采购、付款、出货与内部控制制度

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1、采购、付款、出货与内部控制制度　　　财务文件　2009-6-28第一版采购、付款、出货与内部控制制度一、订货单（order）1订单由销售部专人申请、销售部经理审核、财务部确认、总经理批准、采购部经理签字安排执行；2订单一式三联：白联给销售、红联给采购、黄联给财务；3销售部下订单的时间和数量，要考虑库存、供应商的出货时间，4订货单格式：4.1申请部门、日期，4.2订单编号格式：ORD09060000，（order为订单的英文代号，0906为09年6月，后面4位数为序号）4.3订单项目：序号、区域、产品名称、型号、

2、规格、数量、赠品、交货日期、备注等；4.4附注及各签字人；5订单的内部控制　5.1重点是订单的实际完成情况，是否与订单下达的时间和数量有不适合的地方，同时，方便下次准确下单；5.2销售部必须建立订单台帐，按订单编号流水登记明细；5.3台帐表格如下：　　　　　　　　　　　订单台帐　　　　　　　　2009年6月开单日期订单编号产品名称型号规格数量赠品预计交货日期直接出货日期出货数量直接入库日期入库数量备注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　5.4每星期五的上午（周会前），将本周订单台帐交财务部；a

3、本周的订单台帐要包括以前未完成的订单明细；二、采购合同及物料订购单（外部订单purchase）1采购合同及物料订购单由采购部操作，总经理批准；2采购合同及物料订购单一经成立，应立即给财务一份备案页共6页　　采购、付款、出货与内部控制制度　　　财务文件　2009-6-28第一版，可以是复印件；1物料订购单项目内容如下：1.1物料订购单编号格式：PUR09060000，（PUR为purchase采购的英文，0906为09年6月，后面4位数为序号）1.2需方单位及代表、供方单位及代表；1.3双方电话及传真、交货地点及

4、送货方式、结算方式；1.4表格内项目为：日期、订购单编号、物料编号、物料名称、规格、单位、数量、单价、金额、交货日期、备注；1.5制表人、审核人；2物料订购单的内部控制2.1重点是未完成的采购单的情况、已生产未入庫货品情况；2.2采购部应建立物料订购单台帐，按序号流水登记明细；2.3物料订购单台帐表格如下：　　　　物料订购单台帐　　　　2009年6月　开单日期订单编号物料编号物料名称规格单位采购数量交货数量交货日期完成情况及原因　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　制表

5、人　　　　　　　　　　　　　审核人；2.4以前未完成的采购单都要包括在内，作废的物料订单要作备注；2.5每星期五的上午（周会前），将本周物料订购单台帐交财务部；3物料订购单一经供应商确认，采购部应立即以联络函的方式书面通知品控部主管，通知的内容为物料订购单台帐中已发生的内容；二、品控的内部控制1品控部收到采购部的联络函后，应建立新品的品控台帐，1.1品控台帐的重点是每批货合格品的出货数量与出货时间；1.2品控部的台帐按采购部的内部联络函制定1.3品控台帐内容包括：页共6页　　采购、付款、出货与内部控制制度　　　

6、财务文件　2009-6-28第一版品控台帐　　　　　　　2009年6月日期物料订购单编号物料名称规格单位数量厂方下线时间检测情况返工数量合格品的出货数量出货时间　备注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　制表人　　　　　　　　　　　　　审核人；1.1每星期五的上午（周会前），将本周品控台帐交财务部；二、物流的内部控制1根据出货单（见本制度第六项）建立物流发货台帐；2物流台帐的重点是：2.1当月的实际发货数量；2.2直销发货与对方确认情况；3物流台帐的内容：物流台帐　　　　　　　

7、　2009年6月序号发货日期区域产品名称型号数量（台）赠品预计到货日期价格（元/立方）件数方数其它费用其它扣款总金额货运公司联系电话备注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　制表人　　　　　　　　　　　　　审核人；4每星期五的上午（周会前），将本周物流台帐交财务部；三、付款申请书（进货款的付款申请书payment）1付款申请书由采购部操作，页共6页　　采购、付款、出货与内部控制制度　　　财务文件　2009-6-28第一版采购部专人申请、采购经理审核

8、、财务部确认、总经理批准；1付款申请书一式叁联，采购为红联，其余二联给财务；2付款申请书的编号：PAY09060000，（PAY为payment付款的英文，0906为09年6月，后面4位数为序号）3付款申请书的内部控制3.1重点是已付款，货未到情况及处理；3.2采购部应建立付款申请书台帐，按序号流水登记明细；3.3台帐项目如下：a开单日期、序号、物料编号、物料名称、规格、单位、付款数量