电力企业外事管理体系的构架与应用

《电力企业外事管理体系的构架与应用》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、电力企业外事管理体系的构架与应用［摘要）隨番企业海外业务的逐年壇多，外事管理业务的复决程度和工作量逐步増加，企业外■业务逐渐涉及派遇人吊临时出国（境）或长期在外工作.越橋外国人、港澳地区人厉来访，会展.国际会议等任务审批和手续办理锌.外况复决多样.公司因公出国团组和人数众多、团组多，再加上公司成员企业分散各地，造成了企业管理困难、生产成本塔加、办鑒放率低下锌间題.如何建立起高效的外事管理机制从而提升企业内部员工管理水平及企业竞争力已成为越来越多企业关注的间题.本文围绕a篥团外事管理系统建设及效益展开研究分析.［关键词］外事管理；证照管理；团组申报1外事管理系统建立

2、背景外交部已于2011年启动因公电子护照项冃，并要求各外事自办单位按规定报送出国（境）团组电子信息，并要求各单位因公出国（境）人员指纹、照片、护照、身份证、户口木等信息统一采集上报；国资委要求所属央企定期上报出国（境）团组信息，对集团领导出国（境）情况需要进行备案审批。A集团外事管理系统是外交部、国资委的要求，更是企业自身业务发展的需求。A集团已有外事审批权（含护照自办权、签证自办权、邀请外国人来华权、开据出境证明权），各企业均将文件材料邮寄到总部，审核通过后再报送外交部，工作周期长且不易统计。A集团内部对外事管理信息化也提出了更高的要求，要求实现对人员护照、签证

3、事项表等外事相关信息进行集中管理、信息共享，与外交部系统实现自动对接。2外事管理系统建立的目标及内容企业应该拓展外事管理渠道，为外事工作构建全新平台［1］.建立符合A集团外事局/外事局要求的外事网上办公系统，实现办公流程电子化、外事管理标准化，规范审批业务，提高审批和外事手续办理效率。通过全面规范集团基础管理流程，通过将纸质的审批单据电子化，人工审批流程自动化,实现网络办公和移动办公；通过任务管理、流程追踪、进度监控、流程督办等，实现对业务流程全过程的监控;建立与外交部数据接口，实现自动交换；建立指纹采集系统，实现应用功能与电子护照集成，并与外交部形成数据交换；通

4、过外事办公系统的建设，节省工作时间，提高工作效率，切实为集团国际优先发展战略做好服务。3企业外事管理体系的构架外事管理系统业务系统架构见图1,该系统主要包含以下功能点：(1)外事管理外事管理主要包含出国(境)团组审请管理和邀请外国人来华审请管理,出国(境)团组中请管理主要用于出国(境)团组的中请、审批和护照、签证等业务的办理。邀请外国人来华申请管理主要用于集团公司邀请外国人来华事项的申请、审批和业务办理工作。外事管理直接提供办理外事业务所需的各种二维码表格，批件等文件，方便快捷。(2)证照管理证照管理主要包含人员信息库和证照信息库，用于人员信息库人员信息的管理和证

5、照信息的管理。人员信息库和证照信息库的建立，为集团公司的人员和证照信息的存储，使用，分析提供了一个良好的使用环境。(3)查询统计查询统计主要包含根据A集团外事局的要求做出的各种查询统计功能，用与对外事业务数据的统计和汇总，了解和分析。(1)备案管理备案管理为人力资源对出国人员备案信息的查询和了解提供了一个接口。(2)信息管理信息管理用于发布最新的外事业务信息和动态，方便外事办理人员及时有效地了解各种外事动态。(3)护签接口与外交部系统进行自动对接，护照签证数据上传交互。(4)指纹采集建立指纹采集系统。集成指纹釆集设备，实现应用功能与电子护照集成，并与外交部形成数据

6、交换。为实现A集团外事管理系统与外交部外事系统互联互通，自动上传护照、签证，外事管理系统需要访问外交部授权公网，故采用DMZ区部署方式。DMZ区部署方式兼顾内部系统内网使用和与外交部系统的联通。安全方面通过防火墙实现与外网的隔离和与外交部服务器通讯时的数据加密(如图2)oA集团外事管理系统提供了全面的外事审批流程，能够完整地实现各类团组所需审批流程（如图3）。对工作流程进行细化，使外事管理工作具有更强针对性[2].4应用情况及效益评价（1）A集团总部以及所有事业部管理企业人员出国（境）的中报及审批全部通过外事管理系统完成，实现了外事管理创新[3].（2）基于信息管

7、理系统，迄今已完成了3000余个出国（境）团组和400个邀请外国人来华团组的申报和审批工作，达到了良好的使用效果。（3）通过与外交部外事系统自动对接，每年节省外勤人员出勤工作60人*天。（4）基于外事管理系统，协助A集团外事局出具多种查询统计报表，能够及时有效地了解整个集团的出国境人员情况和邀请外国人来华情况，对于整个集团的外事管理起到了良好的作用。（5）外事管理系统整体的设计和使用效果达到了最初的要求和目的，实现了外事局自行管理并办理集团外事业务的目标，实现了外事管理流程电子化、外事管理标准化，业务审批规范化，提高了外事审批和手续办理的效5结论通过建立符合A集团

8、外事管理系