浅谈会计档案的归档与立卷管理

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1、浅谈会计档案的归档与立卷管理【摘要】会计档案是单位档案中的重要组成部分之一，也是对单位财务经济活动的真实记录。加强会计档案管理，对单位的发展有着重要的意义。本文就会计档案的立卷与归档管理要点进行分析，以期进一步提高会计档案管理水平。【关键词】会计档案；立卷；归档会计档案具有专业性强、利用率高等特点，不同于一般的档案资料，会计档案的优势在于归档基础较好。由于财会人员的职业敏感性，会计档案的收集比其它类别档案来说更加及时、完整。伴随着时代的发展，会计档案的内容与种类也发生了明显的变化，对会计档案管理工作提出了新要求。立卷与归档是档案管理中的重要环节，旨在将杂乱分散的资料整理后形成分门别类

2、的档案。因此，本文就会计档案的立卷与归档工作进行简要分析，以供参考。一、会计档案定义与种类分析会计档案是指各机关、团体、企业、事业单位的财会部门，在会计核算活动中所形成的，具有查考价值的专业文件材料。根据会计档案内容的不同，可将其分为四类，包括会计凭证、财务报告、会计账簿、其它材料。其中，会计凭证种类也很多，常见的有原始凭证、记账凭证、汇总凭证以及其他会计凭证。财务报告根据时间来分，包括月度、季度、年度财务报告；其内容除了会计报表、附表外，还包括附注、文字说明。会计账簿是记录与反映相关经济业务的薄籍。会计凭证只能反映某个具体的经济业务，而账簿能够全面系统地反映出经济状况，这正是二者的

3、区别所在。会计账簿类型主要包括总账、日记账、明细账、固定资产账、辅助账簿等。其它类材料还包括银行对账单、银行存款余额调节表、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等。二、会计档案的归档归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各类纸质文件资料。对于会计档案来说，归档对象是各种会计资料，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、其他材料。而上级有关财务的普发性不办文件（非指本单位），没有定稿与重份的文件，尚未生效的合同、协议、单据，不具备查考利用价值的临时性、一般性文件均不在归档范围内。由财务部门经办的相关财会工作的方针、政策、制度、工作总结、报告、计划以及来往的文书应归

4、为文书档案范畴，参照文书档案管理规定来执行。对于当年所形成的会计档案，可等到会计年度终了后，交给会计机构暂时保管，时期为一年。然后，会计机构需编制移交清册，将其交给本单位档案部门保管。一般来说，在档案移交的过程中尽量采用原卷册的封装。若实在需要拆封重新整理的，必须由经办人会同本单位档案机构、会计机构工作人员共同处理。这样做有助于分清责任，也能使档案更规范。对无档案部门的单位，可在会计机构内部安排专人保管。注意禁止让出纳员兼管会计档案工作。会计档案的分类方法是否恰当，在很大程度上影响到分类的质量。一般通过名称分类法、机构分类法、年度分类法来对会计档案分类。在整理会计档案的时候，很少使用

5、一种分类方法，一般都是采用几种分类法，即复式分类法。目前常用的分类法是“名称――年度――内设机构”。三、会计档案归档立卷要点分析1.对会计凭证的立卷装订按照记账类别与时间顺序编号将记账凭证排列好，然后装订保存。在装订前应仔细审查核对记账凭证，确保不遗漏、不缺号。装订操作时以左齐上齐为准。当右边与底边不齐时，可通过折叠的方法让凭证纸页与凭证封面保持大小一致。利用打孔机在一册档案左上角打三个孔，连同封底封面三角装订，随后粘贴包角。立卷人需在包角贴口部位加盖骑缝章。在案卷封面上还附上案卷的详细信息，包括源自哪个单位、内部机构名称、年度、月份。同时，还应标明记账凭证的起始编号、张数、保管时限

6、、档号等。最后由立卷人、会计机构负责人审核后分别盖章或签名。2.对会计账簿的管理在年度终了，结转下年建立新账时，根据账簿种类进行整理，并结对账户，核实账簿的扉页、项目，检查填写是否完整。最后，由记账人员与会计主管人员签字盖章。待年终结账后将其装订成册。在账簿封面上必须标注以总分类账户命名的账簿名称。对于几个总分类账户合订成一册的，需标明几个子账簿名称。对于由一个总分类账户分订为几本的，不仅要标明账簿名称，还要注明本账簿共装订为几本，这属于第几本。通常在年终对已经注销的卡片式账页进行集中组卷处理。3.对会计报表的归档与立卷一般根据月报、季报、年报的方法对会计报告进行分类立卷，一册为一卷

7、。将审计报告、决算审核意见书等资料附在本期财务报告后面共同装订。财?毡ǜ娣饷姹匦胱⒚飨铝行畔?：单位名称、内设机构名称、报表名称，年份、本卷张数、保管时限与档号。然后，由立卷人、会计机构负责人签字盖章。4.对其他类型会计档案的立卷归档这主要是对银行对账单、银行余额调节表、会计档案相关清册、会计人员交接表等资料进行收集、分类、审核、分别立卷。在案卷封面也必须注明相关信息，最后由会计机构负责人与立卷人分别签字盖章。总之，会计档案工作涉及面广、内容繁杂。档案立卷