职务分析和职务描述

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职务分析和职务描述 教学内容:职务分析的含义、作用、内容、程序及方法；教学要求:掌握本章重要概念；了解职务分析的作用、内容、程序掌握职务分析的方法及运用教学时数：4学时教学重点:收集工作分析信息的方法教学难点:职务规范、职务描述书的编写教学方法:讲授法、案例教学法职务分析与职务描述 本节内容安排：一、工作分析的基本概念、术语和作用二、工作分析的方法教学要求：掌握工作分析的基本概念、基本术语理解工作分析的作用掌握工作分析的方法教学重点：工作分析的基本术语和方法 导入案例T公司招聘维修工程师的尴尬T公司是国内IT业颇具规模的公司之一，由于业务发展需要，公司准备招聘一批维修工程师。人事部门按照一般形式起草了招聘广告并在报纸上公布：负责计算机芯片维修及笔记本电脑维修。具有计算机相关专业本科学历，三年以上相关工作经验，英语四级以上。招聘广告公布后，收到大批求职简历。人事部门按照招聘要求对求职者进行了筛选，从中初选了6名候选人由业务部门面试。但是6名候选人或不能满足岗位要求，或他们提出的工资要求公司无法接受，最后无一人被公司录用。出现这种情况的原因在哪里？ 案例解析人事部门在公布招聘信息时并没有对维修工程师的工作任务和任职资格进行专门分析，报纸刊登的招聘广告是按照一般方式写的，如“本科学历，三年以上相关工作经验，英语四级以上”。这些条件对维修工程师并不是必需的，而维修工程师应该具备的一些基本技能招聘广告上又没有说明。这就造成符合广告条件及岗位要求的应聘者提出了高薪要求，另一些应聘者虽然符合招聘广告的条件，却不具备相关的岗位技能。不同的工作需要具备不同技能和知识的人来完成。 案例2：一个机床操作工把大量的机油洒在他机床周围的地面上。车间主任叫操作工把洒在地上的机油清扫干净，操作工拒绝执行，理由是工作说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查工作说明书上的原文，就找一名服务工来做清扫。但服务工同样拒绝，他的理由是其工作说明书里也没有包括这一类工作。车间主任威胁说要把他解雇。因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完之后立即向公司投诉。有关人员看了投诉后，审阅了三类人员的工作说明书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的工作说明书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作状态，但并未提及清扫地面。服务工的工作说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原材料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有明确写明包括请扫工作。勤杂工的工作说明书中确实包含了各种形式的清扫，但是他的工作时间是从正常工人下班后开始。 引出问题机床周围地板的清洁工作谁来做？机床操作工服务工勤杂工职务说明书中没有清扫地板的条文有清扫条文，但工作时间是从正常下班开始职务说明书中没有清扫的条文得出结论必须有职务分析案例2的启示 工作分析前常见管理问题：人事不符工作重叠工作空缺同工不同酬同酬不同工解决途径：以工作分析为依据进行科学、规范的管理直接效果：员工满意工作绩效组织绩效 又称工作分析，岗位分析对组织中所有为实现组织目标而存在的各类工作(岗位)进行系统分析和研究，以确定每一种工作的内容、职责与权限、工作条件和环境，以及完成本工作(岗位)所需的技能、能力、知识和其他资格条件并形成工作说明书的过程。一、职务分析的基本概念 职务分析的基本问题两个最基本的问题第一个问题第二个问题工作是什么谁适合这份工作？职务的名称、级别职务设置的目的职务的工作内容、任务和职责职务的主要工作权利职务需要的工作条件职务与其他岗位的关系职务在企业组织结构中的位置基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性别要求性格和性向要求 工作分析职务描述职务规范工作名称任务、职责、权限工作条件、环境、劳动资料劳动强度、上下级关系学历、专业、年龄、性别工作经验心理能力体能 工作分析公式(TheJobAnalysisFormula)①用谁（Who）②做何事（What）③何时（When）④何地（Where）⑤如何做（Howtodo）⑥为何（Why）⑦为何人（ForWhom） 二工作分析的内容1工作描述（确定工作的具体特征）工作描述具体说明某一工作的内容、特点及工作环境。