付款凭单制的业务流程

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1、付款凭单制——一种有效的货币资金支付控制方式付款凭单制（vouchersystem）是控制货币资金支付业务的有效手段。在这一制度下，不论是赊购、现购、支付费用账单或其他任何导致货币资金支出的业务，一开始都要填制付款凭单。付款凭单是一种授权付款凭证，是企业每一笔付款的重要依据。付款凭单制为西方企业广泛运用。笔者拟借鉴国外企业的做法，结合我国的有关制度，探索付款凭单制在我国企业中的应用途径。一、货币资金支付业务的一般做法《内部会计控制规范——货币资金》第十条规定：企业支付货币资金可分为以下四个程序（1）支付申请。单位有关部门或个人用款时，应当提前向审批人提交货币资金支付申

2、请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明。（2）支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。（3）支付复核。复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。(4)办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。在以上控制程序中，支付审批是最为重要的控制程

3、序，它关系到货币资金运行的安全性和有效性，而审批的适当性与有效性依赖于支付申请的正确性与合理性。在企业实践中，对于货币资金支付业务的申请与审批控制，不同的企业采用的控制方式也是不同的，主要有以下两种方式：1．“单证背书”签批控制方式当业务部门或个人需要支付款项时，将相关单证送达审批人员，由审批人员核实单证和用款计划后，在单证上签署同意支付款项的字样，并依此作为财务部门办理款项支付的的依据。这种方式常用于差旅费、日常办公用品购置费等小额业务款项的支付。2．“用款申请书”签批控制方式当业务部门或个人需要支付款项时，提前向审批人员提交“货币资金支付申请书”（注明款项的用途、

4、金额、支付方式等内容，并附有效的经济合同或相关证明材料），审批人员经核实后在“用款申请书”上签署同意支付款项的字样，交财务部门办理款项支付。这种方式常用于物资采购、工程项目等大额业务款项的支付。4以上两种控制方式，其优点在于操作简便易行，但由用款部门或个人提出用款申请，财务部门难以掌握整个企业的资金需求，不便于对资金使用与筹集作出有效的安排。若审批人与财务部门之间缺乏有效的沟通管道，往往会造成审批金额与实际支付能力之间的脱节，以致影响到企业的信誉。二、付款凭单制控制方式1．付款凭单的基本内容与格式付款凭单的基本内容也称为付款凭单要素，其主要有：（1）付款凭单的名称；（

5、2）凭单到期日（3）收款人名称；（4）填制凭单的日期；（5）凭单编号；（6）摘要；（7）申请付款金额；（8）核准付款金额；（9）付款方式，包括现金付款方式和转账付款方式；（10）借记账户的名称；（11）借记金额；（12）有关责任人的签章。其格式如下：付款凭单凭单到期日收款人年月日凭单编号摘要申请付款金额核准付款金额付款方式借记账户名称借记金额附支持凭证（）张人民币（大写）制单复核出纳审批审批日期2．凭单登记簿采用付款凭单制，填制的付款凭单将依次登记在凭单登记簿中。在凭单登记簿中，可以为一些常用账户（如应付凭单、材料采购、原材料、工程物资、管理费用等账户）设置专栏；为非

6、常用账户设置其他账户栏目。在凭单登记簿中开设栏目的目的在于，通过定期汇总各栏目金额，可以为企业管理提供采购资金的分布信息。凭单登记簿的格式如下所示：4年凭单编号摘要支付日期借记账户贷记账户月日年材料采购应交税金工程物资预付账款其他应收款管理费用其他账户应付凭单月日账户名称金额3.付款凭单处理流程付款凭单制的处理流程可以分为以下五个步骤：（1）获取或编制相关单证对于企业发生的各项付款业务，业务部门或个人应当取得或编制相关单证并及时送达应付凭单处理部门。就采购业务来说，如果是验货付款，采购部门应当取得采购发票，验收部门应就采购物资的质量、数量进行验收并填制验收报告；再如员

7、工出差发生的借款业务，员工应当填制借款申请单；等等。（2）编制与审核付款凭单应付凭单处理部门在收到业务部门送来的相关单证，首先应当对相关单证的一致性、编制的正确性进行检查，然后编制预先连续编号的付款凭单。付款凭单一式三联。在经过独立复核后，其中第一联（代记账凭证）送达会计部门，作为记录采购业务的依据；第二联送达审批人员，对于现购及其他现付业务，凭单应立即送交审批人员批准付款，如属赊购业务，凭单应当按付款的先后顺序暂时归入未付款凭单保管箱，待凭单到期日再送审批人员批准付款；第三联留存，用于登记凭单登记簿。若发生退货等非正常事项，则应编制红字付款凭单，注