《信息的收集和传递》PPT课件

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1、《秘书实务》国家精品资源共享课课程负责人：禹明华课程主讲人：周妮、刘婕项目四做好办公室非常规事务工作模块二秘书办事模块[知识目标]1、信息的含义、种类、特征；2、信息收集的方法、渠道与要求；3、信息筛选的含义与要求；4、信息分类的方法和要求；5、信息传递的形式、方法和要求[能力目标]1、能够多渠道收集信息；2、能够筛选信息；3、能够对信息进行分类；4、能够用各种方式传递信息[教学重点]能够收集信息和传递信[教学方法]讲解、讨论、案例分析法任务二信息的收集和传递任务导入天地公司作为一家中外合资企业，主要生产

2、家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外也影响很大。2009年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2010年公司将继续贯彻执行“以科研打造品牌，以品牌扩大市场份额”的战略决策。目前总经理张伟急需了解公司未来发展的市场行情方面的信息，责成秘书高山组织好这方面的信息的收集、加工整理和传递工作。要作好秘书工作，同样必须重视信息工作，秘书与信

3、息工作有着密切联系。信息收集、整理和传递是信息工作的重要程序。要完成这几道程序，就必须了解信息的含义、特点、类型形态等基本知识，更重要的要掌握信息收集的范围、渠道、方法；信息分类、筛选和传递的方式方法。任务分析信息的含义是人们对客观事物的基本特征及其运动状态、发展规律的表述和传递，是一切能被人的感觉器官和大脑所接收的关于外界事物及其变化的消息。狭义的信息是指具有新知识、新内容的消息，如信号、情报、、情况、情报、指令、数据等可感知的形态。广义的信息是指事物的存在方式或运动状态以及关于事物存在方式和运动状态的

4、陈述。信息的种类种类主要表现形式文字形态信息以文字、数字、图形、表格等形式表达的报纸杂志、图书、专著、译著、图录、地图、档案、总结、报表、大事记、地方志、专业文献、词典、百科全书、年鉴、名人录、企业名录等声像形态信息图片、照片、录音带、录像带、电影、DV摄影、模型、实物等记忆形态信息人们脑海中的信息，又称为“零次文献”或“零次情报”指导性变易性广泛性共享性客观性时效性信息的特点信息对秘书工作的作用信息是秘书人员辅助领导决策的依据信息是秘书人员处理日常事务的依据信息是秘书人员起草文书的基础信息是秘书人员协助

5、管理、协调关系的依据秘书的信息工作是指秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。信息工作的含义基本要求基本内涵及时信息具有时效性，要求及时收集信息。信息工作要讲求时效。准确要求收集的信息真实可靠，符合实际。信息工作讲求真实准确。充足信息工作讲求充足全面。充足，并不是说数量越多越好，而是追求全面，也就是说，一定数量的信息只要能把事物完整真实地揭示出来，那就做到了充足。适用要求收集的信息具有针对性，信息工作讲求适用对路信息工作的基本要求信息工作

6、的程序P128基本程序具体阶段基本要求信息收集对信息收集、汇总和初步整理的阶段基本要求就是收集面要广，秘书的分辨力要强，建立完善的秘书的信息渠道加工分析对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快信息存储传递信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息传递效率提高；二是注意保密信息利用信息工作的核心阶段、终极目的要求是注意对信息的综合利用信息反馈对信息的适用程度、信息工作的效益

7、效率以及存在问题的考察阶段关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析文献检索检索法观察法询访法问卷法交换法网络搜寻法购买法信息收集的主要方法信息收集的渠道大众传媒渠道图书馆联机信息检索渠道供应商和客户贸易交流渠道信息机构渠道关系渠道调查渠道（1）价值性（2）时效性（3）层次性（4）针对性（5）全面性信息收集的要求筛选的标准：（1）注意选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。（2）注意选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。（3）注意选择与本单位经营管理活

8、动相关的新情况、新问题、新经验、新见解等信息。（4）注意判定信息的真伪、价值大小，把握信息的“新鲜度”。信息加工的方法信息分类：按不同的内容、性质和作用，对信息进行分类，使其系统化、条理化，便于检索信息分类的方法字母分类法地区分类法主题分类法数字分类法时间分类法单向传递，即信息由发出者向需要者传递，满足接受者利用需要；相向传递，即信息传递的双方相对方互为传递信息；反馈传递，即信息使用情况由接受使用者向发出者进行传递。信息的传递