规范的工作描述一般包括：①工作名称：指组织对从事一定工作活动所规定的工作名称或工作代号，以便于对各种工作进行识别、登记、分类以及确定组织内外的各种工作关系。②工作活动和程序：是工作描述的主体部分。包括所要完成的工作任务与负担的责任；执行任务时所需的条件；工作流程与规范；与其他人的正式工作关系；接受监督以及进行监督的性质和内容。③物理环境：工作描述要完整地描述个人工作的物理环境。包括工作地点的温度、光线、湿度、噪音、安全条件等。还包括工作的地理位置，可能发生意外事故的危险性等。④社会环境：包括工作群体中的人数及相互关系，工作群体中每个人的个人资料，如年龄、性别、品格等；完成工作所要求的人际交往的数量和程度；与各部门之间的关系；工作点内外的公益服务、文化设施、社会习俗等等。⑤聘用条件：主要描述工作人员在正式组织中的有关工作安置等情况。包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修机会等。返回 2工作说明书（找出工作对对任职人员的各种要求）工作说明书：即任职要求，说明担任某项职务的人员必须具备的生理要求和心理要求。主要包括以下几个方面。①一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验②生理要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度③心理要求：包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质、兴趣、爱好、态度、事业心、合作性、领导能力等等。 公司办公室文秘的工作描述工作名称：办公室文秘工作代号：B—113所属部门：办公室（1）工作内容。在办公室主任的领导下，完成文秘工作。具体包括处理各种函件、通知、公告的起草、打印和收发；收集、汇总办公室工作中所需的数据资料，并加以编辑和分类；接待办公室的来客；速记会议发言等等。（2）工作环境。90%以上的工作时间在室内，一般不受天气影响，但可能受气温影响，温度适中，无有害气体，无噪音，工作地点在本市。（3）社会环境。办公室有6名工作人员，直接上级是办公室主任，经常要到公司其他各部门进行文件分发和资料收集的活动。（4）工作待遇。基本工资每月800元，岗位津贴每月200元。每周工作五天，法定假日放假；一年有五天公休假，每年有一次进修机会。 公司办公室文秘的工作说明书工作名称：办公室文秘工作代号：B—113一般要求：性别：男女不限年龄：21—30岁学历：大学专科以上工作经验：从事文秘工作二年以上。生理要求：身体健康，无传染性疾病，男子身高1米七零以上，女子身高一米六零以上。平时工作以听、写、说为主。心理要求：具有一般的分析、判断、观察能力；要有较强的理解能力、记忆能力、语言表达能力；会打字，每分钟至少45字，超过55字最理想；速记能力强，每分钟至少100字；有一定的专业知识，如秘书学、公文写作等；文字表达能力强，行文格式规范，内容充实，语言简洁流畅。 三、工作分析的作用1.为人力资源规划提供准确有效的依据2.合理安排组织中的各项工作任务3.明确管理者和员工各自的工作职责和目标4.为工作再设计和员工职业生涯规划提供依据5.为进行科学的绩效管理提供客观评价标准6.为员工招聘提供有效的信息7.为降低培训成本，提高培训效率提供前提8.明确组织中上下级之间的汇报关系9.明确工作岗位在组织中的相对价值，保证薪酬的内部公平性 四、工作分析中的相关术语工作分析活动的实质就是要从不同个人职业生涯与职业活动的调查入手，顺次找出工作群、职务、职位、职责、任务与要素的过程，并由此确定工作的内容范围、属性关系、繁简难易程度与所需的资格条件。1、要素要素是指工作活动中不能继续分解的最小单位。例如速记人员速记时，正确书写各种速记符号。 2、任务任务是工作活动中达到某一工作目的的要素的集合。例如打印一封英文信，打字员必须做到：（1）熟悉每一个英文单词（2）在计算机中拼出相应的单词（3）辨认和修改语法错误（4）输出打印内容 3、职责职责是某人担负的一项或多项相互联系的任务集合。例如：人事管理人员的职责之一是进行工资调查。