行政类文件管理制度

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1、..1.目的为了加强公司文件的管理，规范规章制度的编写、发布以及收文的流程，明确外来文件的管理细节，以确保公司内部政令和信息畅通，特制定本制度。2.范围本制度规定了公司行政文件、外来文件处理的管理职责、管理内容与要求。本制度适用于北京迪安临床检验所。[北京迪安临床检验所实验室内部质量文件（包括质量手册、程序文件、作业指导书、记录）的管理制度在《文件控制程序》中进行明确。]3.定义行政文件包括公司级行政文件、部门级行政文件、公司级制度文件、部门制度及相应的流程。3.1公司级行政文件：是指以公司名义发文的、公司内部的职务任免、重大事情的决定（决议）、通报或通知等文件，以及发给政府部门的公文

2、等。3.2部门级行政文件：是指以部门名义发放的、公司内一般事务性的文件、公告、通知。3.3公司级制度文件：由公司组织编定的各项规章制度、岗位说明书等。3.4部门制度：由部门组织编定的适用于本部门的管理规范。3.5公司级流程：由公司组织编定的各项业务流程与管理流程（以流程图的形式）。4.管理职责4.1行政部是公司行政文件及外来文件的归口管理部门，负责：4.1.1根据总公司相关规章制度，负责修订有关的行政文件、规章制度、流程，并负责发放及传阅；4.1.2负责由行政部归口管理的公司级行政文件、规章制度、流程的编写，发文编号，统一发放及归档；4.1.3负责国家机关、社会组织发给本公司的各种外来

3、文件资料的传阅处理、归档工作。4.2其它各部门负责与本部门有关的行政文件与规章制度的起草、报批、发放及传阅。4.3制度文件评审小组，负责公司级制度文件、流程的发布审核、统一编号、培训宣贯、执行监督以及修改修订。4.4总经理负责公司级行政文件与制度文件、流程的最终审核与签发。5.管理内容与要求5.1各类行政文件编写规则5.1.1文件的格式5.1.1.1公司级行政文件必须按统一的格式打印，打印格式见附录A。公司级会议纪要的格式见附录B。会议纪要应由主持人进行确认。5.1.1.2部门级文件的打印格式可按附录C格式打印。a)部门例会会议纪要的格式见附录B；b)对于公司完美格式可编辑版..临时召

4、开会议或部门与部门之间开协调会的会议纪要中要有明确写明本次会议的主题，会议纪要的其它格式可参照附录B。5.1.1.3公司级制度文件的编写格式参见附录D，5.1.1.4流程图的编制格式参见附录E。5.1.1.5所有文件应使用A4纸。5.1.2文件的编号5.1.2.1公司级行政文件文号由公司的代字、发文年度（必须加方括号）和发文顺序号组成。发文序号由三位数构成。如南京迪安医学检测中心2007年序号为第一号的文件，为如下：南京迪安[2007]001号。5.1.2.2部门级行政文件编号由公司代字、发文部门的代字、发文年度顺序号组成。如南京迪安医学检测中心行政部2007年序号为第一号的发文编号如

5、下：南京迪安财务[2007]001号，5.1.2.3公司级制度文件的编号方法采用三节编号的方法，其“节”的划分和代表的意义如下所示。BJDA-RF-文件流水号“规章制度”代号公司代号5.1.2.4部门制度的编号方法采用四节编号的方法，其“节”的划分和代表的意义如下所示。如果是一级子部门，编号为：例一：BJDA-RF--文件流水号部门代号“规章制度”代号公司代号5.1.2.5各部门代号：部门代号部门代号部门代号检验实验室LD病理实验室PD品保部QA行政人事部HR财务部FD800服务中心CS完美格式可编辑版..物流部TD营销中心CL5.1.3规章制度的编写规则5.1.3.1制度描述采用条款

6、式，层层展开。序号采用1/1.1/1.1.1/......的形式，最多采用4位；按条款含意，不需要展开描述的条款序号，可采用a.、b.......。5.1.3.2制度正文中的图和表格的编号，采用图1、图2......；表1、表2......标注。5.1.3.3作为制度管理工具用的空白表格，其编号采用制度编号后加表1、表2......的形式，如BJDA-RF-001表1、BJDA-RF-002表2.......。5.1.3.4若制度需要而又不能列入正文的则作为制度的附录，其编号采用附录A、附录B......，且必须在正文中提到。5.2文件编写及发布流程5.2.1文件的拟稿：5.2.1.1

7、公司级行政文件由与文件职责有关的主导部门负责拟稿，与之有相联的其他部门参与会签后，由主导部门主管核稿，总经理签发。见附表一《文件会审表》。5.2.1.2公司级制度文件、流程由制度归口管理部门负责拟稿，由制度文件评审小组和相关各部门负责人进行审核和会签，总经理签发。5.2.1.3部门级行政文件与部门制度由主导部门负责拟稿，部门主管核稿、签发。5.2.2文件的发放5.2.2.1公司级行政文件经总经理签批后，统一由行政部主办人员编号、发放，发放的形式