会议筹办机构内部信息沟通结构研究

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1、会议筹办机构内部信息沟通结构研究摘要：本文选取首届亚洲能源论坛秘书处作为案例，运用社会网络方法•通过档案法和深度半结构访谈法获得数据，从整体视角研究会议筹办机构内部信息沟通结构的特点。研究发现，会议筹办机构内部的信息沟通结构具有开放性和实时性，其信息沟通结构的规模与组成模式存在阶段性变化，而且愈临近会期•结构成员愈加紧密地围绕着核心成员和部门进行更频繁的沟通合作。关键词：会议；筹办机构；信息沟通结构；社会网络1引言会议是指三人以上参加、按照一定的规则、为达到一定目的进行的交流活动（武少源，2006）o不同类型的会议运作模式不同，但具有信息密集型活动，前期筹

2、备时间长，实施时间短等共性。筹办阶段的工作效率和效果对会议的成功举办具有决定性作用，在这个阶段，筹办人员需要通过分工与合作，及时准确地传递和处理大量高密度的信息（戴聚岭,2007）,完成定位品牌、确定类型、邀请发言人、组织参会者、选择会址、布置会场、安排食宿等一系列工作（Astroff,Abbey,2002)o筹办机构内部建立了以信息传递而非原材料、半成品、成品等实物的输入和输出为基础的合作结构和模式。现有的会议研究，主要关注以下方面。一是会议策划者选址的影响因素。早期研究主要使用描述性研究方法，最早研究会议选址问题的为Fortin等(1976),他们提出

3、了10个影响会议策划者选址的因素。McCleary(1978)认为,会议策划者最关心的是会场容量、服务人员素质、额外服务、食物质量、成本、地点的可达性以及购物的方便性。2000年以後，更为复杂的定量研究方法(如多元回归分析)逐渐得到广泛运用(Lee,Back,2005)。Baloglu和Love(2003)采用定量研究法，阐述拉斯维加斯成为会议规划者喜爱的会议城市的主要原因；陈劲甫和萧玉华(2008)通过模糊AHP法，研究了国际会议主办单位在进行会议选址决策时考虑的五大评估指标的权重。二是将会议策划者选址同与会者的满意度相结合进行研究。Kim和Kim(20

4、03)研究了75位国外会议策划者关于韩国首尔作为国际会议目的地的影响因素和满意度因素，分析得岀五项影响会址选择的因素和五项满意度因素oChoi(2004)采用多元回归分析法研究参会者整体满意度及再次选择的因素，发现最重要的影响因素是会议室的质量、酒店人员素质和住宿质量。三是会议策划者的决策研究。Comas和Moscardo(2005)发现，对策划者来说，影响会议决策的重要因素比较相似，并指出这些因素的重要性随着会议的类型而变化。Jago和Deery(2005)研究了会议决策过程中各个会议利益相关者的关系，并且提出了值得关注的影响会议决策的因素。可以说，现有

5、研究对会议目的地和会议服务提供者如何满足与会者要求、如何进行有针对性的营销以及如何与会议的各利益相关者进行合作具有启示意义。但现有研究多选取会议筹办过程中某一环节(如目的地选择、会址选择、服务营销某个链)进行研究，并未考虑会议筹办全过程以及会议筹办机构内部信息沟通合作对会议绩效的影响。事实上，会议的筹办过程，整体上是一个持续性的、以信息沟通为合作基础的、涉及多个工作板块的复杂过程，这一过程会对会议召开顺利与否有着决定性的作用。从微观角度上看，会议筹办机构内部成员之间的信息沟通是具体而零散的；但从宏观角度上看，所有具体而零散的信息沟通是否会表现出一定的规律性

6、、结构化特点呢?基于此，本文从内部信息沟通角度，以社会网络理论为基础、以会议筹办过程为时间轴，研究会议筹办机构在信息沟通结构方面的特点。2研究思路结构研究本质上是结构内部关系总和的研究。社会结构是社会系统内联结和分裂的模式(Wellman,1988),是对行动者之间关系模式的抽象表达(Nadel,1957)。因此，要从整体角度研究信息沟通的结构特点，必须要先从微观角度了解个体之间的信息沟通关系。关系研究的视角有很多种，已有70多年发展历史的社会网络方法，能够通过量化表征揭示关系结构。此方法可以应用于研究从小范围群体到整个系统在内的一系列不同类型、不同层次的

7、组织(约翰?斯科特，2007)；研究者能够追踪信息的横向和纵向流动，识别其来源和去向，并鉴别出流动过程中的结构性限制(Lee,Back,2005)。因此，本文主要借助社会网络方法研究会议筹办机构内部的信息沟通结构。本文选取2009亚洲能源论坛(首届)的筹办机构——亚洲能源论坛秘书处(以下简称秘书处)为案例研究的对象。论坛于2009年8月8日至9日在广州召开，来自中国、菲律宾、日本等国家和地区的能源界政要、企业家和专业学者以及新闻媒体代表等800余人出席了论坛。该论坛是首届会议,其秘书处信息沟通网络经历了从无到有的完整建立过程，论坛涉及到政界、商界以及学界的

8、合作，筹办工作中需要处理大量的信息，因而秘书处的信息沟通结构具有较