《商务英语信函格式》PPT课件

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1、商务英语信函格式一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(theconventionalindentedform)和现代的齐头式(themodernblockedform)。根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:信头、案号和日期、封内名称和地址、开头称呼语、信文、结尾敬语、写信人签名或签署、注意事项、事由和标题、经办人代号、附件、抄送、附言。信头所包含的是写信人的基本情况，包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真

2、号码甚至E-mail地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。一信头(theletter-head)二案号和日期(thereferenceanddate)案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Ourref”和“Yourref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不

3、能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch.2002”，而美国的日期标示法则是“March24，2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。三封内名称和地址(theinsidenameandaddress)封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。封内名称和地址要用齐头式，紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。四开头称呼语(thesalutation)开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信

4、中多用DearSir，DearSirs或Gentlemen，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在DearSir或DearSirs后面用逗号，而在Gentlemen后面用冒号。五信文(themessageorthebodyoftheletter)信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距。六结尾敬语(thecomplimentar

5、yclose)结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有：Yoursfaithfully，Yourstruly(多用于美国)等，也有人用倒装的Faithfullyyours，Trulyyours等。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。七写信人签名或签署(thewriter’ssignatureanddesignation)签署是写信人或其所代表公司的名

6、称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。八注意事项(theattentionline)注意事项的习惯用语是：Fortheattentionof或简单的Attention，下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文以上中间。九事由、标题(thesubjectline)事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几

7、个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。十经办人代号(thereferencenotation)经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。十一附件(theenclosure)附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有:Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。十二抄送(thecarboncopynotation)抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原

8、件和复印件上。暗示的标记为bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。十三附言(thepostscript)附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。在商务英语书信中，上述每一部分