应收应付账款的建立

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业务管理系统建立的必要性财务软件的功能不能仅限于简单的财务核算，财务软件的应用的最终目的就是要减轻财务核算的工作强度，及时处理经营生成的信息，为企业经营管理决策提供支持。常用的业务管理系统主要有应收应付管理系统、工资管理系统和固定资产管理系统。 一、应收应付管理系统简介1、应收应付账款的两种选择在会计电算化中，根据用户业务量及核算与管理程度不同，对应收应付款的核算有以下2种情况：（1）在总账系统中核算往来账款。这种方案适用于往来业务较少，往来关系简单的企业。（2）在应收应付款系统核算往来账款。这种方案适用于往来业务量大，往来关系较为复杂的企业。 2、用友的应收应付管理系统在往来账管理方面的主要功能（1）通过建立客户和供应商档案，输入单据和凭证，进行往来账的日常核算，动态的反映与客户和供应商之间的往来账款情况（2）通过系统的自动汇总，帮助用户便捷地进行往来账款的核销（3）通过设置坏账准备的参数和对应科目，系统自动的计提坏账准备并生成凭证（4）通过设置账龄分析参数，系统自动的汇总编制帐表供客户进行账龄分析（5）通过设置报警级别，提醒用户及时催收欠款，并帮助用户对客户进行信用评估 3、注意事项（1）与往来账有关的科目在总账中不再设立明细科目，而应设置为客户往来或供应商往来辅助核算，通过设置客户、供应商、和存货等分类档案，集中在应收应付系统中进行往来账管理。（2）与往来账有关的凭证输入和款项的查询也应在应收应付系统中进行，总账将不再对与往来帐有关的凭证进行凭证填制的业务处理。 二、业务处理规则设置（系统参数说明）1、单据审核日期依据系统提供了两种确认单据审核日期的依据，即单据日期和业务日期。（1）单据日期：单据审核的日期为单据日期（月末结账时必须全部审核，否则下月无法操作）（2）业务日期：单据审核的日期为业务日期（无要求） 2、汇兑损益方式系统提供两种汇兑损益方式，即外币余额结清时计算和月末处理。（在帐套使用过程中可以修改参数） 3、坏账处理方法系统提供两种坏账处理的方式：即备抵法和直接转销法。在帐套使用过程中，如果当年已经计提过坏账准备的，则此参数不可以修改，只能下一年度修改。（1）备抵法：销售百分比法（按一定的销售比例估计）应收账款余额百分比法（按应收账款余额估计）账龄分析法（根据账龄的长短估计，正比关系）（2）直接转销法：当坏账发生时，直接在坏账发生处将应收账款转为费用 4、控制科目依据控制科目是指所有带有客户往来辅助核算的科目。控制科目的设置可以按客户分类、客户和地区三种方式。（1）客户分类设置：根据时间的长短分为短期、中期、长期客户；根据客户信用分为优质、良性、一般、劣质客户（2）按客户设置：针对不同的客户在每一个客户下设置应收账款科目和预收账款科目，适合特殊客户（3）按地区设置：根据地区的不同设置应收和预收科目 5、销售科目依据系统设置了按存货分类和按存货两种产品销售科目（1）按存货分类设置：按属性来设置，例如原材料、燃料及动力、在产品、产成品等（2）按存货设置：正对不同的存货设置不同的科目（存货较多，且科目不同） 6、制单方式系统有明细到客户和明细到单据两种方式选择（1）明细到客户：制单依据是客户，将一个客户的多笔业务合并成一张凭证，系统自动将多笔业务合并成一条分录，目的是在总账中能根据客户来查询其详细信息（2）明细到单据：制单依据是单据，将一个客户的多笔单据合并成一张凭证，系统自动将每一笔业务合并成一条分录，目的是能够在总账中查看到每一个客户的每一笔业务的详细情况 三、初始设置初始设置一般要对会计科目、坏账准备、账龄区间、报警级别进行设置。 1、基本科目设置在应收款系统的『初始设置』中一般有常用的应收科目、预收科目、销售收入科目、税金科目等 2、结算方式设置（看书上的图）（1）进行结算方式、币种、科目的设置。（2）对于现结的发票及收付款单，若单据上有科目的，则根据单据上的科目制单，若没有，则根据单据上的结算方式查找对应的结算科目，系统制单时自动带出，若未输入，则手动输入 3、账龄区间设置（书上的图）（1）序号：由系统自动生成，不能修改、删除（2）总天数：输入该区间的截止天数（3）起止天数：系统根据输入的天数自动生成相应的区间 4、报警级别设置（看书上的图）通过对报警级别的设置，将客户按照欠款余额与其授信额度的比例，分为不同类型，以便掌握各个客户的信用情况。