这一职责由以下任务所组成：设计调查问卷，把问卷发给调查对象，收回调查问卷，分析调查结果，将结果表格化并加以解释，把调查结果反馈给调查对象等。4、职位职位是指某一时间内某一主体所担负的一项或几项相互联系的职责集合。例如，办公室主任同时担负单位的人事调配、文书管理、日常行政事务处理等职责。职位一般与职员一一对应，即一个职位一个人。 5、职务职务是指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称。例如：某企业设两个领导岗位，一个分管企业生产，一个分管企业供销。就其工作内容来说，两个人的职责内容不尽相同。但就整个企业来说，职责相当，谁也不比谁重要。因此，这两个职位可以统称为“部门经理”。与职位不同，职务与职员并非一一对应，一个职务可能由几个人分担，即可能不止一个职位。 6、职业职业是指不同时间、不同组织中，工作要求相似或职责平行（相近、相当）的职位集合。例如：会计、工程师等。每个单位的会计与工程师的具体工作的内容与数量不尽相同，但他们彼此所担负的职责以及对他们的任职要求却是相似的。7、职系职系又叫职种，是指职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件并不相同，但工作性质相似的所有职位集合。例如：人事行政、社会行政、财税行政、保险行政等属于不同的职系。每个职系中的所有职位性质充分相似，但工作繁简难易、责任轻重以及任职资格要求并不相同。每个职系便是一个职位升迁系统。 8、职组职组又叫职群，是指若干工作性质相似的所有职系的集合。例如：人事行政和社会行政可以归入普通行政职组，而财税行政和保险行政则并入专业行政职组。9、职级职级是指同一职系中职责的繁简难易、轻重大小以及任职条件充分相似的所有职位集合。例如：中学一级数学教师与小学高级数学教师属于同一职级，中学一级语文教师与中学一级英语教师属于同一职级。 10、职等职等是指不同职系之间、轻重大小以及任职条件要求充分相似的所有职位的集合。例如大学讲师和工厂的工程师属于同一等级。职级的划分是在于进行同一性质工作程度差异的区分，而职等的划分则是寻求不同工作性质之间比较的共同点。 职系、职组、职等之间的关系与区别（表1）职等职职组系职级54321员级助级中级副高职正高职高等教育教师助教讲师副教授教授科研人员助理工程师工程师高级工程师实验人员实验员助理实验师实验师高级实验师图书、资料、档案管理员助理馆员馆员副研究馆员研究馆员科学研究研究人员研究实习员助理研究员副研究员研究员医疗卫生医疗、保健、预防医士医师主治医师副主任医师主任医师 五、工作分析的程序确定分析目的及意义；选择分析样本选择分析方法；选择分析人员收集、分析、综合所得信息工作描述；工作说明书；资格说明书；职务说明书报告分析结果；运用分析结果工作分析活动的组织与实施 六、工作分析的方法1、工作实践法指工作分析者实际从事所研究的工作，在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料。适用于短期内可掌握的工作。对需要大量训练才能掌握或有危险的工作不适应。 1、工作实践法的不足：适用于短期内可掌握的工作。对需要大量训练才能掌握或有危险的工作不适应。 2、关键事件记录法典关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。优点：研究的焦点集中在工作行为上，而行为都是可观察的、可测量的缺点：一是费时，二是容易遗漏了平均绩效水平。 3、观察法观察法是工作分析者通过对特定对象的观察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程度、目的等信息记录下来，最后把取得的工作信息归纳整理为适用的文字材料。应注意的问题：避免机械记录，观察到的信息进行比较和提炼；观察力求结构化，确定好观察的内容、时间、位置和问题。 4、访谈法工作分析者就某一直为面对面地询问或与人交流相关信息的会谈。适用范围：个别访谈使适用于员工工作有明显差别，工作分析时间比较充分的情况；集体访谈使用与多个员工从事相同或相近的工作情况。是对中高层管理职位进行深度分析的最好方法。利：简单、便利、迅速，能了解工作者的工作态度与工作动机等深层次问题，适应面广，便于任职者理解工作分析的意义。弊：对沟通技巧要求较高，需要专业分析人员产与，任职者反映的情况容易失真。姓名：日期：地点：任职时间：现任职位和级别：部门：组别：主管姓名：1、工作目的:2、主要职责：3、次要职责：4、使用设备： 5、写实法写实法与观察法不同，属于客观的描述方法，但不像观察法那样亲临现场观察。