第三章财务管理

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1、29第三章財務管理3.1本章述明社會福利署（社署）對非政府機構（機構）在財務會計及外部審計方面的要求。財務會計3.2本節訂明有關會計、財務申報及內部控制的基本要求。遵守該等要求是機構獲得整筆撥款資助的先決條件，而且機構為維持良好的財務管理也有遵守的必要。會計3.3機構必須確保所有交易事項均須記錄在適當的帳簿及其他會計記錄內，並把《津貼及服務協議》規定服務和有關支援服務（包括中央行政及督導支援工作），以及非《津貼及服務協議》規定的服務分別記帳。3.4有關《津貼及服務協議》規定服務及支援服務的會計要求如下：(a)機構的財政年度由

2、4月1日起至翌年3月31日止；《整筆撥款手冊》（2016年10月）（中文譯本）30(b)機構須在其帳目及年度財務報表中妥善無誤交代所得的整筆撥款款項和其他社會福利資助，以及各項支出；(c)每個受資助服務單位，即《津貼及服務協議》下由整筆撥款、其他社會福利資助（例如周年財務報告附註8所示的中央項目、租金及差餉等）及其他收入提供資金的所有單位，必須備存各自的經營收支帳。每個受資助服務單位的經營收支帳必須符合下列各項：(i)分開列明《津貼及服務協議》規定服務及非《津貼及服務協議》規定的服務；(ii)按照附件4所述的會計科目表（或會

3、更新）保存會計記錄；(iii)作為機構編製附件5所述的周年財務報告的資料來源；以及(iv)構成機構整個經審計帳目的一部分。(d)機構須製備有關《津貼及服務協議》規定服務及支援服務的周年財務報告；以及(e)個別活動項目，如有收入或指定捐款的資助，收支必須在帳目中分別列明。《整筆撥款手冊》（2016年10月）（中文譯本）313.5每間機構均須備存下列基本帳簿及會計記錄：(a)帳簿及記錄：(i)現金簿；(ii)記錄捐款、會費及收費等收入的每日收入摘要及收據存根；(iii)各類支出的付款憑單；(iv)列示全部職員個人薪酬開支的支薪表

4、；(v)職員記錄，例如聘書，以及有關晉升、調職、增薪日期等文件；(vi)固定資產登記冊；(vii)顯示所有收入及支出、資產及負債的分類帳；以及(viii)所有轉帳和帳目調整的日記帳。(b)所有帳簿及其他有關記錄必須最少保留以下規定的時間：(i)永久性的記錄，例如年度財務報表、資產存錄、屬資本性質和有關政府非經常性撥《整筆撥款手冊》（2016年10月）（中文譯本）32款等的記錄。此等記錄未經社會福利署署長事先批准，不得銷毀；(ii)最少保留七年才可以銷毀的記錄包括所有帳簿（例如分類帳、現金簿等）、憑單、發票／申請現金表格、收據

5、和銀行月結單；以及(iii)最少保留兩年才可以銷毀的記錄包括複本文件，例如季度申報表、報價詳情、支薪表和憑單。(c)機構備存的帳簿及所有其他相關的記錄和資料必須在所有合理的時間可供社署的認可人員審查，以及供審計署審計。3.6機構亦須依照核數師在管理建議書中的建議和社署的建議，改善機構的會計制度。財務申報3.7財務申報的基本要求是機構就所有《津貼及服務協議》規定服務（包括其支援服務）提交周年財務報告連同其外聘核數師的審查報告，以及整間機構經審計的財務報表。《整筆撥款手冊》（2016年10月）（中文譯本）333.8機構須就由整筆

6、撥款、其他社會福利資助及其他收入提供資金的《津貼及服務協議》規定服務（包括其支援服務）擬備周年財務報告。報告的規定格式載於附件5（或會更新）。周年財務報告必須：(a)取材自《津貼及服務協議》下所有受資助服務單位的經營收支帳，並能與其帳目作對帳；以及(b)就機構而言，顯示以下項目：(i)分開列示定影員工及6.8%資助比率職位所收到公積金資助及公積金支出；(ii)個人全年薪酬超過700,000元並由整筆撥款支付的各個職位數目分析；以及(iii)整筆撥款儲備及其他社署資助結餘分析。3.9《整筆撥款手冊》（第二版）附錄6的周年財務報

7、告附註第5段規定，認可社會福利服務收費以外的所有捐款及收入，均須歸入周年財務報告的“其他收入”一項。為回應業界的意見，作為一項改善安排，機構收到的非社署資助及捐款毋須列入周年財務報告的“其他收入”項目之內。就此，若然捐款是用作支付周年財務報告所示的支出，則須列入“其他收入”。不過，《整筆撥款手冊》第2.28及2.29段所訂明有關處理收費及費用的指引，仍維持不變。《整筆撥款手冊》（2016年10月）（中文譯本）343.10為履行管理責任及符合政府帳目的做法，周年財務報告作為機構向撥款者（即社署）交代如何妥善運用所獲資助的一份獨

8、立文件，應以現金會計方式擬備。3.11周年財務報告（附件5）必須構成機構年報的一部分。任何機構如選擇不在年報中提供周年財務報告，則必須把整份最新的周年財務報告上載至機構網站，並在年報中標明連結至周年財務報告的網址。機構如不發放年報，須遵從第4.14及4.15段有關向公眾披露周年財務報告的規