公司档案管理细则

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1、徐州市芭田生态有限公司文件管理规定1.目的为对公司质量与环境有关文件及其它文件的审批权限、发放、标识及更改等方面作出明确规定，确保文件受控及质量与环境管理体系、其它工作的有效运行，特制定本规定。2.范围适用于公司各类文件的管理。3．管理规定3.1公司质量与环境文件范围：3.1.1质量与环境管理体系文件（三层文件）；3.1.2公司质量与环境有关的红头文件；3.1.3部门与质量有关的红头文件；3.1.4部门与质量有关的的文件；3.1.5公司的其它文件。3.2受控文件范围：3.2.1质量与环境管理体系文件（质量与环

2、境手册、程序文件及支持性文件、表格等）盖“受控章”。3.2.2公司所有红头文件为受控文件，但不必盖“受控章”。3.2.3其它文件（如技术文件、质量与环境标准等），必须控制分发，发下的文件需盖“受控章”。3.2.4科室要复印正在实施的有效文件时，科室负责人应在复印件上签名，否则文件无效。第2页文件管理规定3.3非受控文件：3.3.1发给顾客或公司领导认为需发给有关人员的质量与环境管理体系文件为非受控文本，盖“非受控章”。3.3.2各科室编写的管理制度，属非受控文件，但必须编号，送人事行政办备案；记录表格，必须编

3、号（按《记录管理规定》实施）送人事行政办备案。3.4职责3.4.1质控室是质量与环境管理体系文件的归口管理部门，其职责是：a．负责编写《质量与环境手册》并交各科室会审、会签;总经理批准；b．协调相关科室编写程序文件和支持性文件（工作文件、指导书及记录等）及对文件的格式进行规范。c．负责列出及收集受控文件的控制清单；d．负责质量与环境管理体系文件和资料编号及发放程序的控制；e．负责质量环境管理体系文件和资料的更改、作废、遗失、增补的审核及报批。3.4.2有关科室a．质控室负责公司有关质量与环境的红头文件(受控文

4、件)的管理（登记、发放、及收回失效文件）；b．工艺设备室分管技术文件（含对外来技术文件的控制发放），盖“受控章”并将发放清单交人事行政办备案；c．质控室分管质量标准及有关质量文件的编写和管理。d．各科室编写的工作文件，按ISO的标准规范文件来编制，经科室领导审核后，进行编号，按公司《文件管理规定》总经理批准发放；不必盖“受控章”，文件发放清单交人事行政办备案；3.5文件的编号文件管理规定第3页3.5.1质量与环境体系文件编号的方法如下：例：Q/XBT·B4.8·02—2004Q/XBT·B·4.8·02——2

5、004版本号（以年份）文件序号（01，02……）标准号（如4.8为“文件要求”）类别号（A：手册B：程序C：支持性文件D：记录表格）企业代号：“XBT”即“徐州芭田”拼音第一个字母大写标准代号3.5.2公司红头文件，以“徐芭田字[Χ—××××]××号”顺序号年份类别（如“技”、“生”、“ISO”等）3.5.3各科室文件的编号方法如下：例：质控室2004年第5份质量文件，写法为Q/BT·ZK·Z·05—2004Q/XBT·ZK·Z·05—2004年份序号（01，02……）Z代表质量文件，H代表环境文件质控室（取

6、“质控”拼音字母的大写）芭田（取“芭田”拼音字母的大写）标准代号质控室2004年第3份环境文件，写法为Q/XBT·ZK·H·03—2004第4页文件管理规定●其它科室写法与以上类同，各科室代号见下表：部门代号部门代号部门代号人事行政办RS工艺设备室GY质控室ZK生产室SC储运室CY财务室CW物流室WL3.5.4公司的行政文件以发文件编号为文件编号.3.6文件的使用和管理3.6.1有关科室应能及时得到有效的文件，对失效文件，人事办、质控室及主管部门应及时撤出，防止误用。3.6.2各科室及有关人员对文件应妥善保管

7、，保持整洁、完整、清晰。对丢失、随意涂改或人为造成缺损的，要进行处罚。3.6.3责任科室用电子邮件下发经公司领导批准的质量与环境有效文件，不得随意修改，需要修改的必须按文件修改程序办理。从电子邮件打出的有效文件，必须经使用部门领导签名方可有效。3.6.4公司质量与环境管理体系文件（手册、程序文件、工作文件及表格）持有者，调离或离开本公司时，应办理退还手续。3.6.5质量与环境管理体系文件保存期一般为2年，到期的文件及作废的文件，总经理批准，集中销毁，各主管科室留一份自存备查。3.7文件中的一些标识和规格说明：

8、3.7.1受控文件盖“受控章”；3.7.2非受控文件盖“非受控章”；3.7.3作废文件盖“作废章”；3.7.4各科室自编的与质量和环境有关的文件一律按程序文件和工作文件的格式和字体统一编制。文件管理规定第5页3.8文件的更改3.8.1质量与环境管理体系文件更改，由科室提出，报质控室并填写“文件制修订申请表”，按原审批程序申请修改。3.8.2文件更改方式为划改或换页。由人事行政办将修改后的正文打印下发