浅谈高校学籍档案管理发展几点认识

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1、浅谈高校学籍档案管理发展几点认识【摘要】高校学籍档案管理是高校管理工作的一项重要内容。正确认识高校学籍档案的重要性，科学管理高校学籍档案，有效开发利用高校学籍档案，对高校管理水平的提高有着巨大的促进作用。本文通过高校学籍现状，结合工作实践，对高校学籍档案面临问题与开发利用进行了分析。【关键词】学籍档案；存在问题；管理工作；解决方法随着高校在校学生人数在不断增长，办学规模在不断扩大，高校学籍档案管理成为学生管理、教学管理以及档案管理的重要组成部分，如何加强和完善，使其规范化、制度化,科学化，是当前高校学籍档案管理工作面临的新问题和新挑战。1・学籍管理存在问题：1.1学生对自

2、己的学籍档案不重视学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等项活动中直接形成的，对学校、社会和个人具有保存、证明、使用价值的历史真实记录。高职院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。我们许多学生对自己的学籍档案不够重视，满不在乎，毕业时一走了之现象很多，致使许多学生档案滞留在校多年。1.2学籍管理模式落后高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个单位都有自己的一套学籍管理模式，信息无法达到共享，很多高校学籍档案管理方式大部分以手工为主，反而增加了工作量，重复工作多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，

3、已满足不了信息化管理发展的需要To1.3学籍档案管理人员建设问题许多高校领导不太重视学籍管理各单位没有专职档案人员负责文件资料的收集、整理工作，只是配有兼职的老师做学籍档案管理工作，由于兼职档案人员没有经过专业岗位培训，档案意识不强，仅靠自身学习、实践摸索，没有专业能力和管理素质，因而在对学生档案处理时，兼职档案管理人员自身也认为档案管理并不是很重要，使档案管理工作的开展受到一定的影响。1.4学籍档案信息存储不够规范学生的许多档案材料都分别来源于各部门，比如入学学籍档案来源教务处、学生奖励、处分等信息来源学生处平时成绩来源各系部等由于各部门对档案工作重视程度上的不同，致使

4、学籍档案材料不能及时地按照档案工作的要求进行收集、分类、整理、归档，导致学生信息材料不完全，档案内容单一，并且对档案资料真实度核审以及监管难度加大。2•为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施2.1提高对学籍档案管理重要性的重视度首先从高校领导、各系部部门以及学生本人，都应提高对学籍档案的认识和重视，自觉认真收集、更新、完善学籍档案。高校学籍档案种类多、构成复杂、形式多样，涉及的系、部、实验中心特别多，学生成分复杂，时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物配备上给予支

5、持，挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作，改善办公、管理环境,加大关于学籍档案工作的宣传，为高校学籍档案管理制度化、规范化、科学化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。2.2健全档案管理制度，完善学籍档案管理工作建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，高校档案部门实行过程管理、统一标准、监督检查等的一系列目标管理。最终学籍档案归位与高校档案部门并随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不同而变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕

6、业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。2.3加强学籍管理人员的素质建设首先加强档案管理人员专业理论学习，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，而且对工作有一定的积极性，使其在工作中更主动、更自如，更好的提高发挥办公效率。2.4充分对学籍档案的开发利用随着对外开放

7、的不断加强，高校教育改革的逐步深入,给高校学籍档案中信息资源的开发利用带来了前所未有的发展机遇。高校学籍档案信息是否得到了社会、用人单位和毕业生的广泛认可和高度评价，来自于是否高校对学籍档案充分的开发利用服务学生服务社会。总之只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高校学籍档案的管理工作适应高校发展和社会发展的需要。建立健全一整套高校学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。【参考文献】[1]梅琼，陕朔•高校学籍档案的管理与开发利用.[2]陆