《秘书上编》PPT课件

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1、《涉外秘书学》吴静上编理论篇第一章学科概说学习的重要性学科的兴起和发展：在中国产生于20世纪80年代学科研究对象和性质（一）秘书学是研究秘书活动及其规律的一门科学（二）性质：综合性强；实践性强学习的方法和意义（一）方法：理论联系实际；运用比较的方法；注意吸纳其它相关学科的营养；科学学习（坚持古为今用；洋为中用）（二）意义：变感性认识为理性认识；更好的指导、改进秘书工作，进一步科学化、规范化；满足社会对秘书人才的需求；扩展视野，开拓思路第二章涉外秘书机构概说秘书部门的概念：有广义和狭义之分秘书部门的职责：参谋、助手、服务秘书部门的特点：重要性、辅助性、综合性、中介性、

2、机密性秘书部门的作用（与秘书工作的作用相似，后文有详细解说，此略）：枢纽沟通、参谋咨询、信息交流、监督助手、窗口秘书部门的组织原则及组织形式：（一）组织原则：1.必须置于机关领导机构之下2.规模应视工作范围和内容而定3.内部设置应视工作特点而定（二）组织形式：按法定程序分类为：常设和临时；按办公方式分类为：分理制和综理制涉外秘书部门设置的大致情况北京外企德科人力资源服务上海有限公司总经理副总经理副总经理业务部门（业务拓展部、客户服务部、电子商务部、管理咨询部国际商务部、福利外包事业部等）职能部门（质量管理部、财务部、行政部、人力资源部、市场部、法律部、内部控制部、运

3、行部）分公司（专项事务外包公司、财务外包分公司）华东区域公司（浙江公司、安徽公司、河南公司等）作业：给下列职位归入合适的组织结构图中：某公司有如下职位：总经理助理、行政办公室、总经理、销售部、董事会、计划财务处、推销员、车间、生产部、市场部、会计、出纳。第三章秘书概说第一节秘书概述一、秘书的概念物→人（辅助管理、综合服务）二、秘书的定位：案例一个在某世界500强企业做总裁助理口述：“那天上午十一点钟左右，总裁对我说，下午二点他有几个当年一起下乡的朋友要来，让我去通知行政部门的人准备好龙井茶。由于我当时正在给总裁起草文件，便让坐在我旁边新来的小娜去通知行政部门的人准备

4、。小娜一开始打电话，对方没人接，于是她起身亲自去行政部去通知；不久，她就回来了。下午四点钟客人走后，总裁把我叫进他的办公室臭骂了一顿，问我为什么不给客人准备好龙井茶，只让客人喝普通的纸袋茶；我被训完之后出来问小娜是怎么回事，她说她去行政部时那里没有一个人，她便在负责接待的人的座位上留了一张纸条，我问她：‘既然负责接待的人不在，那你为什么不能自己给客人准备好茶叶？’她当时脱口而出：‘我是秘书，不是泡茶的！’当时有好几个人在场，她这话不久就传到总裁耳朵里去了，于是前几天她被炒鱿鱼了。当时，我心里也很不好受，小娜毕业于北京最著名的大学，学的是英语专业，大学毕业后又被送到英

5、国进修过两年，前不久回国，跳槽到我们公司。她说的英语比一般的英国人还地道。”案例美国某投资公司总经理新近聘用了一名私人助理罗丝小姐。罗丝小姐毕业于名牌大学，是学习企业管理的，为人精明干练，意志坚定，工作投入，但是却比较自以为是。总经理杰克逊先生为人比较随和，个性上比较容易受他人影响。很快，公司中的其他副总经理和部门经理发现，他们和总经理的沟通出现了障碍，因为罗丝小姐不能摆正自己在组织中的位置，使组织呈现出明显的Y型沟通模式，处于中间地位的罗丝使组织中大量信息堵塞、扭曲、弱化，使最高决策层、管理层被架空。因为罗丝小姐总是要求部门经理对要向总经理反映的情况先向她汇报，并

6、由她定夺有无必要告知总经理，而在总经理和其他副总经理商讨事情时，她常常不经授权就自以为是地插进来帮着总经理说话，使其他上司颇感不悦。因她善于逢迎总经理，所以在相当一段时间里，其他的管理人员感怒不感言，但随着其他几位上司的积怨日深，严重影响了组织的正常运行。公司中，员工的工作满意度和工作投入程度也越来越低。终于有一天，一位副总和几位部门经理联手跳槽，去了该公司的一家竞争对手公司。此时总经理才认识到：一名能干但常常不能摆正自己位置的秘书，很可能最终会帮倒忙。罗丝小姐需要很好的反思：一名成功称职的秘书，应如何摆正自己的位置？如何在组织中发挥恰当的作用？角色定位：配角与主角

7、中介位置、从属位置、辅助位置、服务性与补偿性拾遗补漏（知识、能力、精力、时间、性格、年龄）三、秘书的类型：第三章秘书概说第二节涉外秘书的素质修养一、秘书修养的重要性修养是个人在德才胆学识等方面经过学习和锻炼所达到的水准。人的修养是个人对环境的积极适应。因此，秘书人员应从自身的社会环境和职业环境要求出发，规范秘书自身的修养。（一）、从秘书在社会环境中看秘书修养的重要性。1．秘书在群众眼中是领导的“代言人”2．秘书的特殊地位关系重大，大到影响到党和国家的利益，小到影响到单位系统的利益。如出卖机密或权力腐败等。（二）、从秘书在职业环境中看秘书修养的重要性。1．清醒秘书