《档案归档细则》ppt课件

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1、湖北省归档文件整理实施细则宜昌市档案局覃远金二零一一年十月第一节《湖北省归档文件整理实施细则》（试行）执行情况的回顾一、国家档案局从1997年初开始，历时4年多时间反复试点和修改，于2000年12月6日发布《归档文件整理规则》（简称《规则》）（DA/T22—2000），规定该《规则》自2001年1月1日起正式施行。二、湖北省档案局在《规则》的基础上，结合湖北实际，制订《湖北省归档文件整理实施细则》（试行）（简称《细则》）以鄂档[2001]45号文件印发并施行。三、2003年4月17日，宜昌市档案局组织《归档文件整理规则》和《湖北省归档文件整理

2、实施细则》（试行）专题培训班，对《规则》和《细则》进行了全面讲解，从2003年起《细则》在本行政区域内实施，各机关、团体、事业单位和部分企业单位依据《细则》整理文书档案。《细则》在宜昌市实施9年来，得到了各单位档案人员的认可和接受。四、《细则》实施以来的主要成绩1、简化了整理方法，取消原来文书档案整个“组卷”过程，减轻了档案工作者的劳动量。2、整理标准明确统一，减少了主观随意性，降低了整理工作的难度。3、单份文件利用方便，有利于保密，有利于现代化技术在档案管理中的应用。4、可以充分利用档案盒和档案柜（架）的存储空间。5、针对10年保存期的档案，

3、《细则》规定可保持原装订方式，不必拆钉，编号时可不按事由结合时间或事由结合重要程度的顺序编号。6、给遗漏文件的归档带来了方便，可直接添加到对应年度、对应类别、对应期限档案的后面。五、存在的问题1、文件材料的收集问题；2、保管期限的划定；3、归档文件目录的编制；4、实行无纸化办公的单位纸质文件的归档；5、归档文件整理形式方面的问题。第二节《细则》修订的主要内容一、改变了文件的整体框架1、原《细则》由三部分组成。一是整理原则；二是质量要求；三是整理的方法，文件的重点在整理方法这部分，按照归档文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒叙述。2、修订后《细

4、则》采用条目式，共计19条。二、进一步明确了“件”的概念。三、进一步明确了年度分类的概念。由文件形成年改为文件办结年。四、按国家档案局8号令，统一了保管期限（永久、定期：30年、10年）。五、进一步明确了在每件文件加盖归档章的要求。六、进一步明确了归档文件形成质量。七、增加了对每件文件编页号的规定。八、对装订的方式作了明确规定。九、增加了实行无纸化办公的机关，应当输出纸质文件一并归档的要求。第三节《细则》具体内容第一条：制订的依据。1、国家档案局《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）；2、《归档文件整理规则》（

5、DA/T22-2000）；3、结合湖北实际。第二条：适用范围。适用于全省各级各类机关、人民团体、事业单位（以下简称“机关”）；企业可参照执行。第三条：归档文件的定义。包含四层意思：1、必须是本单位工作活动中直接形成的文件材料；2、必须是办理完毕的文件材料；3、必须是文书档案，而不包括科技、会计、专业等档案；4、必须是纸质文件材料。第四条：归档文件整理原则。遵循形成规律、保持有机联系、区分保管期限、便于保管利用。第五条：归档文件质量要求。1、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。2、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。3、破损的文件进行了修复。第六条

6、：归档文件整理步骤。分件、装订、分类、划分保管期限、排列、编号、编目、装盒。第七条：分件。一般一份文件为一件。正本与定稿、正文与附件、原件与复制件；报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书刊等一册（本）为一件；简报一期为一件；会议记录一份或一本为一件。事由上密切相联系的文件可组为一件，如请求与批复、转发文与被转发文、来文（去文）与复文。“件”内文件一般按形成时间排序，有结论（果）的，应将结论（果）前置。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；复文（结论）在前，来文（或去文）在后。第八条：装订1、2010年（含2010

7、年）以前的档案，目前维持不锈钢夹的装订不动。如果以后进行数字化加工，加工后应采用扎线装订。2、2012年在整理2011年档案时，装订前已数字化加工的，应采用扎线装订。如果装订前未进行数字化加工的，仍可采用不锈钢夹装订。3、扎线使用棉线，采用“三孔一线”的方式装订，不得使用粘合剂装订。4、书刊等出版物可保持原装订。5、保管期限为10年的档案装订方式可以自行选择。第九条：以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号，空白页不编号。编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号。页数为文件处理签、文件

8、正本与定稿页数之和。注意：1、收文已编有页码，前面有文件处理签的不再编页码，录入目录时，“页数”栏为文件页码加“1”；如果该收文未编页码，则从文书处理