浅析初中学校档案的收集工作

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1、浅析初中学校档案的收集工作档案工作是衡量学校教育质量和管理水平的一项重要内容。学校档案工作要实现规范化、标准化和科学化，必须夯实档案收集这个基础。档案收集是档案工作的入口，也是一个很重要的关口，它直接关系到档案工作的数量和质量，如果没有收集这一步，档案工作就成了无源之水，无本之木。下面就学校档案的收集谈一下自己的看法。一、学校档案收集工作存在的问题。1、档案的收集传统观念比较强，认为纸质档案收集是天经地义的，对电子文件的收集简直是小题大做。2、文件和档案的概念不清。表现在下载的电子文件没有阅办单，有的文件的附件只因为是空表就不下载。文件阅办单记录了当时文件执行人

2、和执行情况等重要信息，虽然文字不多，但却是档案的一个重要组成部分，也是文件和档案的一个重要不同之处。有的附件虽然是一个只有表头的空表，但它是文件的一个组成部分，没有它，文件就不完整，形成的档案就不齐全。3、对零散文件的扫描不够重视。零散文件主要是指有关人员到上级部门开会带回的文件，虽然数量少，但很重要，不能遗忘。二、造成以上问题的原因。1、档案意识和法制观念淡薄。由于《档案法》宣传广度力度不够，导致有的部门负责人依法治档的自觉性不高，对档案工作没有引起足够重视，依然存在“说起来重要，做起来次要，忙起来忘掉”的现象。学校教职工档案意识不强，没有形成人人自觉维护档案

3、、依法利用档案的良好氛围，致使出现该归档材料没有归档等违法现象发生。2、规章制度没有落实。学校虽然制定了一套完整的档案归档管理制度，但形同虚设，没有真正认真贯彻落实到实处。3、缺少专业指导。学校派出去的档案员培训完了以后，有关领导也没组织一个各部门会议，传达一下新的档案规范和要求，并邀请专业人员进行专门培训致使各有关人员对档案的认识还停留在原来的水平上。三、采取的措施。1、提高档案意识，转变档案观念。作为一名合格的档案员，不仅自己要具有较高的档案意识，对档案工作具有较强的责任感，而且还应当把每次培训获得的对档案工作的一些新理念及时传达给各兼职档案员，宣传带动领导

4、及全校教职员工共同提高档案意识，真正从思想上特别是从工作中转变档案观念，重视档案工作，形成人人都关心档案工作的学校大氛围，这样就会形成一个档案观念的良性循环机制，学校档案工作才会越做越好。实践证明，兼职档案员才是收集工作的主力军，他们的档案业务水平直接影响着档案收集工作水平的高低。学校培养一批既懂专业又懂档案管理的兼职档案员，是确保归档材料收集齐全、整理有序、及时归档的重要条件。2、严把收集档案的入口关。文件是在管理工作中自然形成的，但它转化为档案却无法自然完成，必须经过文书的整理、立卷、归档及档案页的收集、鉴定等环节才能完成。在这个过程中，归档环节既属于文书工

5、作，又属于档案工作，它是文书工作的最后一个环节，同时又是档案工作的第一个环节，两个环节在此叠加，分别以“交”和“接”的形式完成了文件向档案的转化。因此把住归档关这一入口，是收集工作的重中之重，它可以事半功倍地改善档案质量。档案员可以充分运用收文登记薄来严把收集档案的入口关。因为收文登记薄是一个单位对文件收发处理的总记录。档案人员只要按照收发文登记薄就能有效督促、指导文书立卷人员按登记如数移交。3、跟踪追查档案提供利用情况，及时反馈档案利用效果，以此赢得各教职员工对档案收集工作的支持。比如某同学想出国深造，对方想要一份能准确证明该生平日学习成绩记录单，家长想到了学

6、校档案室保存的学籍卡片，结果一张小小的学籍卡片对该生的顺利出国立下了汗马功劳。再比如一位已毕业多年的学生在某公司谋得一出纳职位，该公司想要他的会计专业毕业证，可是他把毕业证弄丢了，就到学校里来复印了一张学籍卡片，结果帮他找到了称心的工作。4、通过学校办公平台内部新闻栏目的发布情况，督促各部门兼职档案员对档案材料的及时收集。比如初一举行的合唱啦、初二举行的演讲比赛啦、初三的教师公开观摩课啦等各部门举行的一些大型重要活动，除了要收集关于这些活动下发的红头文件，那些与这些活动有关的纸质和电子稿材料也要收进收集。因为这些材料都是对学校教育教学活动的一些真实的历史记录，是

7、学校实施素质教育的真实体现，应及时收集齐全以备归档。5、彻底改变把电子档案说成“小题大作”的观念。电子档案虽然对软硬件的依懒性强但它具有操作方便、传递便捷等突出优点。俗话说“人无远虑，必有近忧”。我们无论做什么工作，都要把目光放得远一些，试想上级主管部门都用电子文件，我们还只停留在纸质文件的收集，对电子文件相当陌生，跟不上时代发展的步伐，不与时俱进必然被时代所淘汰。只有早日实行电子文件管理，进而实行电子档案，档案工作才更上层楼，才能真正实现科学化管理。总之初中学校档案收集工作千头万绪，不只涉及的部门多、人员多，信息量大，各兼职档案员的本职工作本来就很繁重，有时忙

8、起来顾此失彼。所以需要各