工程技术档案管理办法文档

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1、工程技术档案管理办法（QL—YH—07）1文件的收集和整理1.1各养护单位必须做好经办文件的积累收集工作，当项目告一段落后做好文件的整理审查工作；当项目竣工验收后，必须对全套文件材料进行整理审查，确认完整、准确、系统后，向养护工程部移交。1.2档案员必须参加工程项目验收会、科研成果鉴定会和设备开箱技术软件启封活动，进行文件材料的登记和验收，督促归档，建立健全“三参加”活动台帐。2归档2.1归档范围：养护工程部对祁临高速公路进行检查、维护、管理活动中直接形成的有保存价值的各种载体形式的技术文件，都应归档。包括：1）本部技术管理活动中形成的计划、总结、报表、报告、签报

2、、会议纪要、技术成果文件、技术规范、论文、规章制度；2）对祁临高速公路及南北接线实施的专项维护、改造工程从立项到竣工过程的全套技术文件，含立项批复、招投标文件、合同协议书、技术规范、竣工图、费用支付及变更文件、决算书、开工报告、材质证书、施工原始记录、质量检验评定表、交工及竣工证书、总结等；3）对桥梁、道路进行日常检查、定期检查、特殊检查及日常养护中形成的各类原始记录表格、照片、电子文件；4）对三大系统等设备购置、检查维护、改造、报废过程中形成的全套文件，含请示、批复、合同、开箱验收记录，所有随机技术资料、安装调试、交接记录、运行记录、维修记录、改造完工图纸等；5

3、）对桥区房建、设施进行检查、维护、新建、改建中形成的签报、合同协议书、支持报表、决算、材质证书、质量检验评定表、交工完工证书、竣工图等。2.2归档要求1）各项日常检查工作表按月度分类汇总，于次季度初归档；2）定期检查、特殊检查记录表由承办人员在检查完成后及时填写、整理，于当月归档；3）维护月报、计划由承办人员编制完成后于当月归档；4）维护项目于项目完工后两个月内由承办人整理审核后归档；5）对于技术难度较高、工程量较大的维护项目（中修、大修、加固等项目），归档时间可在上述时间基础上适当延长，或者分阶段移交：竣工图提交三套。2.3在实施维护或大修、中修的过程中结构部位

4、、管线布置有变更的，承办人员必须督促施工单位结构原竣工图编写变更说明，并以划改、杠改方式修改竣工图；当变更超过图面的40%时应重新绘制规范的竣工图，竣工图必须加盖竣工章。2.4由计算机处理贮存的主桥结构检查、测量数据及资料，应定期打印成文字材料，并由经办人签字，于每年的1月和7月同软盘备份移交档案员。2.5文件归档应履行移交手续，填写文件交接清单（一式两份，双方各执一份），双方当面认真清点核对，并签字认可。3立卷与编目3.1档案员对归档文件进行立卷、装订、编目。3.2案卷质量要求：归档文件，齐全完整；分类清楚，保持联系；题名确切，容易查找；卷内排列，系统条理；保管

5、期限划分准确；蓝图折叠符合要求；卷皮书写，正楷整洁；案卷装订，整齐美观；声像资料，清楚清晰。3.3档案员负责编制工程技术档案案卷分类目录和总登记表，熟练运用计算机管理目录及文件，实现快速检索。4档案的保管与利用4.1档案库房必须配备有关设备与装具，做到防盗、防火、防虫、防尘、防潮、防高温、防有害气体。4.2档案保管期限规定：主桥、南北接线、桥区房建工程竣工图、技术规范、合同等重要文件作永久保存。设备购置合同、说明书、图纸作长期保存，保存时间应长于设备使用年限。一般检查记录、设备运行记录作短期保存，最长不超过15年。4.3超出保存期限、无查考价值的文件，由工区提交应

6、销毁文件清单，经相关部门鉴定同意，报养护工程部经理批准后销毁。4.4档案员主动、及时为工程技术人员提供档案的借阅与复制；4.5本公司人员办理登记手续后可借阅档案，借阅人员尽量在阅览室查阅。借阅人员必须对所借档案的安全负责，不得向无关人员泄露档案内容，不得在档案文件上任意涂改、乱画，不得撕拉、污损档案，不得转借他人，复制应征得档案员同意。借用时间最长为7天，确因工作需要超过7天的，应办理续借手续。4.6外来人员应持有领导的书面同意后方可查阅，档案一律不外借。4.7保密档案借阅按公司有关保密制度执行。5相关文件《档案管理办法》（YH-07/B01）6记录6.1文件交接

7、单（YH-07/B01）6.2工程技术档案案卷分类目录（YH-07/B02）6.3工程技术档案案卷总登记表（YH-07/B03）按公司统一样表编号YH07—B01文件交接单序号档案号档案（资料）名称份数每份张数共计张数备考总计移交单位公章年月日负责人接收单位公章年月日负责人移交人移交人YH07—B02案卷分类目录档号案卷题名页数形成日期保管期限备注YH07-B03技术档案案卷总登记表分类号：页号：序号资料名称归档时间接受人备注