全国NVQ《企业行政管理》培训讲义

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1、NVQ企业行政管理（二级）课程讲义OSTA中英职业资格证书合作项目办公室第二单元：设备、材料、服务与供应标准与大纲：计划课时：10.5各类办公设备的范围和功能，操作方法和一般维护；邮件室的专有设备与维护；发送邮件的各种服务以及其适宜范围；选择货物或服务供应商的理由，包括费用、方便性、送货方式和可靠性等因素；办公用品和易耗品的范围及其存储；遵循操作规范使用设备并注意安全第二单元：设备、材料、服务和供应中心思想：熟悉现代办公设备的使用与维护，提供最佳的投递邮件的服务，学会办公用品的采购与存储。仔细学习本章后，你应该能

2、够：陈述以下设备的功能、优点、操作和一般维护方法：复印机、传真机、电信设备（包括电话答录设备）、寻呼机和移动电话、多功能设备（联合使用）、计算机、文字处理机和打字机、装订和压膜设备；了解邮寄室的专有设备和服务功能；辨别投递邮件的各种服务和其适用范围；不同供应商的选择；说明办公室中需要的办公用品和易耗品的范围；说明办公室易耗品和打印器材所要求的贮存，如何综合考虑安全和费用；说明发现、报告和记录设备发生故障而请求修理时应采取的行动；说明在使用设备时应遵守的安全操作规程主要内容：一、办公室常用设备的主要功能（教材2.1

3、）二、办公室邮件设备与邮政服务（教材2.2、2.3）三、办公用品的采购与存储（教材2.4、2.5、2.6）四、办公设备的维修与安全（教材2.7、2.8）设备、材料、服务和供应常用设备邮件与邮政采购与存储维修与安全一、办公室常用设备的主要功能办公设备复印机固定电话移动电话计算机打字机传真机寻呼机通讯设备文字处理器装订设备讲授内容使用功能优点缺点操作方法设备维护一、办公室常用设备的主要功能（教材2.1）1、办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护复印机传真机2、固定电话系统的使用功能、操作方法与维护电话总机电话

4、机答录机3、寻呼机、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、操作方法与维护寻呼机、移动电话、多功能通讯设备4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护计算机文字处理器打字机装订设备一、办公室常用设备的主要功能（教材2.1）1、办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护（1）、复印机的使用功能、操作方法、一般维护和注意事项复印机的功能：操作方法：一般维护原理：一般注意事项：（2）、传真机的使用功能、特点、操作方法及一般维护传真机的使用功能：传真机的特点：传真机的操作方法：传真机的一般维护作业2

5、．1联系一或两家办公设备公司，索取办公室设备目录，收集一些普通传真机的检索和高级传真机的资料。列出每一种传真机的功能。答案传真型号功能描述备注CanonFax-B155发送速度：约6秒/页；打印速度：2页/分钟；最大原稿尺寸：A4；供纸道容量：A4约100张；自动输稿器：A4约20页普通传真机CanonFax-L250发送速度：约6秒/页；打印速度：4页/分钟；最大原稿尺寸：B4；供纸道容量：250张；自动输稿器：A430页；B420页；存储器容量：672K高级传真机2、固定电话系统的使用功能、操作方法与维护（1

6、）、电话总机的使用功能电话总机主要分为两种：（1）PBX是专用小型交换机。这种类型的电话总机操作板有一名接线员，其工作就是接听电话，并转接到适当的分机号码。接线员也经常接入或接出工作人员的外线电话。（2）多线或按键电话系统，并能在任一分机上回答来电。PBX是专用小型交换机。多线或按键电话系统，并能在任一分机上回答来电（2）、电话机的使用功能、操作方法与维护电话机的使用功能有：呼叫限制。呼叫转送。呼叫记录。数字声音应答。不同的铃声。暂停等待（秘密工具）。分机锁定。免提。中断。信息待用指示器。等待音乐。重拨。电话会议

7、。转接。电话留言。（3）、答录机的使用功能、操作方法与维护答录机与电话机相连，通过事先录制好信息，使呼叫者在一天的任何时候都可以留言。使用功能有：使用方法有：等到预先录制的信息结束，在特殊的提示音之后立即讲话；清楚地说出你的姓名和你的单位的名字；给出你留言的日期和时间；详细说明给谁留言；拼写不常见的词，特别是姓名和地址；缓慢重复信息中的数字；保持信息简洁；挂断之前，对你所留言的人说‘谢谢’或其它礼貌用语。3、寻呼机、移动电话和多功能通讯设备的使用功能、操作方法与维护（1）寻呼机的使用功能及优缺点（2）移动电话的使

8、用功能、操作方法与维护（3）多功能通讯设备使用功能和优缺点多功能设备是多种功能联合使用的办公设备，主要有传真机、个人计算机等。与单一功能设备比较，多功能设备的优点是，总成本低，办公室占地空间小。其缺点是更新和维修费用高。4、计算机、文字处理器、打字机和装订设备的使用功能、操作方法与维护（1）计算机的使用功能、操作方法与维护计算机是办公设备的一种，包含计算机硬件和办公软件。