《秘书实务》PPT课件

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1、第１章秘书的涵义[本章学习要求]●从职业角度认知秘书的涵义和职责●认知秘书职业化的意义●理解秘书工作的特征●理解秘书工作的要求第一节什么是秘书一、情景案例在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一个特殊群体：靓丽的外表，时尚的装束，浪漫的感情，丰厚的收入……容易给人一种错误的认识——秘书是花瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更注重能力和悟性。国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比如比尔·盖茨的秘书露宝女士，上任时就是一位42岁的有四个孩子的母亲。露宝把微软公司看成一个大家庭，她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，把

2、公司里里外外打理得妥妥贴贴。露宝以她的教养、经验和能力在微软享有很高的地位，深受比尔·盖茨的器重和员工的尊重。有人说，比尔·盖茨是微软的董事长，露宝是微软的家长。比尔·盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝秘书实务一、情景案例第一节什么是秘书在国外，“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语中的秘书（secretary）与秘密（secret）有着密切的联系。现代西方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物，主要指一种职位或职业及具有此职位的职员或从事此职业的人员。（一）

3、秘书的界定二、基本知识国际职业秘书协会秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。欧洲专业秘书协会秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她能在一定的范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表她的上司。美国《韦氏秘书手册》今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理希望自己的秘书成为行政管理的助手，以便自己有可能从繁琐的日常事务及专门事务中解

4、脱出来……秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁……一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手中国秘书学家常崇宜秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决策与管理的职员。下面是从职业的角度列出的一些有代表性的解释或描述：中国秘书学者杨树森秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。中国秘书学家常崇宜秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决策与管理的职员。中国秘书学者杨树森秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助

5、管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。中国秘书学者谭一平秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人中国国家劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。（二）秘书的分类作为一种现代的社会职业，秘书的种类越来越多，横向分类也越分越细。我国对秘书的分类主要有：1．从秘书服务的对象划分从秘书服务的对象划分，可以分为公务秘书和私人秘书两类。公务秘书是指在国家机关、团体、部队、国有企事业单位中，由组织或人事部门选派的承担秘书工作的人员，在编制上属于该单位干部

6、。私人秘书是指由私人、私人企业、民办企业等出资雇佣聘请并为私人服务的秘书。私人秘书在遵守国家法律的前提下，向自己的雇佣聘任者负责。他们的工作制度和工作方式具有很大的灵活性和多样性。2．从秘书工作的性质划分从秘书工作的性质划分，可以分为党政秘书、企业秘书、商务秘书等。党政秘书是辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管理，保障机关各项工作正常运转的秘书。现在我国通用的秘书工作的各项原则规范，主要是针对党政秘书制定的。企业秘书是在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项事务而服务的秘书。在私有企业工作的属于私人秘书性质，在国有企业

7、工作的属于公务秘书性质。商务秘书是在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理各类商业性事务的秘书。目前在我国公司企业中，纯粹的商务秘书还不多，随着人们对商务秘书在商务运作中的重要性有了更进一步的了解和认识，这种局面将会得到改善。3．从秘书业务的内容划分从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书机要秘书是指处理机关机密文件的秘书文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。事务秘书

8、是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾高层领导、专家生活的秘书会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书（三）秘书的分级1．初级秘书初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂务2．中级秘