（1）序号：系统自动生成，不能修改、删除（2）级别名称：直接输入，能够对应（3）比率：直接输入该区间的比率（4）起止比率：系统会根据输入的比率自动生成相应的区间 5、坏账准备（1）第一年使用系统时，直接输入期初余额，在以后的年度将自动由系统生成，不可再修改（2）坏账准备的期初余额只能输入正数，应与起初设置的方向保持一致（3）坏账准备设置完毕后，要点击确认，才能保存相关设置 6、单据处理（1）应收单据处理：发生赊销时使用单据处理，录入销售业务中企业对外开具的发票（增值税发票、普通发票）或是销售业务之外的应收单据，然后审核发票或单据，生成赊销凭证（2）收款单据处理：企业在收到应收账款或是退回客户款项时使用，收到应收账款时录入蓝字收款单，退回客户款项时录入红字收款单，以示反冲。单据审核之后，生成收款凭证。 7、核销方式（1）应收款的核销方式：按单据、产品两种方式来确定收款单与原始凭证的发票、应收单之间的对应关系操作。（一般没有指定某项存货的收款，采用按单据核销；对于价值较高的存货，采用按产品核销，收款指定到存货上）（2）核销规则：①系统默认按客户核销②可供选择的有客户、部门、业务员、订单、合同等③可按客户加其他项进行组合选择，例如客户+部门（3）收款单审核后核销①系统默认不选择核销，即收款后不立刻进行核销②可修改为选择，系统默认自动核销，可选择手动核销 四、建立分类体系1、建立地区分类步骤：『应收款系统』→『设置』／『地区分类』打开，单击增加，在『类别编码』和『类别名称』里输入设置内容，然后单击保存或直接按Enter键2、建立存货分类步骤：『应收款系统』→『设置』／『存货分类』打开，单击增加，在『存货编码』和『存货名称』里输入设置内容，然后单击保存或直接按Enter键 3、建立客户分类步骤：『应收款系统』→『设置』／『客户分类』打开，单击增加，在『客户编码』和『客户名称』里输入设置内容，然后单击保存或直接按Enter键4、建立供应商分类步骤：『应收款系统』→『设置』／『供应商分类』打开，单击增加，在『供应商编码』和『供应商名称』里输入设置内容，然后单击保存或直接按Enter键 注意事项：（1）分类编码的设置必须与编码方案设置一致（2）已在应收款中设置的地区分类和存货分类，在应付系统中无需在设置（3）已在总账系统中设置的客户分类和供应商分类，在应收应付系统中无需在设置 1、步骤『应收款系统』→『设置』／『编码档案』／『存货档案』打开，在左边列表里『存货大类』下拉菜单中选择，单击增加，在『存货档案卡片』中输入相关信息2、注意事项（1）必须选择存货大类下的末级分类项目进行增加存货档案（2）设置存货卡片时内容时，存货编码、存货名称和计量单位不能为空（3）输入卡片内容时要分清大类五、建立存货档案 六、建立付款条件1、建立付款条件的原因随着市场竞争的加剧，赊销成为企业促销的重要手段，在销售产品的同时也面临着资金安全回笼和资金周转效率的问题。很多企业在赊销的政策中，就制定相应的付款条件，鼓励客户为享受优惠而提前付款，来缩短企业的平均收款期。 2、步骤『应收款系统』→『设置』／『编码档案』／『付款条件』打开，在『付款条件编码』空白栏输入付款条件编码，按Enter键跳过『付款条件表示』栏，再按Enter键直至窗口出现新一栏的空白行，则系统就自动生成『付款条件表示』栏的内容3、注意付款条件在应收应付系统中是共享的（付款条件只需在应收或应付系统中输入一次，另一系统便会自动接收该付款条件的设置） 7、建立客户和供应商档案1、步骤在『应收款系统』→『设置』／『编码档案』／『客户档案』打开，双击左边列表中的『客户分类』，单击选定，在打开的『客户档案卡片』对话框中输入客户档案基本资料，单击『信用』标签，输入客户的信用档案资料 2、注意事项（1）客户档案中的客户编号、客户名称和客户简称不能为空（2）客户信用档案中的『扣率』是指客户在一般情况下可以享受的购货折扣率（3）客户档案中的『信用等级』由用户依据客户在应收款方面的表现自行定义，可以不设置（4）客户信用档案中的『付款条件』用于销售单据中付款条件的缺省取值（客户所享受的折扣只能在『扣率』和『信用等级』之间选择其一，在建立客户信用档案时也只需输入其中的一项内容）（5）信用档案中的应收余额、最后交易日期、最后交易金额、最早欠款日期、最后收款金额等栏目有系统自动生成，用户不能手动输入 8、输入期初余额1、步骤（1）在『应收款系统』→『设置』／『期初余额』打开『期初余额查询条件』→确认→打开『期初余额』点增加→在打开的『单据类别』对话框中，将『单据名称』选定为『销售发票』，『单据类型』选定为『专用发票』，方向选定为正向，表示期初余额为正数。（2）在『期初录入』窗口，显示需输入内容的空白单据，按题目中要求逐项输入，点增加，输入其他的应收账款期初余额的单据内容，退出后在『应收款系统—期初余额』窗口中显示有关的期初余额内容，在单击增加后在在打开的『单据类别』对话框中，将『单据名称』选定为『应收票据』，『单据类型』选定为『行业承兑汇票』点击确认之后，录入相应的应收票据的期初余额（3）预收账款期初余额的设置与应收账款的方法相同（4）全部的期初余额单据输入完毕之后，在『期初余额』窗口单击对账，可以与总账系统输入的期初余额进行对账检查，以验证期初余额输入的准确性