试论我省高校档案管理信息化建设路径

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1、试论我省高校档案管理信息化建设路径河南大学刘建民摘要：信息化社会的到来，为我省高校的档案管理工作提出了新的挑战，高校档案管理工作信息化已成大的趋势。目前我省高校档案管理工作中信息化建设存在诸多发展问题，急需转变思想观念，提高认识，加大档案信息化基础硬件投入，建设一支适应对信息化建设的高素质的档案管理队伍，加快推进我省高校档案管理的信息化进程。　　关键词：高校档案管理信息化建设路径　　互联网+时代的到来，对档案管理工作提出了新的更高的要求。早在2002年，国家档案局出台了《全国档案信息化建设实施纲要》文件，对档案管理中的档案信息化建设提出了新的要求，将档案信息化建设纳

2、入国家电子政务建设和政府信息公开的数据库。作为承担培养和输送高级专业人才的高校，档案信息化建设显得尤为重要。如何充分利用信息技术，提升我省高校档案管理工作的信息化水平和服务水平，更好地推动全省高校各方面工作的科学发展，这是我省高校档案管理面临的新方向和大趋势。从目前来看，我省各高校都存在着档案资源信息化建设相对滞后、亟待向前发展等问题。而相对“先天不足”的一些高校，其档案管理信息化建设更有待发展。基于此，本文试从我省高校档案管理信息化建设的发展思路与现实路径方面加以探讨　　一、高校档案管理工作的主要内涵与现实意义进行高校档案管理信息化建设，首先要明确高校档案管理工作

3、的内涵。作为高校管理工作的重要组成部分之一，档案管理在学校整体发展中发挥着重要的作用。从工作范围来看，高校档案管理主要包括人事档案（学生档案、教工档案等）及学校在工作开展与管理中形成的需有效保存的、有重要参考价值与收藏意义的文献资料、媒体音像制品等。这些档案资料是高等教育事业发展的基础，从档案中我们能够触摸到高校历史发展的昨天和明天，可在档案馆藏资料的借鉴中，有效地解决各高校在发展中遇到的问题。　　档案管理系统是一个内容庞大，体系严密的系统性工程，涵盖内容丰富，结构体系明确，我省大多数高校的档案管理信息化建设中主要包括几个方面。[1]　　1.1档案信息的数字化与网络

4、化在全省高校档案信息化建设中最基础的组成部分，就是开启档案管理的信息化进程的智慧大门。档案管理信息的数字化，一方面包括纸质档案、文献资料的数字化，照片等图文资料的数字化。另一方面包括录音、录像等媒体档案的数字化，对这些档案资料与文献资料进行数字化的转换。因这些档案的性质不同，管理上难度较大，采用传统的档案管理模式无法满足这些档案查阅的需求。对这些零碎多样的资料，档案管理信息化要做的就是实现其数字化转化，用专业的输入设备与转换器将纸质文件、照片、图纸、音像资料转化为便于查阅与存储的数字化形式。[2]　　1.2借助专业的管理软件，建立档案信息管理与档案查询利用的互联互通

5、高校档案管理工作中的重要任务是实现档案资料的数字化转换，而首要的是建立档案信息管理与档案的查询利用之间的互联互通，在建立两者之间联系时需要借助专业的档案管理软件与管理系统。目前我省高校的档案管理主要包括档案信息的记录、档案信息的检索、档案信息的统计、档案文献资料的有效存储，而在档案管理系统中最为核心的部分是档案资料的查阅与利用，进行档案管理的信息化建设的目的就是形成规范、有效的档案管理系统，为档案的管理与利用提供便利条件，这是档案信息化建设的最终目的。因此，做好档案管理系统与档案的查询、利用之间的联系与协调，是检验档案管理信息化成败的标准。[3]　　1.3实现档案资

6、源的共享与档案的有效移交档案管理除了方便检索与查阅外，要做好档案馆之间的档案信息数据资源的有效共享，只有在实现数据资源共享的基础上，广大师生在进行档案管理与检索时才更加方便、快捷，要在档案的管理工作中借助档案资源的共享，才能实现统一综合性的管理。各个高校的档案信息不是孤立存在的，与档案信息的管理、利用是密切相关的，这种资源的共享性贯穿于高校档案管理信息化建设的全过程。在高校档案信息的共享中以数据为核心，根据客户身份的有效确认、档案数据的有效授权等几个方面开展工作。在有效的时间内，客户登记与档案数据进行共享，进行必要的验证后给予查阅的权利，并合理管理用户的查阅记录与查

7、阅范围,真正实现让“信息多跑路、群众少跑腿”1.4做好档案数据的维护与整理，确保档案信息安全档案作为一种机密与私人性的文件资料，对于安全性的要求特别高。涉及的安全内容包括身份的保密、身份的确认、用户信息的完整性，如果档案信息被不法分子获取，档案数据的安全岌岌可危。身份认证是通过一定的通讯方式，对进行用户查阅档案时的身份确认，只有确保用户身份信息的准确无误，才可以授予其档案查阅的权利。客用户信息的完整性是指用户个人的信息没有出现被更改的痕迹，是对用户身份的再次安全确认。安全问题是各个高校档案信息化建设必须要保证做到的重要的方面。　　二、我省高校档案管理信息化建设的