会议活动的要素与优化

《会议活动的要素与优化》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、会议活动的要素与优化作者：大连会展业服务平台2009-06-1210:28:51会议活动究竟由哪些要素构成，专家学者与会务工作者并无一致的意见。特别是专家学者对此更是众说纷纭，常见的有五要素说、六要素说、七要素说、八要素说等等。本文拟对会议活动构成要素及其结构优化问题作一些初步的探讨。笔者提出的这样一种会议活动构成要素模式，是为了理清中说纷纭的会议活动构成要素的逻辑线索，既丰富会议管理理论，又方便于会议管理工作实践与会议管理质量评估活动的开展。也就是说，这一模式的创立既有理论意义，也有实践意义。一、会议活动主体会议活动主体包括会议筹办主体、会议议事主体和会议工作主体3个部分。（一

2、）会议筹办主体会议筹办主体包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位、合作单位等。会议主办者是会议活动的策划者、组织者，其任务主要是根据会议的目标责任和规则，制定具体工作的会议筹办方案并组织实施，为会议活动提供必要的场所、设施和服务，确保会议的顺利进行；会议承办者是指具体落实会议组织管理工作任务的机构或个人，接受会议主办者的领导，向会议主办者请示汇报工作；会议支持单位是指为会议的召开而给予全力支持的机构，这种机构对会议成效有着不可低估的影响；会议赞助单位是为会议的顺利召开而提供人力、财力、物力支持的机构，它对会议的召开起到很大的作用，有时甚至能左右会议进程。一般来说，只是在

3、某些大型的会议筹办和召开过程中，才有必要明确上述六种会议筹办主体和需要他们之间的通力合作。党政机关与企事业单位内部举办的小型会议，不必确定上述六种筹办主体，往往根据会议工作的需要，明确一、二种会议筹办主体即可满足要求。(二)会议议事主体会议议事主体就是参加会议的正式成员，包括会议主持人，也包括会议秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。会议议事主体有时候包括与会者、与会人员、会议代表、出席人员等。81、会议议事主体的确定人们被召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而实践和精力在某种意义上说，就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此，从原则上讲，会议组织者和领导者在确定参加会议的

4、人员时，应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。该参加会议的人不到会，会影响会议议事的成效；不该参加会议的人参加了会议，即使他白白浪费时间与经理甚至财力，又会增加会议成本。具体地说，会议议事主体应具有必要性、重要性、合法性。（1）必要性。这实质会议议事主体必须是与会议议题或会议内容直接有关的人员，也就是要符合会议确定的出席人员范围。会议议事主体必须是有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人，或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。（2）重要性。这里指的是，有的与会者虽与会议内容或会议议题没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大会议效果的人员

5、。这些人员通常是由会务工作机构临时邀请的。（3）合法性。这是指有些重要会议的会议议事主体，必须具有合法的身份和法定的资格。如：人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表；公司董事会或股东大会的与会者，必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东。2、会议议事主体的构成会议议事主体一般可以分为三种资格，他们的资格不同，其在会议中的权利和义务也就不同：（1）正式代表（或称正式成员）。既具有正式资格，有表决权、选举权和发言权的会议成员，也是会议活动的主要成员。同时，正式代表也必须履行相关的义务。（2）特邀代表（或称特邀成员）。即由会议主办方根据会议的需要而专门邀请的成员

6、。这类代表的地位比较特殊，其在会议中的权利和义务，可有会议主办者或会议的领导机构来确定。一般来说，特邀代表人数往往很少。8（3）列席代表（或称列席成员）。既不具有正式资格，但有一定的发言权，无表决权和选举权的会议成员。是否需要列席代表参加会议，哪些对象应当作为列席代表，列席代表参加会议中的哪些活动，由获益的领导者和组织者根据会议的实际需要来确定。列席代表的人数一般不超过正式代表。有些会议组织者和领导者不注重会议议事主体的必要性、重要性和合法性，而只顾壮场面、求热闹，或是利用召集会议的机会，向上攀、拉关系，把许多无关的人作为特邀代表或列席代表拉到会议上，总成开幕式、闭幕式、拍照、宴

7、请、发纪念品、参观游览是轰轰烈烈，而到了正式会议时，因为许多无关的人不到会，会场反而稀稀拉拉、冷冷清清。结果不仅造成了很大的浪费，甚而冲淡或干扰了会议的主题。这种做法是应该反对的。3、会议主持人的职能与产生会议主持人的身份比较特殊，他有时往往既是会议议事主体又是会议工作人员。会议主持人是会议活动过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果，起着领导和保证作用。会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人或者有相当地位、威望的人担当。会议主持人的