4档案立卷归档管理细则

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1、4档案立卷归档管理细则4.1文书档案4.1.1归档时间4.1.1.1归档的文件材料必须按年度立卷，本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。4.1.1.2公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。4.1.2文件材料的收集管理4.1.2.1坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。4.1.2.2凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两

2、份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由行政部统一收集管理。4.1.2.3一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。4.1.3各部门专(兼)职文书的职责：4.1.3.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。4.1.3.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。4.1.3.3承办人员借用文件材料时，

3、应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。4.1.4归档范围4.1.4.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录；有价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片；。证件、证书、荣誉实物等不同形式的历史记录。4.1.4.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。4.1.4.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。4.1.4.4本公司的请示与上级机关的批复。4.1.4.5本公司反

4、映主要职能活动的报告、总结。4.1.4.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4.1.4.7信访工作材料。4.1.4.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。4.1.4.9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。4.1.4.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。4.1.4.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。4.1.5平时归卷4.1.5.1各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料

5、，由专(兼)职文书集中统一保管。4.1.5.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。4.1.5.3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。4.1.5.4专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记簿上注明。4.1.6立卷规范4.1.6.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相

6、关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。4.1.6.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。4.1.6.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。4.1.6.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。4.1.6.5不同年度的文件一

7、般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。4.1.6.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。4.1.6.7卷内文件材料应按系列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统

8、一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。4.1.6.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。目录按规定的格式打印，卷内目录放在卷首。4.1.6.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项打印在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。4.1.6.10案卷封面，应逐项按规定用黑色墨水书写或者打印，字迹要工整、清晰。4.1.6.11案卷的装订和案卷各部分的