【5A版】会务接待与组织方案.ppt

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1、会务接待与组织一、会议接待二、会场服务与食宿服务三、会议后勤保障四、送别参会人员代表五、会场善后工作六、会议文件的收集、整理与归档主要掌握的内容案例分析：请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之

2、下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉我们什么呢？会议要素会议的要素１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。３、程序要素：会议准备、

3、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。基本任务1、组织的工作(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)负责会议签到(7)会中组织和协调；(8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(9)会议的结束收尾工作。2、文秘工作(1)会议文书、讲话稿的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。

4、（4）会后的文件收集，整理和归档3、生活管理工作(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。4、安全保卫工作(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会

5、务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到会议期间外围的卫生工作报到及接待工作做好后勤保障工作留存照片资料做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道案例分析老黄可算是畅想公司的元老了，自公司成立以来，他就一直从事办公室工作，对于如何做好接待工作，他更是经验丰富。根据多年的实践，他总结出做好接待的一套工作程序：首先搞清领导意图，然后根据领导意图拟订接待方案，最后将方案交给领导。制定方案时至少要考虑以下内容：1、来访客商姓名及

6、其公司名称2、合同项目概况3、客商的目的，要求，人数，性别，身份，生活习惯，到达日期4、工作日程安排及会见，宴会，娱乐活动等的规格，次数，时间，地点。5、由相应哪位身份的高级管理人员负责这次接待6、由谁担任专职陪同人员7、由谁担任对口工程技术的主谈判，其他谈判人员名单，翻译，后勤服务人员名单。案例结果接待方案是秘书完成接待任务的依据，制定接待方案既要考虑现行规定，领导意图，又要考虑来访者的相关情况及各种主客观条件，因此，必须从实际出发尽量使方案内容周详。会前准备“有备无患！！”会前准备工作是会议管理的第一步，

7、无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。会务工作的具体内容3.1会前准备工作1、确定会议主题与议题确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。2、确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。3、确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4、确定会议时间、会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能

8、出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。5、确定会议所需用品和设备（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。6、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、交通组、接待组、保卫组。7、确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据