《秘书实务次课》PPT课件.ppt

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1、第四章会务工作第一节会议概述一、为什么要开会？二、会议的要素三、会议的分类*公司常见会议的种类与作用第一节会议概述（1）经理例会（中层干部会议）经理例会是指由本企业的经理们参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行的，通常每月一次或每周一次，与会人员和会议地点都相对固定。经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿出解决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究和解决新问题，作出相应的对策。第一节会议概述（2）部门员工例会部门员工例会是某一部门定期召开，由本部门全

2、体员工参加的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的作用。（3）公司年会用于各部门报告一年来的工作业绩，确定下一年的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。第一节会议概述（4）客户咨询会这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、建议，对客户提出的问题集中给予解答。（5）业务洽谈会业务洽谈会是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。通常经销商会议也属这类，

3、一边是联络感情，解决问题，一边是洽谈业务。第一节会议概述（6）产品展销定货会产品展销定货会是用固定或巡回的方式公开展出工农业产品、手工业制品、艺术作品、图书、图片，以及各种重要实物、标本、模型等，供群众参观、欣赏的一种临时性组织。这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段，一般由销售部门负责人操办。（7）新产品新闻发布会企业研制出新产品并准备将其推入市场时，常常采用新闻发布会的形式进行宣传。第一节会议概述（8）股东会股东会是公司企业必不可少的一个组织机构，也是公司企业必须召开的一种会议类型。（9）董事会董事会依照法

4、律规定必须由公司设置，由股东推选的董事组成，是法定的常设经营决策和业务执行机关。第二节会前准备工作一、根据会议的目的确定会议的议题和名称我们是有了“问题”或“事情”才开会，所以，开会总有着明确的目的和清晰的主题，即有了议题才开会。会议名称一般包括的内容（举例说明）：会议主办机构的名称+会议时间或范围+会议议题（内容）+会议类型例如：“××集团经贸洽谈会”“××学校××××年教师节全体员工表彰大会”第二节会前准备工作二、根据会议的准备确定会议的时间和地点（一）会议时间的确定应考虑有足够的时间准备会议，也要考虑与会者，

5、特别是单位主要领导的时间安排。（二）会议地点选择的要求：1、交通便利。会场位置必须让领导和与会者方便前往。2、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2平方米至3平方米左右的活动空间比较适宜。第二节会前准备工作3、场地要有良好的设备配置。一般需要的桌椅、照明、音响、空调等应齐全，如有特殊需要，电脑、投影、窗帘、白板、麦克风、插座等也要齐全。4、场地应不受外界干扰。室外的各种噪音，访客参观等，会场内部应有良好的隔音设备。5、选择会议地点应考虑有无停车场所。6、场地租借的成本必须合理。第二节会前准备工作（三）

6、会议室的类型划分1、按距会议主办机构的地点远近来划分①内部会议室大多数企业都有自己的内部会议室，它可以减少租用外部场地和设施的费用，内部会议地点多适合内部会议和活动。它的不足之处是与会者较易分散注意力，会议中间人员进进出出，找人、接听电话等。第二节会前准备工作②外部会议室外部会议室是指企业内部会议室之外的会议场所，这类会议地点按类型划分有（1）商务型酒店（2）度假型酒店；按地点划分有（1）位于市中心（2）位于市郊。一般来说，对于来自国内的与会者，选择市内的酒店比较合适，他们下飞机和火车后较容易找到酒店，会议期间出外

7、活动时交通也较方便。对于本市或本单位的与会者来说，选择市郊的酒店比较受欢迎，因为他们可以驱车前往，在那里与会者可以集中精神开会，环境的宜人，与会者还可以得到身心的放松。第二节会前准备工作2、按会议室的功能来划分①较大型会场以大小方形为代表的会场，适合于大型的代表会议、纪念性会议、布置工作会议等。图片链接②中小型会议室以椭圆型为代表的会议室，适合于中小型的办公会、专题会、研讨会等，这些形式可使与会人员坐得比较紧凑，便于讨论和发言。图片链接第二节会前准备工作三、根据会议的需要确定参会的人员（一）在决定与会者时考虑的要点

8、1、跟讨论议题有直接关系的；2、可以提供相关资讯，使讨论能够更有效地进行的；3、发言具有代表性和权威性的。第二节会前准备工作（二）会议成员一般分为三种资格1、正式成员是被正式邀请或者被正式要求参加会议，并具有在相应的会议上发言、参加讨论、行使表决权的人员。2、列席成员即不具有正式资格、有一定的发言权、但无表决权和选举权的会议成员。不是每个会议都有列席成员，视