分析认为主要有四个不到位。　　1、认识不到位。对档案工作有关法律法规学习宣传不够，从领导到一般教职工对档案工作的意义认识不足。一些学校存在档案管理工作无足轻重，无关大局的错误倾向和档案管理是档案管理人员的事，与已无关的错误观念。　　2、领导不到位。一些学校党委、行政对档案管理工作重视

7、不够，很少甚至没有把档案管理工作纳入议事日程，平时过问少，检查抓落实不力。在推行目标管理责任制的过程中忽视建立档案管理工作责任制。5　　3、制度落实不到位。一些学校虽然制订了档案管理相有关规章制度，但形同于写在纸上，挂在墙上的摆设，真正按制度办理狠抓工作落实不够。比如档案从资料收集、立卷、归档都有明确的规定，但实际工作中落实不到位。　　4、业务培训不到位。由于高职院校办学历史短，档案工作人员参差不齐、经验少、业务素质偏低，而对这种情况，一些学校仅仅依靠上级举办的业务培训班提高档案工作人员的业务素质，而忽视校内岗位培训。因此，一些参加上级业

8、务培训班机会少或没有机会参加上级培训班的档案工作人员的业务素质难以提高。　　三、对策　　通过第一轮评估，许多高职院校深刻反思了档案管理工作存在的问题与原因，并针对问题制订了加强档案管理工作的对