01文件控制管理程序

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1、上海市南汇化工轻工有限公司文件部门：题目：文件控制管理程序起草人：（日期）文件编号：版本号：页数：部门审核：（日期）QA审核：（日期）批准人：批准日期：实施日期：分发部门：1目的与适用范围为规范各类文件的制（修）订程序、发放和使用，确保各相关场所使用的文件都为有效版本，防止作废文件的非预期使用，特制订本控制程序。2管理职能2.1技质部负责本公司方针目标的制（修）订起草，负责生产质量文件和上级公文的归口管理工作。2.2生产部负责本公司与装备设施有关的作业文件，图纸的制（修）订及相关技术文件归口管理2.3其他各部

2、门负责本部门文件的管理。3管理内容与要求3.1文件控制过程图（见图一）3.2文件分类321质量方针和质量i标322标准管理程序（SMP）；323技术标准文件（TS）；324标准操作程序文件(SOP),包括：工艺操作规程，设备维护规程等；325外来文件，包括：国家或行业标推、顾客或供方提供的文件等。326记录文件(包括各生产、质量、检验、指令等记录)3.3文件的编号3.3.1标准管理程序文件，标准操作程序文件，技术标准文件的编号方法。NHOX严XX广-XX-卜严修改次序号I版本号年份顺序号文件类别(SMP.SO

3、P.TS)公司代号3.3.2记录表格表式(含检验记录和指令单等)编号方法NHOJLXX-X込XX——年份顺序号记录文件公司代号3.3.3外来文件按原编号或名称。3.4文件的编制、审核、批准见“附件二”。3.5文件的修改与换版3.5.1根据实际需要，当文件需作重大修改或文件个别修改5次（含5次）以上或质量管理体系换版时，文件应在修改发布同时更新版本号。当文件仅需作非根本性的个别修改时，可仅对修改部份更新该文件，此时，同时更新文件的修改次序号。所有的修改过程均必需执行3.4条款的规定。3.5.2文件的修改均应记录

4、在文件的修改页上。3.6文件的发放361文件的归口管理部门负责发放，并填写“文件发放登记表”，将文件发放到与质量管理体系运行相关的各场所。3.6.2文件的发放分“受控”和“非受控”两种状态，对受控文件加盖“受控”章及编写受控分发号。363受控文件的复印在技质部办理申请手续，得到公司主管领导批准后方可复印。364对“受控”文件在更新时以旧换新，对无“受控”章的文件可不予更换。3.7文件评审3.7.1质量方针和质量目标在每年的管理评审时予以评审。以确定质量方针和质量目标的适宜性及有效性。3.7.2管理程序、程序文

5、件及操作程序根据实际操作及吋更新并进行评审。在公司组织机构、产品结构、工艺技术等发生重大变化情况下，应同时进行文件的适宜性和符合性评审。3.7.3对所有文件的评审应填写“文件控制管理表”，并由主管领导审批评审结果。3.7.4对评审后继续有效的文件，须更换文件封面和修改页，原文件内容保持不变。3.8文件回收和处置3.8」文件作废或失效后，由该文件发放部门及吋负责回收并填写“文件回收记录表”。3.8.2作废或失效文件，一般应予以销毁。如需作为资料保存的,在文件的封面加盖“失效文件”印章，以防非预期使用。3.8.3

6、当有效文件破损严重，彩响使用时，在原发放部门办理更换手续，回收破损文件，补发完整文件，补发的文件仍用原受控分发号。3.9其他管理事项391技质部对公司质量管理体系文件编写质量管理体系有效文件□录。当质量管理休系文件有变更时，及时变更“质量管理体系有效文件目录”并通知各相关部门，以确保文件使用场所、使用的均是有效文件。392文件和资料的归档按《档案管理制度》执行。附一:文件控制过程图附二文件制（修）订、审批表文件类别起草人审核批准发放更改作废文件收回质竝管理程序文件各归口管理部门技质部总经理、质量受权人技质部同

7、制订权限QA技术标准各归口管理部门技质部总经理、质量受权人技质部同制订权限QA工艺操作检验规程各归口管理部门技质部总经理、质量受权人技质部同制订权限QA设备操作维护规程各归口管理部门技质部总经理、质量受权人技质部同制订权限QA说明：重要技术指令主要指涉及已有规程、标准修改的指令（不含临时性修改）相关记录1.文件控制管理表(NHQ-JL25-2013)2.文件发放登记表(NHQ-JL26-2013)3.文件冋收记录(NHQ-JL27-2013)4.文件销毁记录(NHQ-JL28-2013)5.文件修改页