写实法主要通过结构化的问卷来收集信息。常见的方法有：职务调查表法、工作日志法和核对法。 5（1）职务调查法根据工作分析的目的、内容来编写结构性调查表，由工作执行者填写后回收整理，提取工作信息。一份完整的职务调查表包括：基本资料、工作时间要求、工作内容调查、工作责任调查、任职者所需知识技能调查、工作的劳动强度调查、工作环境调查。问卷可以设计为开发式或封闭式。优点：费用低、速度快、调查范围广。缺点：易产生信息误差；受被调查者态度的影响大。 5（2）工作日志法就是按时间顺序记录工作过程，然后经过归纳提炼，取得所需工作信息的一种工作信息提取方法。优点：信息的可靠性高、费用低。缺点：使用范围小、信息整理工作量大。适用于工作循环周期短、工作状态稳定的职位。 5（3）核对法根据事先拟定的工作清单对实际工作活动的情况进行核对，获得有关工作情况的一种方法。优点：减少了信息收集的工作量。缺点：拟定工作清单比较困难。 第二节工作分析误差的预防和处理一、工作分析误差产生的原因1．抽样不完全2．固定模式的答案3．工作环境变化4．员工行为变化 二、工作分析误差的处理在回答这个问题之前，必须解决三个问题：（1）进行工作分析的目标是什么？（2）工作分析所需的信息是何种类型的？（3）现在已有多少一般信息？ 第三节工作说明书的编写一、工作说明书编写的步骤和要求一份完整的工作说明书包括工作描述和工作规范两大方面的内容。 1．工作描述的编写工作描述的基本内容包括：（1）工作识别，又称工作标识、工作认定，包括工作名称和工作地位。（2）工作编号，又称岗位编号、工作代码。（3）工作概要，又称职务摘要，指用简练的语言概述工作的总体性质、中心任务以及要达到的工作目标。（4）工作关系，又称工作联系，指任职者与组织内外其他人之间的关系。（5）工作职责，又称工作任务，是工作描述的主体。（6）工作条件与环境。 2．工作规范的编写工作规范是一个人为了完成某种特定的工作所必须具备的知识技能、能力以及其他特征（KSAOs）的一份目录清单。工作规范的内容主要包括以下几个方面。（1）一般要求：包括年龄性别、学历、工作经验等。（2）生理要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度等。（3）心理要求：包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格气质、兴趣爱好、态度、事业心、合作性、领导能力等。 二、编写工作说明书工作说明书是工作分析的成果，是对工作描述和任职说明等信息加以整合并具有企业管理约束力的正式文本。工作描述和工作规范往往就成为一份“工作说明书”。工作说明书一旦形成，企业中的各项人力资源管理工作就必须以此为依据。 工作说明书的编写应遵循以下原则：（1）统一规范（2）清晰具体（3）指明范围（4）共同参与 案例分析3-1王强到底要什么样的工人“王强，我一直想象不出你究竟需要什么样的操作工人，”江山机械公司人力资源部负责人李进说，“我已经给你提供了4位面试人选，他们好像都还满足工作说明中规定的要求，但你一个也没有录用。”“什么工作说明？”王强答道，“我所关心的是找到一个能胜任那项工作的人。但是你给我提供的人都无法胜任，而且，我从来就没有见过什么工作说明。”李进递给王强一份工作说明，并逐条解释给他听。他们发现，要么是工作说明与实际工作不相符，要么是规定以后，实际工作又有了很大变化。例如，工作说明中说明了有关老式钻床的使用经验，但实际中所使用的是一种新型数字式钻床。为了有效地使用这种新机器，工人们必须掌握更多的数字知识。听了王强对操作工人必须具备的条件及应当履行职责的描述后，李进说：“我想我们现在可以写一份准确的工作说明，以其为指导，我们就能找到适合这项工作的人。让我们今后加强工作联系，这种状况就再也不会发生了。” 案例分析3-2我们为什么拿这么多薪水“我们为什么拿这么多薪水？”这是伟业公司的不少员工所发出的疑问。伟业公司是一家从事各种文化活动策划、设计、组织等业务的公司，在同行业里属于经营效益较好的，因此，公司平均的薪酬水平高于市场水平。那么为什么仍然有员工对自己所得到的薪酬感到困惑和不满意呢？原来，伟业公司实行的是一套比较简单的薪酬制度。这套制度将职位按照责任大小分成4个等级：员工级、主管级、经理级、高层管理。每个等级里又分成两个档，本着向业务部门倾斜的原则，业务开发部和项目管理部这两个部门取其中的较高档，其他部门取其中的较低档。