浅析如何做好档案管理工作[参考]

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1、浅析如何做好档案管理工作摘要：人事档案在人的一生中扮演着十分重要的角色。它是记载人生轨迹的重要依据。本文从人事档案的特点、重要性、人事档案管理中存在的问题及建议等几方面来论述如何做好人事档案管理工作。关键词：企业；人事档案；管理1人事档案的概念及特点人事档案是人事管理活动中形成的，关于个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处分等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。员工出国出境、计算工龄、工作流动、晋升职务、转正定级、职

2、称申报、办理各种社会保险等都需要使用个人档案。其主要特点有：1、全面性人事档案收存员工的履历、考核材料、入党入团、奖励、处分、任免、工资、职称评审、继续教育等各方面的文件材料。它是员工个人信息的储存库，全面反映了员工全貌。2、真实性这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务和有用参考。3、机密性人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等。因此，人事档案

3、属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。2目前人事档案管理工作中存在的问题1、思想上不够重视由于人事档案管理工作是一项内部性、保密性很强的工作，平时工作不引人注目、默默无闻，许多一线员工甚至不清楚人事档案管理工作是怎么回事。企业领导人事档案概念淡化，思想上重视不够。一是因为客观上人才流动越来越频繁，人事档案中反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，对企业选才、识才用处不大。二是因为人事档案中个人信息内容失真现

4、象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历层出不穷，而失真的信息导致人事部门无法正确评估职工。因此领导在招聘、录用人员时不注重调档、查阅档案，久而久之也忽视了企业内部的人事档案管理工作，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要业务，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。领导的不够重视也直接影响到人事档案管理人员思想上重视不够，平时的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差错即可。2、硬件设施不到位缺乏专门的人事档案室，部分企业人事档案和文书档案、技术档案一起存放，甚至混淆存放，部分企业直接把人事档案存放在行政、人事

5、办公室，安全、保密措施不到位。档案柜、档案盒以及各种人事档案管理设备陈旧，很难满足人事管理日常工作要求。3、管理手段落后传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，往往出现人、档不在同一个城市的现象。人力资源管理部门要想查阅一个人的档案，就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。3人事档案管理改革的措施1、改革创新，拓宽人事档案内容，增强实用性在人事档案内容上要丰富，载人档案的个人材料一定要避免千人一面，避免含蓄的说辞，应该是清晰、准确

6、的，甚至应该是生动的。比如：加入员工个人的品质和能力方面情况，个人的道德品质、专业技能、智力情况、工作能力、兴趣爱好和业绩表现等都是企业特别重视的，要作为人事档案的重要内容。还有个人的情商是个人融入集体的基础，是团结共事的基础，是比智力和技能更重要的，企业领导对此更加重视。能否坚持原则，能否顾全大局，能否牺牲个人利益而保证企业和集体利益，能否忍辱负重，能否和同事很好的沟通交流，都要求作为人事档案的重要内容。在人事档案内容的附件中还可以把员工各种申请、总结、书面讲话等记入档案。在人事档案内容上尽量使用数据的方法，而不是定

7、性描述的方法对人进行记载，以避免因为主管领导的看法不同而导致对员工的偏见。例如：可以将员工的考勤记录包括打卡机的记录和员工请销假情况记入档案作为员工是否遵守纪律，是否守时的依据；可以将员工在财务部的借款还款时间记入档案作为员工是否诚信的依据；可以将员工调动和个人服从情况记人档案作为个人是否服从工作需要的依据。2、完善人事档案管理规章制度建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，规范人事档案管理流程，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保

8、证档案管理规范有序。对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上；档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料，确保归档材料规范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的