档案管理制度--董事会审议

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1、XX股份有限公司档案管理制度第一章总则第一条为规范本公司的档案管理，保证档案的完整性，特制订本制度。第二章档案的管理机构与职责第二条公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司行政部档案室；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员兼职档案资料管理工作。第三条公司档案管理员按照国家和公司的有关规定，统一管理公司的档案；各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门的档案资料。第四条档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工

2、作，充分发挥档案资料的作用第三章档案的归档管理第五条各部门原则上应在每年1月底向行政部移交上年度档案并履行清交手续,其他时间不再办理档案存档手续，为方便工作，财务部、销售部、证券投资部、物资供应部、工程部及其他相关部门档案由部门设专人整理归档，不需办理移交手续；第六条归档的范围：各类重要的规章制度和办法、会议记录、会议纪要、简报、传真件、信函、接待来访记录、外来文件、公司发文、工作计划、工作总结；公司获得荣誉、各类资格认证材料和商标、专利资料；设备的技术资料和购置、使用、存放、保养和维修的资料；各类技

3、术文件和资料；公司经济责任制考核资料、财产的产权资料、法律诉讼资料及企业合资、合作、改制、上市的相关资料；项目的可行性研究报告、决策过程、立项申报和有关开工建设及验收的资料；员工档案、工资资料、员工保险资料、劳动合同资料和员工培训资料等。4本公司档案按内容、性质和载体形式分为以下十二类，即：文书档案、合同档案、证书档案、设备档案、技术档案、声像档案、盘片档案、“三会”档案、企业管理档案、项目档案、人事档案、会计档案。其中会计档案由财务部负责归档和管理，以及其他公司规定可以由各部门保管的档案资料外，其余

4、均移交公司档案室管理，公司档案室归口行政部管理。第七条归档资料必须符合下列要求：1、文件材料齐全完整；2、根据档案内容合并整理、立卷；3、根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。第八条归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，档案室保存复印件。第九条公司工作人员调离岗位前必须做好档案资料的移交和归档工作，方可办理调动手续。第四章档案的管理和保存第十条档案室是公司保管档案、资料的重地，是公司的核心机密。为保证档案室的安全和

5、档案的完好无损，应经常性地检查档案室的保管条件，采取专门的技术措施，禁止明火、食物、泥土、昆虫、水渍、有害气体、易燃易爆等物品带入档案室，并做好库内的“六防”（防潮、防火、防光、防盗、防污染、防虫鼠）工作，尽量减少各种损坏档案的不利因素，把档案自然损坏率控制在最低限度。第十一条归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学；库存档案必须图物相符，帐物相符。第十二条档案管理人员根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除和销毁。经

6、确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司有关人员会审，报总经理批准后销毁。销毁的档案清单由档案管理员永久保存。第十三条档案进出应仔细清点和登记，案卷调阅后应准确无误地及时放回原处。4第十四条定期检查，做好档案“六防”工作。如发现霉变、虫蛀现象需及时向部门负责人报告，并及时采取措施，确保档案的完整无缺。努力改善档案的保管条件，提高档案的复制和修复技术，尽可能延长档案寿命。第十五条定期检查电气设备和消防器材，如发现故障，应及时通知有关部门处理解决。如发现不安全因素，应及时采取措施，消灭事故隐患。

7、第十六条妥善保管好档案室钥匙，做到一带（进入档案室将钥匙带进室内）、二锁（人出档案室时随手锁门）、三不（不乱丢乱放钥匙）。第十七条提高警惕，一旦遇有紧急情况，采取一切可能措施抢救和保护公司档案。第五章档案的查阅和借阅第十八条公司工作人员，因工作需要，可查阅有关档案、资料，查阅前须填写查阅档案登记表。第十九条查阅档案应在档案室内进行，不得翻看与所查阅档案无关的资料；需复印的必须由档案管理员复印。第二十条要爱护档案，查阅时不得撕页、涂改，一经发现，由查阅者承担一切责任。第二十一条档案原则上不借阅，确因工作

8、需要，必须办理借阅手续，一般档案由借阅人所在部门负责人签字同意，并经行政部负责人审批确认后借阅；绝密级档案的借阅，除财务会计档案须经财务总监审批同意、技术档案须经分管技术的高官审批同意外，其余的须经总经理审批同意后方可借阅。第二十二条凡外单位需要利用本公司档案、资料的，需持单位介绍信，说明利用的目的和用途，并经公司总经理审批同意，方可进行查阅。第六章档案的保密第二十三条加强档案管理，严格遵守保密纪律。第二十四条档案管理员应保守机密，不谈论、介绍档案室及档