网络环境对机关档案管理的影响new

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1、万方数据口云南大学公共管理学院2006级硕士研究生王娅兰台沦荭o—～摘要本文通过阐述网络环境下机关档案多元化的发展趋势，分析了机关档案管理中收集、鉴定、保管等方面存在的问题，提出了网络环境下做好机关档案管理工作的几点建议。关键词网络环境机关档案档案管理’随着办公自动化与网络化的快速推进，电予政务建设不断提会议记录、会议纪要、领导讲话也都有语音记录，形成视频材料、语速，在政府办公效率不断提高的同时，机关档案的管理工作也出现音材料。当然，尽管这些内容都已通过这种方式记录下来了。但是，了一些新问题。面对新变化、新困难，我们档案工作者必须去思考通常也还会将其形成纸质的文书材料归档保存。和探讨

2、解决的办法。2．载体多元化。目前，政府机关的档案仍以纸质材料为载体的一、网络环境下机关档案的多元化趋势居多。但随着电子政务建设步伐的不断加快，电子文件的数量不断网络环境下，档案及其工作受到了前所未有的挑战。机关档案增多；网络技术、数码技术等高新技术的应用以及新型材料的使无论是在形成过程还是载体形式上都发生了很多变化，具有了以用，也使机关档案的载体形式发生了很大的变化．出现了载体多元下几个新的特点：化的现象。现在，很多领导讲话的录音、电子文件正式形成之前的1．形成过程多元化。随着电子政务工程的有效实施，机关文件修改文件记录、许多通过政府网站获得的电子文本．都需要下载到的制作有多种方式可

3、选择。(1)手工制作。这里的手工制作主要是磁性载体材料上留存；机关的日常活动中除了形成一些纸质的记指文件的起草、传递、归档、保存等整个运作过程依靠机关文书管录材料外，还形成很多视频影音材料，这些材料的留存也大多是依理员手工完成。这种形成方式通常由文件的制作者手工书写文件，靠光盘这种载体形式。然后再录入计算机形成正式文件，文件的传递也通过传统的人工3内容记录形式多元化。网络环境下，除了传统的纸质档案以传递方式进行，最终归档保存的依然是纸质文件。(2)ff算机生成。文字的形式记录其内容外，随着电子文件的不断增多，档案的内容文件的制作者直接利用计算机起草文件，修改文件后直接打印形记录电有了

4、新的形式。网络环境下，电子文件是以“o”、“r组合为成正式文件。在办公自动化软件以及网络技术的帮助下，直接在文其记录符号的，它是按一定的数字编码形式存在的文件。语音文件件会签单、文件拟办单、文件模版中填入相应的内容即可形成需要又以电磁波的形式记录文件，形成波形文件。视频文件大多是通过的文件并传递处理，最后形成电子文件归档保存。但目前机关多采现代化的数码摄影技术和语音记录技术来记录信息。大多是记录用双套保存制度，所以这些电子文件也有相应的纸质版本形成。在光盘和磁盘上，而光盘又足靠激光技术在某种介质上写入信息，(3)数码影像设备生成。随着数码影像设备的普及和应用，机关召同样靠激光读出信息

5、。以磁带、磁盘、移动存储设备等磁性材料为开的很多重要会议、举行的重要活动，都有可视化的全程记录，而载体的档案则是用电流来代表信息，将电流转化为磁记录介质上手，也可起到事半功倍的效果。二要重视筛选、鉴别。选择积累有一之有序化、便用化。同时，培养信息导航、咨询人员和信息分析师，定量的信息资料后，还要对所选择的信息进行认真的鉴别、比较，加强各种服务意识和服务措施，既满足一般大众人员的信息需求，特别是一个时期内的同类型的信息资料，进行比较后，其优劣好又满足特殊人群的个性化需求；做好信息资源的把关、初选工作，坏、重复冗余就一目了然了。在比较的基础上，还要进一步分析研以优质有序的各种信息数据库和

6、灵活机动的信息咨询分析专家来究，集中信息中的要点进行综合、归纳、综述，就可以对一个重要的达到防止信息污染、满足用户需求的目的。具体地说就是：一要建信息或研究观点有较全面的认识相大概的了解与掌握，可以去伪立集纳、筛选机制，将分散的信息资料，经过各专业、各学科的专存真，不被海量的信息所迷惑。三是要提高信息素养，即辨别、提家、工作者的筛选，采购、集纳成本单位、本地区的信息数据库。同炼、过滤信息的能力。这就必须持之以恒地学习实践．不断地充实时，建立适合个性化服务的各种专题数据库、特色数据库。如北大自己，更新知识，积累经验，提高综合素质和社会观察力，才能游刃图书馆开辟的“热点话题题录”特色数据

7、库，中国人民大学报干愤有余地发掘信息，理解和把握信息的精华，沙里淘金。四是定制信料复印中心编制的各专业、各学科的专题资料数据库．以及各级政息。在网上或图书馆及信息咨询公司定制所需的专业信息．或者接府针对党政干部学习的理论参考数据库等等。二要培养信息分析受个性化的信息服务，以节省大量的精力，免受信息污染的干扰。师，网络信息榆索、咨询人员，提供专业的、浓缩的、有价值的个性五剧5且挡垃圾邮件。充分利用电子邮件系统提供的各种功能，针对化服务，使用户节约查找信息的时