档案信息化管理工作探讨

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1、档案信息化管理工作探讨【摘要】随着我国社会经济的不断发展，档案管理工作在社会发展中显得H益重要，信息技术的更新和发展给档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。一般来说，社会信息化程度越高，档案管理任务量将变得越重。在这种新形势的驱动下，必须深化基层事业单位档案管理工作改革，在传统档案管理的基础上进行档案管理的创新，为新时期基层档案管理工作找到长足发展的新路径。【关键词】档案；信息化管理；问题；措施档案信息化管理主要是指对单位人员履历、工作表现等个人信息的详细记录，其不论是对于职员的工作调度、晋升都发挥着至关重要的作用，针对事业单位来讲，随着档案管理工作的不断加强，在选拔、

2、任用人才方面将有着重要意义，在此基础上，单位也能够对人才做出更科学的配置。因此，对于档案管理工作的创新，各单位应给予足够的重视。一、档案信息化管理的特点(…)档案存储环境优势。传统档案管理模式下，采取纸质资源和人工录入，纸张容易遭到损坏，增加了信息资源采集、存储和管理的难度。而通过信息化建设，则可以将电子、网络平台构建起来，采取电子录入的方式，可以更好地管理信息内容，档案信息管理的方式、途径也得到了改变，能够在屯子磁盘中存储档案，档案不需要占据较大的空间,信息管理、储存难度降低。信息化管理模式下，对存储环境没有较高的要求，可以更好地开展信息储存工作。（二）档案使用查询优

3、势。档案信息是事业单位发展的重要基础，在档案使用和查询方面，需要重点考虑信息资源的管理和运用，更加便捷地共亨信息。传统的档案使用和查询模式下，容易有诸多问题出现，如纸张老化、繁琐的手续等。为了促使档案资源利用率得到显著提高，档案使用流程得到优化，需要积极开展信息化档案管理。二、单位档案管理中存在的不足分析（-）档案管理观念落后。在档案管理工作中，很多人都将档案的抄录保管，作为一项事务性工作进行管理，没有深入理解档案管理的国家财富作用，忽视了档案管理对社会的间接经济效益。部分档案管理部门管理理念仅仅是不丢失文件、不泄露资料，做好档案保管工作就是完成对档案的保管，特别是基层

4、事业单位，领导对档案管理工作不重视等等，这些档案管理中存在的观念弊端都是影响档案管理工作发展的原因。（二）管理人员离职后档案管理工作效果不佳。在现代社会环境下，没有人能够在固定岗位干一辈子，因此必定会出现离职及退休现象，在单位档案管理屮如果一旦出现管理人员离职，而且没有将具体的档案管理工作交接好，那么就容易出现“死档”等问题，对于单位来讲是一种损失。1•对现有档案的运用不够有效。通常档案资料比较多，但是这些档案常年被摆在那里，很少得到有效的利用，因此也就导致档案资料的有效性不高。甚至还有些档案知识的应用也只是表面化，无法充分发挥档案资料的应用价值，这些问题在档案管理中均

5、需要得到有效满足。2•档案管理工作不够规范。档案管理工作木身比较复杂，档案管理工作在某些事业单位中没有具体的规范，因此在实际管理工作中通常都是管理人员想要怎么管理就怎么管理，这也就导致档案管理工作质量不佳。甚至档案纸张也岀现杂乱问题，在进行档案资料应用的时候，寻找非常麻烦,影响档案管理质量，也影响工作效率。（三）档案管理人员的基本业务素质薄弱。一些单位档案管理工作理念较为陈旧，思维方式较为传统，管理改革行动迟滞，管理模式和运行机制缺少创新举措，无法紧跟日益进步的经济社会的发展需求，对《档案法》《档案管理办法》等国家相关的政策制度和各级各类法律法规的学习、理解、运用能力不

6、足，贯彻执行力度不够。（四）信息化不全面。随着我国信息技术的快速发展，电子档案已经基木取代了以往的纸质档案，但是在对电子档案进行管理的过程中，尚存在一些问题没有得到解决。例如，纸质档案在装订及整理的过程中分类不清，严重影响了档案的权威性。因此，在档案实现信息化后，很多档案被遗弃，没有得到利用，数据重复、冗繁的现象层出不穷。同时,由于信息化不全面，很多财务信息也出现不准确及遗漏的情况，一些单位为了追求经济效益，擅自更改财务数据，在处理外债的过程中漏税偷税，给财务档案管理工作带来严重影响。三、档案管理的创新策略(…)转变档案管理观念，提高档案管理意识。单位档案管理改革,首要

7、任务就是改变现有档案管理观念，端正档案管理人员对档案管理的工作态度。首先需要档案管理部门领导自身转变档案管理观念，重视档案管理工作，加大对档案管理工作的监督和检杳力度，促使工作人员改变档案管理工作态度，增强自身的责任意识，将档案管理工作当作一项社会事业认真落实。然后对档案管理工作人员进行必要的思想教育，让其从思想意识上认识到档案管理工作的重要性，增进档案管理意识，全身心地投入到档案管理这项社会事业当中。(二)加强档案管理人员的培训和管理O提高单位管理人员的素质,明确管理人员的工作职责，建立完善的档案管理机制。增加各种类型的培训，科学合理地