国立台湾大学.doc

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1、國立臺灣大學文件名稱：調閱檔案作業規範文件編號：A602000-3-003製定部門：總務處文書組製定日期：91年7月22日分發單位：全校修訂紀錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本94.12.01A60200-233.定義：略。改為依據：依「國立臺灣大學檔案調閱要點」執行。新增4.1調案流程圖（如附件一）4.2「調卷限制」改為「借調（閱）檔案之權限原則」。4.2.1「調閱案卷以與其主管業務有直接有關係者為限」。改為「調閱單位內之檔案需經單位主管核准」。4.2.2「但校長三處首長，學院院長及校長室秘書除外」。改為「調閱他單位之檔案須經其業務承辦單位主管或共同上級主管同意」。4.2.3

2、「其他人員調閱案件時，須經各該單位主管之核可」。改為「校長、副校長、主任秘書可調閱全部檔案」。新增4.2.4民眾依法申請閱覽、抄錄或複製檔案，依檔案法第三章相關條文辦理。其收費辦法依檔案閱覽抄錄複製收費標準收費。4.3調「卷」人之責任改為調「案」人之責任。4.3.1「調卷人對於所調案件，應負妥善保管之責」。改為「借調之檔案原件應妥慎保管，不得遺失、轉借，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案原件或變更檔案原件內容之情事。違者應予議處，並負相關責任」。4.3.2「調卷人應負保密之責，不得轉借或轉抄或轉示與業務無關之人」。改為「機密檔案歸還時，調案人應在機密檔案專

3、用封套上加蓋密封章或職名章密封，並加註歸還日期」。4.3.3「調卷人不得抽換損毀」。改為「調案人員退休、調(離)職前，應將所借檔案全部清查歸還」。4.3.4取消。4.4調「卷」期限改為調「案」期限。3024.4.1「調卷期限以三日為原則，其因業務有延長之必要，最多以兩週為限，如仍需借調者，需重新填寫調卷證」。改為「借調檔案原件以七日為限。借調檔案原件應於調案期限內歸還，屆期如需繼續使用，應重新填寫調案單辦理續借，續借次數以三次為限」。4.5調「卷」手續改為調「案」手續。4.5.1「調卷必須填寫調卷證，並署名蓋章」。改為「申請借調（閱）檔案時，應以案件或案卷為單位，並由調案人填具調案

4、單，載明下列事項，經調案單位主管或上級長官核准後由調案人或其指派人（均應出示識別證）至檔案室調取：（一）案名或案由（二）文號（三）調閱檔案原件理由（四）調案單位（五）調案人簽章（六）聯絡電話（七）借調日期」4.5.2「調卷人於歸還卷宗時，管卷人員應將調卷證交還調卷人」。改為「調閱機密檔案時，由調案人或調案單位指定人員親至檔案管理單位簽收。但屬極機密以上等級者，應由調案人親自辦理」。4.5.3「檔案管理人應在調卷簿上確實登錄借卷之調卷人、單位、卷名、宗次、借卷日期及還卷時之日期，以備查考」。改為「檔案調出後，檔案管理人員應作成調案紀錄；調案紀錄，得以紀錄簿或電子紀錄方式為之。檔案管理

5、人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後，於調案單及調案紀錄上註記歸還日期。調案紀錄於其所載檔案銷毀或移轉後，始得銷毀之」。新增5.3檔案法5.4機密檔案管理辦法5.5機關檔案檢調作業要點5.6檔案閱覽抄錄複製收費標準5.7國立臺灣大學檔案調閱要點6.1國立臺灣大學調案單(如表一)6.2國立臺灣大學檔案應用申請書(如表二)6.3國立臺灣大學檔案應用申請審核表(如表三)95.12.12A60200-284.4.1借調檔案原件以7日為限。改為4.4.1借調檔案原件以7日為限，逾期未歸還者，檔管人員依規定辦理稽催。4.5.1申請借調（閱）檔案時，應以案件或案卷為單位，並由調案人填具調案單，載明

6、下列事項，經調案單位主管或上級長官核准後由調案人或其指派人（均應出示識別證）至檔案室調取：（一）案名或案由（二）文號（三）調閱檔案原件理由（四）調案單位（五）調案人簽章（六）聯絡電話（七）借調日期改為4.5.1申請借調（閱）檔案時，應以案件或案卷為單位，並由調案人填具調案單，經調案單位主管或上級長官核准後由調案人或其指派人（均應出示識別證）至檔案室調取。13新增6.4國立臺灣大學逾期未歸還檔案稽催單（如表四）23修改調案流程圖「登錄調案簿」改為「登錄調案紀錄」及「登錄歸還紀錄」3396.10.25A60200-30修改4.1.1調案流程圖（如附件一）新增4.1.2民眾檔案應用申請，

7、流程圖（如附件二）新增7.5國立臺灣大學檔案複製收費明細（表五）新增5調案案件設定：5.1一般件之條件設定以調案單詳載以下條件：文號、調案單位、調案人、調案單位主管（若調閱他處室檔案，須業務單位主管會章）、聯絡電話、傳真電話或電子郵件地址等。5.2特殊件設定為未填具文號者等。34220404040499.10.12A60200-38修改4.2.4、6.1、6.2、6.3、6.4405內表示序位、金額及時間改為阿拉伯數字。修改4.5.1...經調案單位主管或上級長官核准