利用excel轻松应对考务工作胡家君

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1、利用EXCEL轻松应对考务工作乾县第一中学胡家君在学校组织的阶段考试考务工作中，为了便于评卷实行流水作业和避免学生作弊，需要按照年级把学生混合编排考场，并按年级统计成绩。这就给我们来了困难，比如考场考号如何确定各学生的名次及在自已班内的名次如何排定？这些工作，通过多次排序和复制粘贴数据，肯定可以完成。但时，面对几千学生，几十个班级的这些数据，显然又太麻烦了。现在我们就把这项繁杂的工作交给EXCEL去完成吧。一、考号及试场的确定。要求：由于阅卷机要求考号必须为10位数字，因此我们确定考号前2位用学生入学年份，如2013年入学的为“13”，3、4位为学生的试场

2、号如“第一试场为‘01’”，5、6位为学生班级如“一班学生为‘01’”，后4位为流水号，一般按照上次考试成绩为顺序。这样一个2013年入学，班级为一班，上次考试成绩为年级11名的学生考号就为“1301010011”。1）、考场号的确定。根据要求每30名学生安排一个考场，我们只需要将鼠标定位于D2单元格，输入公式“=TEXT(ROUNDUP((ROW()-1)/30,0),”00”)”，回车后，再选中D2单元格，向下拖动其填充句柄至最后一行D2013单元格，就可以得到每位学生的考场号了。30人一个考场，不会错的。ROUNDUP函数的作用是对数值向上取最接近的

3、整数，由于第一个学生的数据位于工作表的第二行，所以，我们只需要将数据所在行数减1之后再除以30，把所得的结果用ROUNDUP函数向上取整数后用TEXT转换为文本，为2个字符就可以了。2）、考号生成。有了班级和试场字段，我们只需要按要求在A2单元格中输入公式“="13"&D2&C2&TEXT(ROW(A1),"0000")”，就后生成考号“1301010001”，效果如图所示。公式“ROW(A1)”的意思提取数字“1”，通过TEXT字符函数转化为“0001”，“&”是连接符。利用A2单元格填充柄就可以得到全部学生的考号。二、年级名次和班级名次。1）、年级名次

4、的排定。成绩通过阅卷机录入后，需要排定名次。比较简单的是年级名次。使用RANK函数可以轻松解决问题。在J2单元格中输入公式“=RANK（H2,$H$2:$H$2013）”，拖动其填充柄向下复制至最后一得J2013，松开鼠标就可以得到全年级名次。效果如图：2）、班内名次的排定。在不对工作表进行排序的情况下，想得到学生的班内名次，RANK函数就力不从心了。我们必须同时考虑到学生所在的班级以及其分数所处的位置，SUMPRODUCT函数此时正可以大显身手。将鼠标定位于I2单元格，输入如下公式“=SUMPRODUCT(($C$2:$C$2013=C2)*($H$2:

5、$H$2013>H2))+1”。完成后仍然拖动其填充句柄至I2013单元格，看看，是不是已经得到所有学生的班内成绩了？如图所示。公式“=SUMPRODUCT(($C$2:$C$2013=C2)*($H$2:$H$2013>H2))+1))”的意思是：计算在C2:C2013单元格区域等于C2且在H2:H2013单元格区域大于H2的单元格数量，但如果H2是本班内的最高分的话，这个数量就为“0”，所以把它加1就是在班内的名次。三、成绩统计。成绩录入完成后，为了对于以后的教学工作做出指导，需要计算出各科平均分，虽然用AVERAGE函数可以解决一些问题，但对于科目较

6、多，班级数量多时，利用分类汇总可大大提高工作效率。首先把要统计的数据按班级排序，然后选择数据菜单下的分类汇总，按照提示选择相应的选项，如图：结果如下图：这样我们就可以得到各班的平均分。需要注意的是进行分类汇总前数据必须前进行按班级排序，如果要将分类后的数据复制出来，必须通过“定位”选择“可见单元格”，之后只要进行简单的排版就OK了。通过以上几部操作，我们利用EXCEL可以很轻松的完成考试从确定考场，排定考号，成绩排名，最后进行成绩统计，完成考务工作。