对现代公文的理解与把握

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1、对现代公文的理解与把握主讲人：杨宝章主持人：刘东斌杨宝章老师简介        出生于河南南阳农村，小时候不爱干活，害怕受苦，于是发奋读书。1989年7月河南大学中文系毕业，随即入伍从军，在部队当过教员，干过政工，从事文秘工作多年，度过了15年的军旅生活。2004年9月转业到河南省档案局后，一直从事办公室文秘工作，对文字材料比较熟悉。现任河南省档案局政策法规处副处长。    倡导先做人、后做事，看重老实人、低调者，主张严谨点、凭本事，不会抽烟，能喝二两，喜欢跑步，爱打篮球，对体育节目钟爱有加。    平时喜欢写点东西，自娱

2、自乐，偶有短文发表。近几年，计有三四十篇各类文章见诸报刊。如《档案工作创新的内容方向》、《和谐的资本》、《老实之人》、《思路、责任与创新》《从“六个不适应”到“七个转变”》等。第一部分：    现代公文作为一种应用文，在日常工作和生活中，特别是对于在党委、政府部门从事文案工作的人员来说，具有举足轻重的作用，了解、掌握、使用好现代公文，可以说是每个机关工作人员的基本功、必修课。那么，公文写作中应注意哪些重点？如何把握？容易出现的问题是什么？笔者结合实际工作，谈一些更具可操作性的认识，以期与大家共同探讨。至于公文的格式、结构等

3、，教科书上写得很清楚，此不赘言。    一、公文的语言    概括地讲，可以用庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范这六个词描述，至于何为庄重、如何准确等，书上都有具体的解释。笔者想说的是实际运用过程中的一些东西。    在词语的运用方面，公文多用规范的现代书面语言，不用或者很少有口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等。这是由公文的性质决定的，用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等既不够庄重，更容易发生歧义，特别是一些法规性的公文，更注重词语意义的唯一性、准确性、科学性，否则就降低了公文的法律权威和实际作用。譬如，某领导讲话中的

4、一段：“同志们（诸位），2009（牛）年的工作任务（要干的事）十分繁重。让我们（咱们要）更加紧密地团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，认真贯彻落实党的十七大精神，坚持以科学发展观统领档案事业发展全局，推动全省档案事业又好又快（又快又好）发展，为实现中原崛起（河南崛起）做出新的更大的贡献！”    在这里，括号内的词语，在正式公文中使用就不恰当。    公文词语的音节也有讲究。一般情况下，多使用双音节词，显得明快、有力、节奏感强。同时，还常用一些单音节词、多音节的公文专用词和介宾词组、“的”字结构等。单音节词和多音节词如

5、果用得好，能起到更好的作用。譬如，某单位在总结学习实践科学发展观活动的收获时，有这么四个标题：    一是把学习实践活动作为提高理论素质的“加油站”，全面掌握了科学发展观的内涵本质；    二是把科学发展观作为检验具体工作好坏的“试金石”，找到了档案工作存在的各种问题；    三是把不适合学习实践活动的传统教育模式“格式化”，采取了符合本身实际的有效教育方法；    四是把科学发展观作为促进档案事业发展的“航海灯”，看清了档案工作科学发展的前进方向。    在这里，“加油站”、“试金石”、“格式化”、“航海灯”就用得比较好

6、，有使人产生耳目一新之感。    在语句的运用方面，句子含义完整确切，具有较强的独立性，关键句脱离上下文不生歧义；过渡句比较少，一般都是直奔主题，直截了当；大多数都有表达公文中心的主题句。这种句子，一般都以标题或者黑体字的形式出现；句子中带有较多的限定性修饰词，特别是在讲到成绩或者缺点的时候，这些限定性的修饰词是不可或缺的。譬如，某单位在总结先进性教育活动存在的问题时是这样讲的：    一是理论学习上，党委重视程度比较高、抓得比较紧、要求比较严。但是还存在着个别党员学习时间抓得不够紧、工学偶尔矛盾的问题。    二是通过先

7、进性教育活动，收到了良好效果，大多数党员干部纯洁了思想、改变了作风、提高了认识、促进了工作。但是还存在着发展不够平衡的问题。    这里的“比较”、“不够”是不能少的，之所以要限制，目的是确保说出的话既不过头，又显得到位。    此外，现代公文中泛指性无主句较多，对于这一点，不能严格地按现代汉语的语法要求对待，这种无主句效果更好，如果加上主语，那就有画蛇添足之嫌，可谓此时无“主”胜有“主”，这一点大家要切记。譬如下面这段话，这是某单位一个报告中的一段，标题是：加强制度建设，维护人民群众长远利益。具体内容是：    以解决群

8、众最关心、最直接、最现实的利益为题为重点，坚持纠建并举，着力改革体制机制，切实加强制度建设，逐步建立防止不正之风的长效机制，努力让人民群众得到实实在在的利益，共享改革发展的成果。坚持科学决策、民主决策，进一步完善常委会民主科学决策机制，充分发挥市委全会的作用。围绕权力运行机制，加大制度规范力度，完善重大