档案管理工作信息化的探讨.doc

《档案管理工作信息化的探讨.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、档案管理工作信息化的探讨摘要：随着科学技术的不断发展，信息技术已经深入应用到各行各业。对档案实施信息化管理是适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。信息化管理将使现行文件及档案得到规范的、系统的、详细的记录和管理。论文分析了传统管理方式存在的不足和信息技术的特点，进而详细介绍了信息技术在档案管理中的多种应用方式。关键词:档案信息化管理随着科学技术的不断进步，信息技术正逐步渗透到各行各业。档案工作实施信息化管理是适应社会信息化发展的必然要求，也是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择

2、。档案管理信息化，可以实现档案的动态查询、高度集成、资源共享和快速处理。所以加强信息技术在档案管理中的应用，具有重要意义。一、传统档案管理工作存在的不足（一）工作效率低下传统的档案管理是釆取纯人工方式管理文件档案，先进行分类、排序,并去装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案日录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。档案编目流程多，整理时间长，影响了档案管理效率。（二）安全性差多数基层企事业单位档案硬件设施建设简陋，基础条件差，安全措施没落实，达不到整齐、规范、统一的档案管理要求。各类人员可以随意进入档

3、案室查找和借阅档案，没有及时履行手续，时间一长档案资料就不知去向。这些都对档案的安全造成严重威胁。（三）存贮要求高传统档案中多数是纸质档案，纸张易受温度、湿度、强光、酸和氧化剂等环境影响，其中的植物纤维会产生氧化和水解反应，影响到纸张的强度和耐久性，纸张还会受到霉菌和害虫的侵害，因此档案库应做好防光防热防潮防虫害的措施。（四）过期档案清理不及时档案保管有效期限有长期、定期两种，传统档案管理中，由于盘点工作困难，工作人员对档案的储存时I'可信息掌握不准确，致使失效档案不能被及时发现和处理，给管理工作带来额外负担。二、信

4、息化概述信息化是现代信息技术应用的过程。现代信息技术（InformationTechnology,简称IT）,是主要用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称，是应用计算机科学和通信技术来设计、开发、安装和实施信息系统及应用软件。IT系统由信息终端和数据中心两部分构成，前台信息终端提供了简便、易用的人机界面，后台数据中心则负责对前台信息终端提交的信息进行相应的处理，并将处理结果返回至前台信息终端显示出来。IT系统核心是数据中心，只有数据中心运转正常，信息终端才能为应用者提供各种服务。近些年来，信息技术突飞猛进，主耍表现

5、在微电子技术和器件工艺、半导体超大规模集成电路的集成数量日新月异；存储介质的存储容量和质量大幅提高，光存储技术发展迅速；系统软件和应用软件的研制，服务用户的多媒体技术和完美的用户界面，以及计算机网络技术提出的新概念、解决的新手段等方面。三、档案管理信息化的特点档案管理信息化就是在档案管理工作中利用现代信息技术对档案信息资料进行不同层面的加工、收集和筛选，为人们的使用提供方便的过程。其特点主要表现在以下两个方面：（一）管理快捷电子档案形成后，管理人员可随时对数据信息进行整理、更改。通过编制档案管理软件，可以通过模糊查询

6、、组合杳询、分类杳询筹手段在档案库中检索出需要的档案信息，并对档案调阅、归还等情况进行登记与统计。相对于传统的人工管理，避免了翻阅大量的纸质档案，缩短了查阅时间，显著提高了工作效率。（二）利用效率提高电子文档都具有各口的属性，根据属性信息可设置数据库内不同的档案的开放权限，需要使用档案的用户只需借助计算机网络就能进行相关的查询。档案资料的纸质文木借阅转变为网上浏览模式，不受时间和距离的限制，实现了资源共享，极大地提高了档案资源的利用率，减少了人力、物力和时间的浪费。四、现代技术在档案管理信息化过程中的应用(一)档案信

7、息化基木环节采集整理。信息的采集整理是档案信息化的基础。信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。归纳分类。对采集来的信息资料进行归纳分类是档案信息化的关键。只有做好这项工作，才能将收集到的资料分门别类录入到计算机管理系统中。杳询应用。方便快捷的査询提取，让档案信息物尽其用是档案管理实现信息化的最终目的。(-)多媒体技术应用[1]多媒体技术就是利用计算机综合处理图、文、声、像信息的技术，提供了人性化、交互式服务，利于对档案信息资源的开发利用。实现全文检索，提高了查询准确率。传统的数据检索是基于关键词的检索方式，

8、纸质档案数字化转换后，采用文本形式存贮并建立档案全文信息数据库，查找方便、准确、全面。利于对音像档案信息的检索。过去查找音像档案资料需借助辅助设备，截取信息十分烦琐。多媒体技术的应用，使用户在计算机上可以听、看音频、视频资料，进行基于内容的媒体信息检索，解决了长期困扰音像档案管理的难题。利于对档案信息的编研和出版发行。利用多媒体技术进行一个专题