电子表格函数在高校学籍管理中的应用研究

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1、电子表格函数在高校学籍管理中的应用研究　　摘要：目前，高校在学籍管理方面通常有两个信息化平台――“学信网”和“学籍管理系统”。作为学籍管理人员，报表通常使用电子表格（Excel）进行统计、分析和上传。如何在较短的时间内将大量的学生信息进行处理，又要保证数据一致成为难点。本文主要针对学籍管理中实际遇到的操作问题进行描述，重点对电子表格中自带的VLOOKUP和SUMPRODUCT两个使用频繁的函数进行说明，对其应用环境进行举例分析，希望能给高校学籍管理人员提供一些帮助。　　关键词：电子表格函数；学籍管理；VLOOKUP；SUMPRODUCT　　中图分类号：TP31

2、5文献标志码：A文章编号：1673-8454（2015）17-0050-03　　一、引言　　近年来，随着高等教育的发展，高校教务信息化建设的步伐也在加快，针对学籍信息的管理工作也越来越复杂，传统的人工和半人工的学籍管理模式使学籍管理的工作长期处于一个低效率状态，给学籍信息的查找、维护带来众多不便。　　根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》要求，从2001年起对普通高等教育、成人高等教育等高校毕业证书实行电子注册，并且建立全国统一的学历查询系统，毕业生可以通过“学信网”8进行在线查询，使各高校之间的学籍管理平台得以统一。[1]但是，学籍管理信息化是一

3、项非常复杂的系统工程，“学信网”虽然使各高校学籍管理信息化平台得到了统一，但是其功能并不能解决各高校在学籍管理中的所有问题，如学籍信息统一维护、各项学籍报表统计等。　　各高校在信息化建设过程中通常购买或者联合开发适合本校的教务管理系统，其中学籍管理是教务管理系统中的重要组成部分。此时一般高校学籍管理也就形成了两个信息化平台――“学信网”和“学籍管理系统”。　　但是作为高校的学籍管理人员，报表通常使用电子表格（Excel）进行统计和分析，最终将准确的学籍信息按照模板上传至“学信网”，这样就需要反复对“学籍管理系统”和“学信网”进行转换、数据一致性校验。如何在规定

4、的时间内将大量的学生信息进行整理、上报注册、统计，同时又要保证数据的准确成为难点。使用电子表格自带的一些函数，通常可以达到事半功倍的效果。　　二、电子表格函数简介　　电子表格是微软公司开发的办公套装软件（Office）的一个重要组成部分，它可以对各种数据进行统计、分析、处理和辅助决策，从上世纪90年代中期开始便广泛地在办公、管理、金融等众多领域进行使用。[2]而金山公司开发的WPS办公软件套装也同样有电子表格处理软件，大体功能与Excel类似，市场使用率仅次于微软Excel。8　　在电子表格中除了一般性的数据统计和处理功能外，还有大量的内置函数可以进行选用，可

5、以进行复杂的数据处理，这些函数既可以单独使用，也可嵌套使用。通常情况每个函数都通过公式来标识，公式中涉及各类输入参数，输入参数可以是数字、文本、常量、公式、自身或其他函数，也可以是数组、单元格引用等，最终通过函数计算的方式给用户返回一个或多个结果值。　　在Excel中函数共分为11类，有数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数、用户自定义函数。[2]函数由函数名和参数构成，一般格式为函数名（参数1，参数2，…），如基础性函数，绝对值ABS（number）、平均数AVERAGE（num

6、ber1，number2，…）、日期DATE（year，month，day）。　　本文主要针对学籍管理中实际遇到的操作问题进行总结，重点对VLOOKUP和SUMPRODUCT两个使用频繁的函数进行说明，对其应用环境进行举例分析，希望能给高校学籍管理人员提供一些帮助。　　1.VLOOKUP函数[3]　　（1）语法结构：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。　　（2）主要功能：　　在数据表的首列查找指定的数值，并返回数据表当前行中指定列中的数值。　　（3）参数说明：　　VLOOKU

7、P函数中有四个主要参数作为输入。其中：　　lookup_value：所需要查找的值。　　table_array：需要查找的区域范围。8　　range_lookup：逻辑值（TRUE：近似匹配，FALSE：精确匹配）。　　2.SUMPRODUCT函数[4]　　（1）语法结构：　　SUMPRODUCT（Array1，Array2，Array3，...）　　SUMPRODUCT（（条件1）*（条件2）*（条件3）*…（条件n））　　（2）主要功能：　　基本功能是返回相应的区域、数组乘积的和，还可以用于多条件计数、求和。　　（3）参数说明：　　Array1，Array

8、2，Array2，...为2到30个数