浅谈项目建设企业档案工作

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1、浅谈项目建设企业档案工作席新平（哈尔滨市华能集中供热有限公司，黑龙江哈尔滨150000）摘要：基建施工企业档案工作会随着项目的不断竣工而变得繁琐，但随着计算机科学的飞速发展，加之信息化建设在施工企业中的推广，促使企业档案管理工作在新形势下向信息化方向迈进。关键词：项目建设；企业；档案建设项目指建筑、安装等形成固定资产活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。基建施工企业档案工作会随着项目的不断竣工而变得繁琐，但随着计算机科学的飞速发展，加之信息化建设在施工企业中的推广，

2、促使企业档案管理工作在新形势下向信息化方向迈进。作为大型项目建设企业主要的侧重点都放在项目建设和项目管理方面。针对项目的档案管理一般情况下都比较薄弱，随着档案宣传的力度和后期项目维护的需要现在对项目建设档案管理也越来越重视，特别是市级档案局和城建档案馆等部门对项目建设档案的重视，在一定程度上加强了企业对档案管理的重视程度。针对项目建设企业档案管理工作我认为达到以下基木的要求：1企业应当制定《企业档案人员保密责任制》，确保档案人员认清自己的职责和工作中保密的重要性针对自身企业的实际情况，由企业专职档案管理人员根据国家各项档案法规和标准

3、制定木企业档案制度、制定本企业档案管理范围、保管期限，而且要涵盖企业所涉及的所有档案管理内容这样对建立一个系统全面的档案管理系统行之有效。才能从真正意义上做好木施工企业的档案管理与利用工作。企业应严格参考国家《档案法》、《企业档案工作规范》、《国家保密法》以及地方档案局制定的档案管理办法，制定出木企业的《档案管理办法》，并将《档案管理办法》纳入企业管理手册中去。《档案管理办法》中应明确归档文件类型、归档范围、归档时间、文件保管期限、归档文件整理方法、销毁制度、保密制度以及归档文件所属部门责任，明确档案工作者与各部门负责资料归档相关责

4、任人员的具体职责，做到岗有其人、人有其责，确保企业各部门资料、文件以及有记录价值特殊载体档案的整理归档工作能够得到顺利开展。制定各种载体类型档案材料的归档方法、保管与定期检查措施,做好档案室及档案库房管理工作,严格按照档案保护技术要求搞好档案室以及档案库房的防虫、防腐、防高温、防光、防蛀、防盗、防尘工作。企业应当制定《企业档案人员保密责任制》，确保档案人员认清自己的职责和工作中保密的重要性。划分明确的归档范围，提高其在日常档案工作活动中责任心，确保日常生产活动形成的具备查考价值的档案文件都能够得到有效归档；定期开展保密工作教育，提高

5、专兼职档案人员的保密意识，确保公司商业秘密不被竞争对手窃取，机密不泄露。建立明确的保密责任制有利于提高企业内部员工的保密意识，使专兼职档案工作者有-•种做不好自己的工作就有可能被做得好的员工淘汰，使得其不得不提高工作能力，为实现集团最高利益而努力。2在有条件的情况下设置档案室，设置专兼职档案管理人员及配备齐全的档案设施企业应设置专职档案主管人员，直接上级为主管档案工作的副总经理;各项目、各部门设兼职档案员，负责监督办理项目档案及其他方面档案归档。企业应设立档案室，负责企业档案资料保存；特别是一些重大建设项目的档案都是要求永久保管，因

6、此要根据企业发展状况对档案库房的规模设计要充分；并建议安装密集架。各施工项目设临时档案室，由兼职档案管理员负责项目文书档案与工程档案归档的监督和指导工作，项目竣工后档案交由档案库房集中保存。建立一套集团档案主管监督指导、档案管理人员密切配合、项目兼职档案人员严格执行的企业内部档案工作者网络，力保项目建设档案资料应收尽收。3购置专业信息化系统，制定企业信息化工作发展方向，搞好企业的档案信息化工作犬中型企业应当配置现代化的机房，高端的服务器和高容量移动存储设备，建立档案数字化管理制度，加强档案信息化录入人员素质培训，提高各岗位员工档案信

7、息化水平。目前很多企业都有自己的办公系统，档案信息管理可以在办公系统中进行开发建设，设立档案管理模块，根据自身企业的实际需要，制定档案管理软件。对于有条件的集团化企业可以成立档案信息中心，将过去的纸质档案扫描变成电子化档案，即确保了I口有档案的保管的安全性，又能加快档案信息化的进程。4制定纸质档案与电子文件的利用制度，并监督执行，搞好档案利用工作档案最原始的形态就是构成记录性的介质，故在一个企业内部，形成的档案多为纸质档案，或者基于磁介质的录像带、磁带、磁盘等。纸质档案在做好电子数字化之后，按照档案整理办法进行整理、组卷、装订成册；

8、数字化的档案上传到档案信息化系统中去。纸质档案利用时根据利用对象，档案室专职人员按照档案利用制度填写利用者信息，填报利用内容；电子档案借阅只能通过档案信息化系统利用，利用者需使用专用软件狗，只能打印不能下载（如果要下载需要办理特殊的下