浅析业主对基建档案的收集

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1、浅析业主对基建档案的收集[]基建档案是指建筑物、构筑物、地上地下各种管线等基本建设工程在规划、设计、施工和使用维修活动中形成的历史记录。基建档案是业主档案管理重要组成部分之一。　　[关键词]业主；基建；档案；收集　　一、基建档案的组成　　（1）工程准备阶段文件。工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、合同等工程准备阶段形成的文件。该阶段文件由建设单位收集。（2）监理文件。监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。它包括建设、施工、监理机构及负责人、工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单、工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单、工程项目施工

2、管理机构（施工项目经理部）及负责人名单、在施工管理中记录管理办法的文件、监理规划、监理实施细则、进度控制、质量控制、质量评估报告等。该过程文件由监理单位收集。（3）施工文件。施工单位在工程施工过程中形成的文件。它包括施工前办理开工手续系列资料、施工过程中的质保资料、分部分项工程验收资料、大型设备进场验收检验资料、新技术应用系列资料、质量安全事故报告等资料。该过程文件资料由施工单位形成并收集。（4）竣工图。工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样（施工单位、监理单位在有审核图章的一套图纸上加盖竣工图章签字形成）。（5）竣工验收文件。建设工程项目竣工验收活动中

3、形成的文件。它包括工程质量监督资料、勘察设计单位的质量检查报告、工程质量评估及监督报告、竣工验收报告、工程移交证书、质量保修书、工程档案归档验收单及竣工验收备案书等。业主（建设单位）还应补充工程在评奖创优、使用、维护、改建、扩建中形成的文件。可见基建档案有形成过成长，涉及单位及人员多，内容复杂，成套性、现实性、专业性、系统性的特点。　　二、收集基建档案资料的措施和方法　　（1）行政措施如下：一是提高全员档案意识，开展多种形式的《档案法》宣传活动，让大家知晓材料收集齐全与否将直接影响日后利用工作的开展，营造良性互动的档案工作氛围，形成及时、主动移交文件材料归档的良好习

4、惯，使收集渠道畅通无阻，确保各相关单位在相关工作中形成的文件材料能收集齐全完整。二是以文件形式明确机关档案工作分管领导、档案部门的负责人和档案员、基本建设部门兼职档案员三级X络体系，从组织上保障档案工作的开展。三是实行“三纳入”、“四同步”的归档措施。第一，要将科技文件材料的形成、积累、立卷、归档工作纳入本单位归档程序之中；第二，要纳入工作计划之中；第三，要纳入相关部门和有关人员的职责之中。同时做到：下达任务与提出文件材料的形成与归档要求要同步；检查工作进度与检查文件材料的形成、积累、整理、归档情况要同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技文件材料要同步；上报登记和

5、评审奖励科技成果、全优工程、优质产品与档案部门出具证明材料要同步。四是制订完整的文件材料归档范围和档案保管期限表。项目文件材料归档制度的内容包括：项目文件材料的归档范围、归档时间、归档份数、归档手续和归档要求。（2）技术措施如下：一是区分基建档案和文书档案。立项不成功的基建项目，将相关文件归入文书档案；在基本建设项目建设期间形成的普法性文件、重份文件、事务性文件等也应归入文书档案；而涉及立项审批、征地拆迁、竣工验收等与项目建设直接相关的文件材料归入基建档案。二是加强原件的收集。形式原始性和内容原始性是档案发挥作用的基本前提。三是注意以下材料的收集：第一，在项目立项、

6、设计阶段注意检查征地拆迁方面收集的资料是否齐全，尤其是拆迁户在拆迁过程中形成的材料应收集齐全。第二，注意招投标过程中产生的资料的收集是否齐全，尤其是参加招投标专家组的人员在评议标过程中针对具体项目不同标段形成的评分表等材料，同时应加强未中标标书的收集。第三，在项目施工阶段，注意检查施工基础资料收集是否齐全，尤其要注意设计变更与测试、沉降、位移、变形监测记录等材料，同时应仔细检查施工基础资料的修改方式是否符合有关规定。第四，监理档案的收集是否齐全完整，包括监理日记、月报、计量支付等材料，尤其是在监理规程规定反映监理履行“三控制”职能的文件材料是否收集齐全。第五，工程交

7、工验收后试运行期间材料的收集是否齐全，试运行记录是否齐全完整，竣工图是否能反映竣工后的真实状况，与变更是否符合。第六，声像档案的收集（包括开工典礼、重大工程质量事故等方面）是否齐全完整。第七，电力与企业技改重点项目档案与上述城建、水利、交通重点建设项目档案的构成有较大差别：主要由土建和设备组成，因此要注意检查电力与企业技改项目设备档案的完整性。设备档案主要包括以下内容：工艺规程、产品检验检测记录、招投标材料、合同协议、设备随机材料、设备调试记录、设备验收记录、设备维修记录、试运行记录等。　　总之，档案人员要爱岗敬业，做好基建档案管理工作，为发展和谐社会和经济建设