于是问题就出来了。 有些部门（例如创意设计部）的员工认为，公司大大小小的业务还不是靠我们的工作才能成功吗？我们的贡献理应是很大的，与像行政事务这样的部门比较起来，我们的工作技术含量、难度都比他们的大得多，但是，就因为我们不是主管，就比他们的主管人员拿的薪水低，这样太不合理了。不一定主管人员的贡献就比员工大，那要看是什么部门的主管和员工。其实部门主管、经理等管理人员也有意见。有人认为，每个部门的工作量、任务难度是不同的，不应该所有部门都一刀切，应该有些差别。还有的主管人员认为，如果出了问题，我们所承担的责任比员工大得多，所以我们的薪水与员工的差别应该拉得再大一些。 参考答案：工作说明是人员选拔和任用的依据。从本案例中看到实际工作发生了变化，“工作分析”这项工作没有跟上去，致使工作说明书没有做相应的调整，对操作工人的任用条件与实际要求不符，直接导致来应聘的员工都无法胜任工作，招聘失败，间接导致新机器闲置，成本加大。参考答案：根本原因在于工作分析的问题，工作分析是工作报酬决策的依据：了解不同岗位的任务、职责、责任以及所需具备的资格要求做好工作分析。 HI信息服务公司的工作分析赵珍大学刚毕业就顺利进入了HI信息服务公司（以下简称HI）。赵珍学的是国际企业管理专业，因此公司将她安排在人力资源部工作。在应聘和面谈过程中，她了解到这是一家中外合资企业，主要的经营业务是为企业和个人提供软件和硬件。公司自1994年创办以来，发展迅速，通过灵活的经营手段、高质量的产品、优良的售后服务，在信息激烈的竞争中保持了领先地位。HI管理层深知，作为一个知识密集型的企业，公司的发展将主要依赖于它所拥有的人力资源，企业间的竞争实质是对于高质量人力资源的竞争。因此，HI非常注重通过提高员工的工作满意度来留住他们。至今为止，它的人员流动率接近于行业的平均水平。赵珍为自己能进入这样一个充满活力的公司暗自高兴。 但是在听了人力资源部张经理的一番谈话后，赵珍原来乐观的想法改变了。张经理告诉她，尽管从表面上看，HI有骄人的经营业绩和良好的发展势头，但是事实上公司内部的管理制度有很多不完善的地方，这些方面将严重障碍HI的进一步发展。张经理举例说，作为人力资源管理基础工作之一的工作分析，在HI就没有得到很好的贯彻落实，随着公司规模的扩大，新的工作不断增加，但是相应的工作描述和工作说明书却没有制定，原有的一些工作描述和工作说明书的内容也与实际情况不完全匹配了。张经理交给赵珍一份旧的工作说明书（见下表所示）。造成这种状况的原因在于，初创时期HI的员工较少，公司内部的局域网可以使上下级之间和同事之间非常伸畅地沟通，相对平坦的组织结构也使公司各个层次的员工很容易接近。同部门的工作经常由员工们共同协力完成，职位在HI被定义成是员工之间关于特定技术、专业能力和兴趣的竞赛。有超常能力和成就的员工常被录用，接着很快获得晋升。正因为如此，HI并不注重为每个工作制定工作描述和工作说明书，因为从某种意义上来说，这只是一纸空文。 但是这种忽视工作分析的做法，随着HI的规模日益扩大，显示出越来越多的对人力资源管理工作的负面影响。张经理坦率地告诉赵珍，在HI，人力资源部被认为是一个低效率的团队。比如说本来通过绩效评估，发现员工绩效不符合标准的原因，并安排各种培训和锻炼机会以提高这部分员工的技能，增强他们的信心，这应该是人力资源部门的职责。但是由于缺乏准确的工作描述和工作说明书，人力资源部门就没有确切的标准来衡量员工的工作绩效，因而也无从发现员工究竟哪些地方需要改进和提高，更别提为员工制定适宜的培训计划了。因此在HI，没有部门认为人力资源部的员工有这方面的能力和经验。另外，公司主要的奖励系统也似乎和人力资源部没有太大关系。甚至公司的年度职工表彰会也被认为是来自外方总经理的激赏而与人力资源部无关。而按惯例，员工的薪酬奖励计划应该是由人力资源部根据工作描述和工作说明书，判断每个工作岗位的相对价值以后，再以此为依据制定的。 正是由于缺乏细致的工作分析，HI的人力资源部在开展工作时显得力不从心。近期，HI又将大规模招聘新员工，张经理决定先从工作分析这一环节抓起，彻底改变人力资源部以往在人们心中的形象。他将此重任交给赵珍，要求她在6个月的时间内修正所有的职位说明书。讨论问题：1.如果你是赵珍，你如何看待工作分析在人力资源管理职能中的作用？2.为了修改旧的工作说明书，制订新的工作说明书，你将通过哪些具体步骤开展这一工作？3.你将采用哪些方法收集必要的工作分析信息？4.请尝试修改助理程序员的工作说明书？