采购与付款内部控制制度——建安

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1、采购与付款内部控制制度建安行业（讨论稿）安永會計師事務所2005-08-16第一章总则3第二章岗位分工与授权批准4第三章供应商的管理6第一节供应商的初审6第二节供应商的准入7第三节已准入供应商采购过程管理7第四章事业部集中采购管理控制9第一节采购计划9第二节请购与审批10第三节采购11第四节订货14第五节验收16第六节付款17第五章项目部自行采购管理控制18第一节采购计划18笫二节请购与审批19笫三节采购20第四节订货20第五节验收20第六节付款20第六章监督检查21第七章附件23第一章总则第一条目的和依拯：为了促进集I才I公司及下属事业部内部控制建设，规范事业部行为，加强企业内部监督和管理

2、，提高企业经营效益，依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计制度》和《内部会计控制规范》及其他相关法律、法规，结合北京建工集团的经营管理特点，特制定《北京建工集团采购与付款内部控制制度》（以下简称“本制度”）。第二条适用范围：本制度适用于北京建工集I才I公司建安行业事业部，其他性质单位可参照执行。第三条内部控制的基本任务：根据本制度完善企业内部控制的机构建设，建立和健全企业内部控制的实施规则，监督和检查事业部对公司各项制度的执行情况，防范和化解各类风险，为企业的运营提供良好的内部环境。第四条内部控制的基木要求：事业部和个人必须严格遵守企业内部控制制度的各项要求，促进各项内部控制工作的顺利进行

3、，明确责任，相互配合，并接受各级领导部门的检查和监督。第二章岗位分工与授权批准第五条岗位分工事业部应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务不相容岗位至少包括：1.请购与审批。原材料、商品等物资的需求必须由施工等部门提出，由采购部门负责组织采购。2•询价、采购招标与确定供应商。采购询价、采购招标管理人员不应有对供应商选择的决定权。3.采购合同的订立与审批。采购合同的拟定、谈判和订立应当与合同审批相分离，保证合同的合法性和条款的严密性。采购合同应曲施工部门、采购部门、财务部门和法律合约等共同参与签订

4、。4.采购与验收。采购人员不能同吋担任物资和劳务的验收工作。5.采购、验收与相关会计记录。物资的采购、存储保管人员、验收人员和使用人不能同时担任帐务记录工作。6.付款审批与付款执行。付款的审核人应同付款的执行人职务分离；记录应付帐款人不能同时担任付款职务。第六条授权批准事业部应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购付款业务的职责范围和工作要求。具体内容包扌乩1.所有采购与付款业务皆需要有止式的批准手续。2.重大支出必须事先提出用款巾请，注明采购的用途、金额、支付方式等内容，并附有相关证明。经主管人员

5、的审批，方能进行。3.审批人应当根据授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。4•总部和事业部必须明确制定采购与付款业务的审批程序，明确规定各级审批人的批准金额和权限；必须按规定程序办理每笔采购与付款业务，对不符合审批程序的采购或越权审批，会计人员应拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第七条采购部门内部组织：采购部门是整个采购工作的核心组成部分，为构建高效的采购系统，除各部门进行相互配合外，还必须加强采购部门内部的组织控制，即对采购部门内部的人员进行必要的分工，建立岗位责任制，明确各口的职责和权限。按采购部门内部职责划分可建立采购经办人和采购审批人两种岗位。1・采购

6、审批人职责(1)全面负责采购工作的组织，制定采购部门工作目标与政策；(2)制定采购内部控制制度，加强采购业务的内部控制与管理；(3)编制年度采购计划和采购预算；(4)协调采购部门与其他业务部门间的关系，负责信息沟通；(5)负责重要物资的采购和重大采购合同的签订；(6)对采购执行人员进行合理的分工和授权；(7)组织采购人员的培训；(8)组织对采购人员进行绩效评价。1.采购经办人员的职责(1)根据采购审批人员分配的任务，积极寻找货源，了解物资行情，选择供应商，经办一般性物资的采购；(2)在授权的范围内，具体负责与供应商谈判价格、付款方式和交货口期等，签订购货合同；(3)降低采购成本，减少资金占用

7、，提高采购效率；(4)对越过授权范围的采购问题应及时上报，经批准后处理。第八条集团公司和下属事业部应配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道徳。此外应当根据具休情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。第九条对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集休决策和审批，防止岀现决策失误而造成严重损失。第十条严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务